Ръководство

Новости и промени във версия 4.1

  • Въведена промяна в изчисляването на крайния срок за подписване, когато документът се изпраща до повече от един участник. Вижте допълнителна информация в секция Настройки на подписването.

Базови настройки и първи стъпки

За да можете да работите с документния портал на DigiSign е необходимо администратор да регистрира потребителски профил за вас. След като това се случи, ще получите покана във вашата електронна поща с линк към платформата. След като потвърдите потребителското си име и зададете парола, с която в бъдеще ще достъпвате DigiSign, ще можете да влезнете в средата.

Основен екран

Основният екран на платформата е разделен на 3 секции:

  1. Заглавна лента
  2. Навигация
  3. Съдържание
DigiSign - основен екран с анотации

Заглавна лента

В заглавната лента (която подлежи на брандиране от Настройки) са разположени:

  1. Лого на платформата
  2. Потребителското име - при клик върху него имате възможност да излезете от платформата
  3. Смяна на език

Качване и изпращане на документ за подпис

За да качите и изпратите документ за подпис, трябва предварително да сте подготвени с:

  • Документ (файл) в Adobe Portable Document Format или накратко - PDF файл;
  • Имена и идентификатори на хората, които желаете да подпишат документа.

Стъпки

  1. Кликнете на бутон "Качване", разположен в дясната част на съдържанието
  2. Изберете тип на документа (типовете документи се попълват в Настройки)
  3. Въведете описание на документа
  4. Избере файл, който желаете да бъде подписан
  5. Избере бутон "Качи и изпрати за подпис"
DigiSign - бутон за качване на файл за подпис

В следващия диалог, въведете хората, които искате да подпишат документа

  1. Кликнете върху DigiSign - добавяне на подписващ
  2. Въведете имена на човека, който желаете да подпише документа. Всеки път, когато въведете имена в това поле, системата ще ги запаметява и ще ви ги предлага при следващи изпращания за подписване.
  3. Изберете вид на идентификатора. По стойността, която въведете в полето идентификатор, DigiSign ще направи автоматична проверка при зададените в конфигурацията доставчици на удостоверителни услуги. Възможни варианти:
    • ЕГН
    • И-мейл - това е най-универсалният идентификатор, който позволява изпращане на документ за подпис с ОКЕП и КЕП (чрез опцията "Линк за сваляне"). Този вариант дава също така възможност за изпращане на напомняния.
    • Телефонен номер
    • ЛНЧ
  4. Въведете стойност за идентификатора
  5. Изберете канал за подписване. Възможни варианти:
    • Доставчици на удостоверителни услуги, които позволяват подписване посредством мобилна апликация (Б-тръст и Евротръст)
    • Линк за сваляне - при този вариант DigiSign изпраща на и-мейл адреса на получателя линк към страница, от която документът може да бъде свален, подписан с електронен подпис, разположен върху смарткарта, и след това качен обратно в платформата.
    • Таблет - при този вариант документът се изпраща към конкретно устройство, където подписващият може да нанесе подписа си върху таблета
  6. Избере за чия сметка ще бъде подписването (тази опция е достъпна само за подписване с ОКЕП)
  7. Избере бутон "Добави" накрая на реда
DigiSign - въвеждане на получател

След като въведете всички лица, които желаете да подпишат документа, и зададете начина, по който бихте желали да положат подписа си, кликнете върху бутон "Изпрати сега" в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец.

DigiSign - въвеждане на получател

Документът вече е приет в платформата и се вижда на първа позиция в списъка "Моите документи".

Списъци и проверка на статус на документ

Всички успешно качени в платформата документи се визуализират в списъците в частта "Съдържание". По подразбиране, документите са сортирани по дата на качване, но можете да сортирате списъците и по:

  • Тип на документа
  • Описание
  • Брой документи
  • Статус - когато документът е в статус "Обработва се", има индикация за броя лица, които са подписали документа. Например: (0/3) означава, че нито едно от трите лица, от които се иска подпис, не е подписало документа.

Ако желаете да филтрирате списъка по специални критерии, изберете бутона в ляво в частта "Съдържание". Ще се отвори панел с възможност за избор на филтър по:

  1. Тип на документа
  2. Период на качване на документа
  3. Статус
DigiSign - преглед на новосъздаден документ

В полето "Търсене" (#4) можете по всяко време да търсите документи по въведеното описание.

Отказ от заявка за подписване

Можете да оттеглите заявката за подпис, след като даден документ е вече изпратен да подпис. Необходимо е да изберете документа в списъците и в диалоговия прозорец да изберете бутон "Спри подписването"

DigiSign - отказ от заявка за подпис

Тази функция може да бъде извиквана преди документът да бъде подписан от всички страни. Ако вече някой от участниците в процеса е положил подписа си, документът може да бъде свален с неговия или нейния подпис.

