Приложения на електронните подписи върху таблет в различните индустрии

Ако отдалеченото поставяне на електронни подписи е тема, която все още събужда противоречиви мнения, то използването на таблет за подписване е далеч по-често срещана практика, която сякаш не подлежи на съмнения от страна на обществото.

Тук, разбира се, бихме могли да размишляваме по-детайлно върху факта, че в повечето случаи потребителят няма избор – за да се възползва от дадена услуга или да завърши даден процес, той чува заветното „Можете да поставите подпис върху таблета“.

При тези думи дори не се замисляме дали този начин на подписване е законен или сигурен. Нямаме време за съмнения, защото просто искаме да сключим договор, да приемем дадена пратка или пък друг тип услуга.

Затова спокойно можем да твърдим, че електронните подписи на таблет не са нищо екзотично. Напротив – те са все по-често срещана практика, която цели да осигури по-добра ефективност и максимално удобство, без значение от професионалната сфера.

В тази статия ще разгледаме как този вид подписване намира приложение в различни сектори. Ще надникнем както в техническите аспекти, така и в практическите ползи, които преобразяват начина, по който бизнесите и институциите комуникират със служители, клиенти и партньори.

На първо място е важно да уточним, че не е достатъчно просто да разполагате с хардуерно устройство, да отворите желания електронен документ и с помощта на писалка или директно с пръст да поставите вашия подпис. За да бъде този процес законосъобразен и легитимен, се изисква използването на специален софтуер, който да предоставя допълнителна защита. В противен случай просто някой е „надраскал“ един подпис, който не може да бъде проследен, съответно не може да бъде доказано и кой точно е подписал документа.

За да може да се докаже самоличността на подписващото лице, специалният софтуер, за който споменахме, следва да дава възможност за запазване на допълнителни данни като наклон, натиск и скорост на изписването или накратко казано биометрични данни. В DigiSign работим със Signatus, който разполага със специално приложение, което позволява разчитането на тези данни и може да визуализира специфики на положения с таблет подпис. По този начин можем да докажем, че подписът е свързан с подписващото лице.

Не на последно място е важно да се гарантира целостта на документа и че той не е променян, след подписването му. Това условие е изпълнено, тъй като при използването на такъв тип софтуери, подписът не само съдържа точни дата и час на полагането му, но и заключва съдържанието на електронния документ, защитавайки го от промени. Това не би било възможно, ако просто отворим документа на таблет чрез приложение като Adobe, Word или друга такава програма.

Представете си следното: влизате в дадена институция, подписвате документите си върху таблет и сте готови – без купища хартия, без излишно чакане. Или пък финализирате сделка за очакван недвижим имот за секунди – без да трябва да полагате мокър подпис върху всеки лист.

Подписването върху таблет с електронен подпис се използва все по-широко в България, особено в сферата на продажбите и услугите, където се търси бързина и максимално удобство, за да не се образуват километрични опашки от недоволни клиенти. Но практическите примери не приключат само до тук.

Не можем да си изкривим душата, че това е сред най-популярните сфери за подписване върху таблет. Всеки от нас се е сблъсквал с този сценарий. Не можем да отречем и колко по-бързо се случва всичко.

Дори в най-натоварените месеци от годината, когато масово се пазарува за подаръци, електронното подписване спестява изключително много време, нерви и стрес, както за самите куриерски фирми, така и за крайния клиент.

Едно е да се постави подпис за секунди върху таблет, друго е да се разпечатват хартиени екземпляри, които да се подават напред назад и да се подписва с мокър подпис.

Дигитализирането на този процес подобрява и проследимостта, тъй като електронно подписаните документи биват по-лесно открити от протоколи и разписки на хартия.

А и нека не забравяме големия брой документи от този тип, които се генерират ежедневно при куриерите. Подписвайки на таблет, пестим хартия, а куриерските фирми показват отношение към опазването на околната среда.

Парадоксалното в случая би било да получим документи, които следва да подпишем на хартия, като за да ги приемем, се подписваме дигитално, но това е друга тема за размисъл.

Ако трябва да спазваме поредност на секторите по популярност на подписването върху таблет, то несъмнено телекомуникационните оператори са на второ място. Принципът и целта са същите – по-бързо и удобство обслужване на клиенти, както и избягване на опашките от чакащи такива.

Тук можем да дадем пример с различни типове операции, тъй като по-лесната и бърза е в случаите, когато сме посетили офис на даден доставчик и искаме да заплатим сметката си за телефон или интернет, като след извършването на самото плащане, поставяме подписа си върху таблет.

Съществува и опцията да подпишете нов или да подновите вече сключен договор с даден оператор, като самото електронно подписване не е задължително да се случва точно на таблет, но е въпрос на политика на доставчика.

