Предимства на електронното подписване на документи спрямо подписването на хартия

Електронното подписване на документи вече не чак толкова нова технология. Срещаме го все по-често в ежедневието си и виждаме приложението му дори в традиционно консервативни бизнеси като банките. Защо все повече организации се насочват към този начин на подписване?

Изображението илюстрира жена, която хвърля листове хартия във въздуха. Photo by Mikhail Nilov.

1. Бързина и ефективност

Електронните подписи позволяват на потребителите да подписват документи по всяко време от всяко място в света, без да се срещат физически. По този начин процесът на подписване се ускорява, а комуникацията между страните значително се улеснява. С подписването на хартия, документите трябва да бъдат изпратени по поща, куриерска услуга или да се провежда специална среща за подписване. Това отнема твърде много време във все по-динамичната ни среда, забавя значително процесите и е свързано също така редица допълнителни разходи.

В статията ни "Най-лесният и удобен начин за подписване на документи" сме направили детайлно сравнение между времената за подписване.

2. Сигурност

Електронните подписи са много по-сигурни от традиционните подписи, при които всеки може да положи нещо, което прилича на вашият подпис върху лист хартия. Графологичните експертизи никога не потвърждават с 100% сигурност чий е подписа. Докато криптографските методи за управление на вашия сертификат правят невъзможно някой да използва неправомерно вашия подпис. Без значение дали работите с "флашка", мобилно приложение или ползвате друг метод за идентификация, в платформите за електронно подписване на документи се съхранява пълна история на процеса по подписване.

3. Лесен достъп до документите

Електронно подписаните документи могат да имат неограничен брой екземпляри и всеки един от тях е "оригинал". Документите могат да се съхраняват в платформа за подписване като DigiSign, деловодна система, CRM, файлов сървър или друго документно хранилище. Така и достъпът може да се управлява в контекста на работните процеси в организацията и съобразно правилата за сигурност. Хартиените документи обикновено се съхраняват на едно конкретно място в работните помещения на организацията и съответно когато имаме нужда да видим даден документ, винаги трябва да се извършат множество "физически" стъпки - локализиране, сканиране, копиране или други. Все времеемки дейности, на фона на едно електронно препращане или сваляне на документ (стига да имаме достъп до него).




Може би можете да продължите да подписване всичко на хартия. Но можете да бъдете и една крачка пред конкурентите ви.

Свържете се с нас, за да ви покажем как DigiSign може да промени и улесни процесите по подписване във вашата организация.

Обратно към блог списъка