Настройки на подписването

Можете да задавате настройки на заявки за подпис както за нови документи, така и за вече изпратени за подпис.

В диалоговия прозорец за избор на подписващи изберете линка "Детайли и настройки":

DigiSign - извикване на настройки на заявка за подпис от нов документ

При вече изпратен документ изберете бутон "Настройки":

DigiSign - извикване на настройки на заявка за подпис от съществуващ документ

В прозореца за настройки на заявката за подписване можете да конфигурирате следните параметри:

DigiSign - настройки на заявка за подпис

  1. Срок за подписване - можете да зададете срок в дни, или да посочите крайна дата и час, до когато документът трябва да е подписан. Когато сроковете се задават в дни, можете да укажете дали:
    • посоченият брой дни се отнася за всеки подписващ по отделно [всяка страна] - всеки участник получава указания брой дни за да подпише документа;
    • срокът е общ за всички [всички страни] - всички участници трябва да са подписали документа в рамките на указания брой дни.

      И в двата случая към днешната дата се добавят указания брой дни, като крайния час за подписване е 23:59.

      Пример №1: Ако заявката е изпратена на 01.01.2022 в 12:00 до двама души и е зададен срок от 3 дни за всяка страна, това означава, че първия подписващ ще има време да я подпише до 04.01.2022 23:59. Ако я подпише на 02.01.2022, вторият участник в процеса ще разполага с нови 3 дни - до 06.04.2022 23:59.

      Пример №2: Ако заявката е изпратена на 01.01.2022 в 12:00 до двама души и е зададен срок от 3 дни за всички страни, това означава, че и първия и втория подписващ ще имат време да я подпишат до 04.01.2022 23:59. Времето за втория подписващ не се променя, независимо кога първият я подпише.


  2. Изпрати копие на подписания документ - дава възможност да се посочи един или повече и-мейл адреси, до които да се изпрати финално подписаният документ.
  3. Искам да получавам известия за събития по тази заявка - ако този параметър (чекбокс) е избран, за всяко събитие по заявката ще се изпраща и-мейл до потребителя, който е изпратил документа за подпис.
  4. Искам да посоча местоположение за подписите - тази опция е достъпна само ако има участници в подписването, за които е избран канал "Б-тръст".
  5. Връзка за изтегляне с парола - тази опция е достъпна само ако има участници в подписването, за които е избран канал "Линк за сваляне". Когато този параметър (чекбокс) е избран, може да се въведе парола, която ще се изисква от получателя при опит за сваляне на файла. Тази парола следва да бъде комуникирана по различен канал от и-мейл, за да се избегне възможността от прихващане, в случай на компрометиран достъп до и-мейла.

Папки

Основни положения

Всички документи, които вие качвате в платформата, се виждат в "Моите документи".

Всички документи, до които имате достъп и са качени от вас или от друг потребител, се виждат във "Всички документи".

Всички документи, до които имате достъп и не са качени в специфична папка, се виждат в "Основна папка".

Създаване на нова папка

Освен изброените в "Общи положения" три основни списъка (папки), можете да слагате документите и в допълнителни папки по ваш избор.

За да добавите нова папка, изберете бутон "Действия" > "Нова папка".

DigiSign - извикване на функция за създаване на нова папка

В диалоговия прозорец следва да се въведат:

DigiSign - задаване на реквизити при създаване на нова папка

  1. Име на папката
  2. Описание - не е задължително поле
  3. Място в йерархията от папки, където да бъде създадена новата папка

Преместване на документ в папка

За да преместите един документ от основната или друга папка, трябва да кликнете върху чекбокса вляво на списъка и от "Действия" да изберете "Премести в папка"

DigiSign - задаване на реквизити при създаване на нова папка

Други действия с папки

След като една папка е създадена, от стрелката вдясно от името на папката, можете да извършите следните операции:

DigiSign - възможни действия с папки

  1. Преименувай
  2. Промяна на достъп - разяснено в секция Управление на достъп до документи и папки
  3. Изтрий
  4. Вземи линк - тази функция дава възможност да се копира в клипборда адресът на папката, който след това може да бъде изпратен по и-мейла до друг потребител.

Специални папки

В платформата се поддържат допълнително следните специални папки:

  • Устройства - тази папка е видима само когато в "Настройки" има конфигурирани активни таблети.
  • Архив - Всеки документ може да бъде преместен в папка "Архив" по същия начин, по който се мести и в друга папка. Ако документът е преместен в "Архив", повече не се вижда в "Моите документи", "Всички документи" и останалите папки.
  • Кошче - След като един документ бъде изтрит, той влиза в папка "Кошче". Ако бъде изтрит и от тази папка, документът вече не може да бъде достъпен.