Редица водещи банки в България предлагат подписване на документи върху таблет в офисите си – например при откриване на сметка, отпускане на кредит или потвърждаване на различни банкови операции.

Това отново не само ускорява процесите, но и гарантира високо ниво на сигурност, необходимо при различните действия, свързани с финансови средства и сметки.

Разбира се, тук няма как да не отбележим и ограничаването на хартията, тъй като можете да си представите колко огромно количество се генерира в този сектор – за всяка една промяна и извършена операция в най-честите случаи се изисква и документ, удостоверяващ даденото действие.

Банките също използват и други методи на електронно подписване, но таблетът остава ключов инструмент при обслужването на клиенти във физическите клонове и офиси.

Здравеопазването и медицинските институции са друг пример за сектор, в който се генерира голям документооборот. Именно затова и потенциала за оптимизация е изключително голям.

Към момента малка част от болниците, клиниките и други медицински центрове са пристъпили към дигитализация, като основно таблети се използват в частните здравни заведения.

По този начин документите за информирано съгласие, прием в болница и редица други процедури се обработват много по-бързо, спестявайки време, както на пациентите, така и на отговорните лица.

Документите, от своя страна, съдържат чувствителна информация като ЕГН, адрес, банкови сметки и други лични данни, които следва да се съхраняват с високо ниво на сигурност. Електронното подписване и съхранение гарантират именно това.

Сблъсъкът на гражданите с държавната администрация често предизвиква недоволство поради липсата на достатъчно добра комуникация между отделните агенции, отдели и институции, дългото чакане по гишета и лутането в административните сгради.

Част от този проблем е решен в някои общински администрации и държавни агенции чрез по-бързото обслужване на граждани благодарение на подписите върху таблет. Институциите са тези, които разполагат с всички необходими данни, което следва да премахне нуждата от ръчно попълване на документи и губене на време.

Без значение дали говорим за декларации, жалби, споразумения или други типове – съответната институция лесно може да генерира автоматично документа с вече попълнените детайли на конкретното лице, което единствено да потвърди дали те си съответстват, след което да подпише електронно на таблет.

Покупко-продажбата на недвижими имоти, както и застраховането, също са сред популярните индустрии, генериращи множество документи.

Редица водещи агенции за имоти предлагат дистанционно подписване на договори, а тези, които се сключват на място в офис често се подписват на таблет.

Същото се отнася и за сключването или подновяването на застрахователни полици. По този начин се застраховаме двойно – както чрез самата полица, така и чрез електронния подпис.

В DigiSign имаме удоволствието да работим с представители на различни индустрии, които подписват различни видове документи, съответно имат специфични изисквания и нужди.

Както неведнъж сме посочвали, платформата дава няколко канала за електронно подписване било то с усъвършенстван или с квалифициран електронен подпис.

Що се отнася до подписването на таблет, сред партньорите и клиентите ни, които използват този метод са основно представители на търговския сектор и услугите. Това не е изненада, тъй като таблетът е ключов инструмент при подписването на документи във физически офиси с клиенти, партньори и доставчици.

Разбира се, каналът е приложим и при подписване на вътрешнофирмени документи – например инструктажи или други допълнителни декларации, анекси и т.н.

Спокойно можем да заключим, че електронните подписи на таблет не са нещо ново, непознато или сложно за никой от нас. Днес, когато подписваме дигитално за секунди в офиса на куриер, мобилен оператор или клон на банка, вече не се питаме "дали работи", а по-скоро – "как сме живели без това?".

Независимо дали става дума за здравеопазване, недвижими имоти, администрация или финанси – всяка индустрия намира своя начин да използва тази технология, за да елиминира ненужната хартия и да печели ценно време.

Таблетът е само един от вариантите, приложими в различните професионални сфери, за електронно подписване на документи и цялостна оптимизация на бизнес процесите.

Дигитализацията не е просто алтернатива, а е новият стандарт при работа с клиенти. В този смисъл компаниите следва не да се запитат дали да въведат електронни подписи, а кога, как и какви точно да изберат спрямо начина им на полагане.

В DigiSign вярваме, че всяка една организация може да подобри ефективността си, залагайки на сигурен метод на подписване.

Затова и няма как подходът да бъде универсален. Някои фирми ще се възползват от подписване върху таблет в търговски обекти, други ще се нуждаят от отдалечен достъп и облачни решения, а трети – от интеграции с вътрешни системи за управление на документи и служители.

Ключът е в избора на технология, която не просто „работи“, а отговаря на специфичните нужди, законови изисквания и очаквания на потребителите.