Ръководство за работа с DigiSign

Платформата за електронно подписване на документи. По всички възможни начини - с облачен квалифициран електронен подпис, с КЕП на флашка, на таблет с биометрични данни или двуфакторно с SMS.

Новости и промени във версия 4.1

• Въведена промяна в изчисляването на крайния срок за подписване, когато документът се изпраща до повече от един участник. Вижте допълнителна информация в секция Настройки на подписването.

Базови настройки и първи стъпки

За да можете да работите с документния портал на DigiSign е необходимо администратор да регистрира потребителски профил за вас. След като това се случи, ще получите покана във вашата електронна поща с линк към платформата. След като потвърдите потребителското си име и зададете парола, с която в бъдеще ще достъпвате DigiSign, ще можете да влезнете в средата.

Основен екран

Основният екран на платформата е разделен на 3 секции:

1. Заглавна лента
2. Навигация
3. Съдържание

Заглавна лента

В заглавната лента (която подлежи на брандиране от Настройки) са разположени:

1. Лого на платформата
2. Потребителското име - при клик върху него имате възможност да излезете от платформата
3. Смяна на език

Качване и изпращане на документ за подпис

За да качите и изпратите документ за подпис, трябва предварително да сте подготвени с:

• Документ (файл) в Adobe Portable Document Format или накратко - PDF файл;
• Имена и идентификатори на хората, които желаете да подпишат документа.

Стъпки

1. Кликнете на бутон "Качване", разположен в дясната част на съдържанието
2. Изберете тип на документа (типовете документи се попълват в Настройки)
3. Въведете описание на документа
4. Избере файл, който желаете да бъде подписан
5. Избере бутон "Качи и изпрати за подпис"

В следващия диалог, въведете хората, които искате да подпишат документа

6. Кликнете върху
7. Въведете имена на човека, който желаете да подпише документа. Всеки път, когато въведете имена в това поле, системата ще ги запаметява и ще ви ги предлага при следващи изпращания за подписване.
8. Изберете вид на идентификатора. По стойността, която въведете в полето идентификатор, DigiSign ще направи автоматична проверка при зададените в конфигурацията доставчици на удостоверителни услуги. Възможни варианти:
   • ЕГН
   • И-мейл - това е най-универсалният идентификатор, който позволява изпращане на документ за подпис с ОКЕП и КЕП (чрез опцията "Линк за сваляне"). Този вариант дава също така възможност за изпращане на напомняния.
   • Телефонен номер
   • ЛНЧ
9. Въведете стойност за идентификатора
10. Изберете канал за подписване. Възможни варианти:
    • Доставчици на удостоверителни услуги, които позволяват подписване посредством мобилна апликация (Б-тръст и Евротръст)
    • Линк за сваляне - при този вариант DigiSign изпраща на и-мейл адреса на получателя линк към страница, от която документът може да бъде свален, подписан с електронен подпис, разположен върху смарткарта, и след това качен обратно в платформата.
    • Таблет - при този вариант документът се изпраща към конкретно устройство, където подписващият може да нанесе подписа си върху таблета
11. Избере за чия сметка ще бъде подписването (тази опция е достъпна само за подписване с ОКЕП)
12. Избере бутон "Добави" накрая на реда

След като въведете всички лица, които желаете да подпишат документа, и зададете начина, по който бихте желали да положат подписа си, кликнете върху бутон "Изпрати сега" в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец.

Документът вече е приет в платформата и се вижда на първа позиция в списъка "Моите документи".

Списъци и проверка на статус на документ

Всички успешно качени в платформата документи се визуализират в списъците в частта "Съдържание". По подразбиране, документите са сортирани по дата на качване, но можете да сортирате списъците и по:

• Тип на документа
• Описание
• Брой документи
• Статус - когато документът е в статус "Обработва се", има индикация за броя лица, които са подписали документа. Например: (0/3) означава, че нито едно от трите лица, от които се иска подпис, не е подписало документа.

Ако желаете да филтрирате списъка по специални критерии, изберете бутона в ляво в частта "Съдържание". Ще се отвори панел с възможност за избор на филтър по:

1. Тип на документа
2. Период на качване на документа
3. Статус

В полето "Търсене" (#4) можете по всяко време да търсите документи по въведеното описание.

