Предимства на електронното подписване на документи спрямо подписването на хартия
Електронното подписване на документи вече не чак толкова нова технология. Срещаме го все по-често в ежедневието си и виждаме приложението му дори в традиционно консервативни бизнеси като банките. Защо все повече организации се насочват към този начин на подписване?
1. Електронен подпис значи бързина и ефективност
Електронните подписи трансформираха начина, по който осъществяваме подписването на документи в наши дни. Тази технология позволява на хората да правят своите волеизявления от всяка точка на света, при това без необходимостта от физическо присъствие на подписващите страни. Възможността за подписване по всяко време и от всяко място значително оптимизира времето за обработка, като едновременно с това фасилитира и комуникацията между страните.
За разлика от традиционния метод на подписване на хартия, където се изисква:
- физическо присъствие;
- препращане чрез пощенски или куриерски услуги;
- организиране на специални срещи за целта на подписването.
Електронният подпис изключва всички тези времеемки процедури. Не само, че значително се намалява времето за изпълнение на важни операции, но също така се редуцират и свързаните с тях разходи. Вече не са необходими хартия, печатни материали и транспортни такси.
По този начин, електронните подписи не само улесняват и ускоряват процесите, но също така спомагат за намаляването на екологичния отпечатък, като елиминират нуждата от използване на хартия и транспорт. Те предлагат една по-зелена, ефективна и икономически изгодна алтернатива на традиционният метод за подписване. Това ги прави изключително подходящи в частния сектор, където бързината, ефективността и устойчивостта са важни фактори за успех.
В статията ни "Най-лесният и удобен начин за подписване на документи" сме направили детайлно сравнение между времената за подписване.
2. Повече сигурност с електронен подпис
Електронните подписи предлагат значително по-високо ниво на сигурност в сравнение с традиционните подписи на хартия. Последните могат да бъдат лесно фалшифицирани от недобросъвестни лица. Графологичните експертизи никога не потвърждават с 100% сигурност чий е подписът. Дори най-опитните експерти понякога се сблъскват с предизвикателството да идентифицират с абсолютна сигурност автентичността на ръчен подпис, като този процес често е податлив на субективно тълкуване и грешки.
В сравнение, електронните подписи използват усъвършенствани криптографски методи за управление на цифрови сертификати и ключове, които гарантират, че само притежателя може да използва своя електронен подпис. Това се постига чрез различни технически методи, включително разполагането на сертификата върху специализирани устройства (например "флашка") или достъп през мобилно приложение.
Платформите за електронно подписване добавят допълнителен слой на сигурност, като водят подробен регистър на всяка стъпка от процеса на подписване. Този регистър включва точно време, дата, локация и друга важна информация, която улеснява верификацията на всяко действие, свързано с документа. Така, в случай на спорове относно автентичността на подписа или документа, може лесно да се предоставят доказателства за идентичността на подписващия и за процедурата по подписване.
Един електронен подпис предоставя не само удобство и ефективност, но и предлага засилена защита срещу измами и фалшификации, което го прави предпочитан избор за подписване документи с правна стойност.
3. Лесен достъп до документите
Възможността за създаване на неограничен брой електронни копия от подписан документ, като всеки един от тях се счита за "оригинал", представлява една от ключовите предимства на електронното подписване пред традиционния подход с хартиени документи. Това е възможно благодарение на уникалната криптографска технология, която гарантира автентичността и целостта на всеки документ, независимо от броя на неговите екземпляри.
Съхранението на електронно подписани документи може да се осъществява чрез разнообразие от платформи и системи. Например:
- Деловодна система;
- Система за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM система);
- Файлов сървър;
- Други специализирани документни хранилища, включително DigiSign.
Така организациите могат да интегрират управлението на своите електронни документи в съществуващите си работни процеси, улеснявайки тяхното архивиране, търсене и споделяне. Повишената гъвкавост в управлението на достъпа до документите, съобразена с вътрешните правила за сигурност и нуждите на бизнеса, е доста важен аспект, който добавя още повече стойност към използването на електронен подпис.
От друга страна, хартиените документи изискват физическо съхранение, което може да заема значително пространство в работните помещения на организацията. Достъпът до тях често пъти изисква време и физически усилия за локализиране, извличане и в някои случаи - сканиране или копиране, за да могат да бъдат споделени или използвани в работния процес. Тези действия не само отнемат време, но и увеличават риска от загуба или увреждане на важни документи.
Във виртуалната среда, едно електронно препращане или сваляне на документ става бързо и лесно, стига да разполагаме с необходимите права за достъп. Това не само оптимизира работните процеси и увеличава продуктивността, но и подобрява сътрудничеството между отделите и партньорите, като улеснява бързото и ефективно разпространение на информацията в рамките на организацията и извън нея.
Може би можете да продължите да подписване всичко на хартия. Но можете да бъдете и една крачка пред конкурентите ви.
Свържете се с нас, за да ви покажем как DigiSign може да промени и улесни процесите по подписване във вашата организация.