Управление на достъп до документи и папки

Документите, които качвате в платформата и за които не сте задали специфичен достъп, са видими и за останалите потребители. Ако документ е качен в папка с ограничен достъп, то той наследява правата за достъп на папката.

За всеки документ и за папките, които се създават от потребителите, могат да бъдат зададени специфични настройки за достъп.

За документи, в диалоговия прозорец за преглед на информацията за документ, изберете "Достъп":

DigiSign - извикване на настройки за достъп до документ

За папки, в контекста на дадена папка, от стрелката вдясно от името, изберете "Промяна на достъп":

DigiSign - възможни действия с папки

В прозореца за настройки изберете "Изричен достъп"

DigiSign - настройки на заявка за подпис

  1. Личен - само вие ще можете да виждате този документ
  2. Конкретни потребители - дава възможност за въвеждане на потребители, които да имат достъп за:
  3. Могат само да виждат - посочените потребители ще виждат документа, но няма да могат да извършват никакви действия с него.
  4. Могат да виждат и редактират - посочените потребители ще виждат документа и ще могат да извършват действия по изпращане, редакция на настройки и други.

Справки

Екран "Справки" е достъпен само за потребители с роля "Администратор".

Общи

В обобщените справки може да се направи бърз преглед на всички документи в платформата по статус, както и преглед на заявките за подписване по статус и по канал.

DigiSign - обобщени справки

Детайлни

В секция "Детайлна справка" може да се търси по:

  1. Период на качване в платформата
  2. Период, в който е била изпратена заявката за подпис
  3. Период, в който е изпълнена заявката за подпис
  4. Канал за подписване
  5. За сметка на кой е изпратена заявката
  6. Текущ статус на заявката
  7. Изпращач
  8. Получател
DigiSign - детайлни справки

След като бъдат зададени параметрите на справката, се кликва на бутон "Изпълни".

Когато платформата визуализира резултатите, записите могат да се свалят в .CSV формат, който може да се ползва директно в Microsoft Excel.

Управление на потребителите

Преглед

За потребители с роля "Администратор" е достъпен екран "Потребители", от където могат да бъдат добавяни нови потребители, както и да бъдат редактирани или премахвани вече съществуващи профили.

DigiSign - управление на потребител

Добавяне на нов потребител

За да добавите нов потребител в платформата, трябва от екран "Потребители" да кликнете на бутон "Нов потребител", и в следващия екран да въведете стойности в полетата:

DigiSign - управление на потребител

След като запазите данните за потребителя, чрез натискане на бутона "Запази", в списъка с потребителите ще се появи новият запис. За да получи достъп до системата, трябва:

  1. Да бъде избран от списъка
  2. От бутон "Действия" да се избере
  3. Покани
DigiSign - управление на потребител

Потребителят ще получи на електронната си поща линк към платформата, където ще може да въведе паролата си за достъп до средата.

Настройки

Екран "Настройки" е достъпен само за потребители с роля "Администратор". Потребителите, които могат да имат роля "Администратор" се задават в секция "Достъп и Роли".

DigiSign - преглед на настройки

Общи

В "Общи" се задават каналите, по които платформата да дава възможност на потребителите да изпращат заявки за подпис, както и приоритета им.

В тази секция се конфигурират и параметрите за:

  • Срок по подразбиране за подписване на нови заявки за подпис
  • Брой дни, след който подписаните документи да бъдат преместени в папка "Архив"
  • Брой дни, след който документи да бъдат преместени от папка "Архив" в "Кошче"
  • Брой дни, след който документи да бъдат окончателно премахнати от платформата

Достъп и роли

В тази секция се задават потребителите, които да имат достъп с роля "Администратор" до платформата.

Организации

Въвеждат се юридическите лица, които могат да работят с платформата.

Нотификации

В тази секция могат да се редактират всички съобщения, които се изпращат от името на платформата.

Типове документи

Тази секция служи за управление на типовете документи, които могат да бъдат обработвани в платформата. От тук могат да се въвеждат нови типове, да се редактират или премахват вече съществуващи.

Устройства

Ако в "Общи" е зададен канал "Signatus", в секция "Устройства" може да се конфигурират таблетите, към които могат да бъдат изпращани документи за подпис. Всички активни таблети се виждат и в секция "Устройства" в основната навигация.

Брандинг

В секция "Брандинг" може да се задава лого на платформата, както и цветове на фона и текста на заглавната лента.

Пакети

Ако платформата е конфигурирана за работа с пакети подписи, в тази секция администраторите могат да следят за текущо активните пакети, броя положени и броя оставащи подписи. Тези пакети се въвеждат в системата от доставчика на платформата.

Други

В тази секция може да се види актуалната софтуерна версия на DigiSign. Версията на платформата може да се види и от текста за запазени права в навигацията:

DigiSign - преглед на настройки