Отказ от заявка за подписване

Можете да оттеглите заявката за подпис, след като даден документ е вече изпратен да подпис. Необходимо е да изберете документа в списъците и в диалоговия прозорец да изберете бутон "Спри подписването"

Тази функция може да бъде извиквана преди документът да бъде подписан от всички страни. Ако вече някой от участниците в процеса е положил подписа си, документът може да бъде свален с неговия или нейния подпис.

Настройки на подписването

Можете да задавате настройки на заявки за подпис както за нови документи, така и за вече изпратени за подпис.

В диалоговия прозорец за избор на подписващи изберете линка "Детайли и настройки":

При вече изпратен документ изберете бутон "Настройки":

В прозореца за настройки на заявката за подписване можете да конфигурирате следните параметри:

1. Срок за подписване - можете да зададете срок в дни, или да посочите крайна дата и час, до когато документът трябва да е подписан. Когато сроковете се задават в дни, можете да укажете дали:
   • посоченият брой дни се отнася за всеки подписващ по отделно [всяка страна] - всеки участник получава указания брой дни за да подпише документа;
   • срокът е общ за всички [всички страни] - всички участници трябва да са подписали документа в рамките на указания брой дни.
     
     И в двата случая към днешната дата се добавят указания брой дни, като крайния час за подписване е 23:59.
     
     Пример №1: Ако заявката е изпратена на 01.01.2022 в 12:00 до двама души и е зададен срок от 3 дни за всяка страна, това означава, че първия подписващ ще има време да я подпише до 04.01.2022 23:59. Ако я подпише на 02.01.2022, вторият участник в процеса ще разполага с нови 3 дни - до 06.04.2022 23:59.
     
     Пример №2: Ако заявката е изпратена на 01.01.2022 в 12:00 до двама души и е зададен срок от 3 дни за всички страни, това означава, че и първия и втория подписващ ще имат време да я подпишат до 04.01.2022 23:59. Времето за втория подписващ не се променя, независимо кога първият я подпише.
   
   
   
2. Изпрати копие на подписания документ - дава възможност да се посочи един или повече и-мейл адреси, до които да се изпрати финално подписаният документ.
3. Искам да получавам известия за събития по тази заявка - ако този параметър (чекбокс) е избран, за всяко събитие по заявката ще се изпраща и-мейл до потребителя, който е изпратил документа за подпис.
4. Искам да посоча местоположение за подписите - тази опция е достъпна само ако има участници в подписването, за които е избран канал "Б-тръст".
5. Връзка за изтегляне с парола - тази опция е достъпна само ако има участници в подписването, за които е избран канал "Линк за сваляне". Когато този параметър (чекбокс) е избран, може да се въведе парола, която ще се изисква от получателя при опит за сваляне на файла. Тази парола следва да бъде комуникирана по различен канал от и-мейл, за да се избегне възможността от прихващане, в случай на компрометиран достъп до и-мейла.

Папки

Създаване на нова папка

Освен изброените в "Общи положения" три основни списъка (папки), можете да слагате документите и в допълнителни папки по ваш избор.

За да добавите нова папка, изберете бутон "Действия" > "Нова папка".

В диалоговия прозорец следва да се въведат:

1. Име на папката
2. Описание - не е задължително поле
3. Място в йерархията от папки, където да бъде създадена новата папка

Преместване на документ в папка

За да преместите един документ от основната или друга папка, трябва да кликнете върху чекбокса вляво на списъка и от "Действия" да изберете "Премести в папка"

Други действия с папки

След като една папка е създадена, от стрелката вдясно от името на папката, можете да извършите следните операции:

1. Преименувай
2. Промяна на достъп - разяснено в секция Управление на достъп до документи и папки
3. Изтрий
4. Вземи линк - тази функция дава възможност да се копира в клипборда адресът на папката, който след това може да бъде изпратен по и-мейла до друг потребител.

Управление на достъп до документи и папки

Документите, които качвате в платформата и за които не сте задали специфичен достъп, са видими и за останалите потребители. Ако документ е качен в папка с ограничен достъп, то той наследява правата за достъп на папката.

За всеки документ и за папките, които се създават от потребителите, могат да бъдат зададени специфични настройки за достъп.

За документи, в диалоговия прозорец за преглед на информацията за документ, изберете "Достъп":

За папки, в контекста на дадена папка, от стрелката вдясно от името, изберете "Промяна на достъп":

В прозореца за настройки изберете "Изричен достъп"

1. Личен - само вие ще можете да виждате този документ
2. Конкретни потребители - дава възможност за въвеждане на потребители, които да имат достъп за:
3. Могат само да виждат - посочените потребители ще виждат документа, но няма да могат да извършват никакви действия с него.
4. Могат да виждат и редактират - посочените потребители ще виждат документа и ще могат да извършват действия по изпращане, редакция на настройки и други.

Справки

Екран "Справки" е достъпен само за потребители с роля "Администратор".

Общи

В обобщените справки може да се направи бърз преглед на всички документи в платформата по статус, както и преглед на заявките за подписване по статус и по канал.

Детайлни

В секция "Детайлна справка" може да се търси по:

1. Период на качване в платформата
2. Период, в който е била изпратена заявката за подпис
3. Период, в който е изпълнена заявката за подпис
4. Канал за подписване
5. За сметка на кой е изпратена заявката
6. Текущ статус на заявката
7. Изпращач
8. Получател

След като бъдат зададени параметрите на справката, се кликва на бутон "Изпълни".

Когато платформата визуализира резултатите, записите могат да се свалят в .CSV формат, който може да се ползва директно в Microsoft Excel.

Управление на потребителите

Преглед

За потребители с роля "Администратор" е достъпен екран "Потребители", от където могат да бъдат добавяни нови потребители, както и да бъдат редактирани или премахвани вече съществуващи профили.

Добавяне на нов потребител

За да добавите нов потребител в платформата, трябва от екран "Потребители" да кликнете на бутон "Нов потребител", и в следващия екран да въведете стойности в полетата:

След като запазите данните за потребителя, чрез натискане на бутона "Запази", в списъка с потребителите ще се появи новият запис. За да получи достъп до системата, трябва:

1. Да бъде избран от списъка
2. От бутон "Действия" да се избере
3. Покани

Потребителят ще получи на електронната си поща линк към платформата, където ще може да въведе паролата си за достъп до средата.

Настройки

Екран "Настройки" е достъпен само за потребители с роля "Администратор". Потребителите, които могат да имат роля "Администратор" се задават в секция "Достъп и Роли".

Общи

В "Общи" се задават каналите, по които платформата да дава възможност на потребителите да изпращат заявки за подпис, както и приоритета им.

В тази секция се конфигурират и параметрите за:

• Срок по подразбиране за подписване на нови заявки за подпис
• Брой дни, след който подписаните документи да бъдат преместени в папка "Архив"
• Брой дни, след който документи да бъдат преместени от папка "Архив" в "Кошче"
• Брой дни, след който документи да бъдат окончателно премахнати от платформата

Достъп и роли

В тази секция се задават потребителите, които да имат достъп с роля "Администратор" до платформата.

Организации

Въвеждат се юридическите лица, които могат да работят с платформата.

Нотификации

В тази секция могат да се редактират всички съобщения, които се изпращат от името на платформата.

Типове документи

Тази секция служи за управление на типовете документи, които могат да бъдат обработвани в платформата. От тук могат да се въвеждат нови типове, да се редактират или премахват вече съществуващи.

Устройства

Ако в "Общи" е зададен канал "Signatus", в секция "Устройства" може да се конфигурират таблетите, към които могат да бъдат изпращани документи за подпис. Всички активни таблети се виждат и в секция "Устройства" в основната навигация.

Брандинг

В секция "Брандинг" може да се задава лого на платформата, както и цветове на фона и текста на заглавната лента.

Пакети

Ако платформата е конфигурирана за работа с пакети подписи, в тази секция администраторите могат да следят за текущо активните пакети, броя положени и броя оставащи подписи. Тези пакети се въвеждат в системата от доставчика на платформата.

Други

В тази секция може да се види актуалната софтуерна версия на DigiSign. Версията на платформата може да се види и от текста за запазени права в навигацията: