Как да изберем подходящия за нас вид електронен подпис спрямо бизнес нуждите ни?

Електронният подпис е приложим в различни бизнеси и сфери, както в обществените услуги, така и в частния сектор. Все повече компании залагат на този метод благодарение на редицата предимства в процеса като бързина, сигурност, възможност за отдалечено подписване на всяка от страните. С нарастването на интереса към метода обаче нарастват и въпросите с практическа насоченост, тъй като съществуват известни заблуди и притеснения за дигиталното подписване на документи. Различните видове подписи са често дискутирани, тъй като всеки има различни предимства и приложения. Преди да направите избор какъв вид да използвате, следва да сте добре запознати с особеностите на всеки. Именно това е и целта на тази статия.

Нормативната уредба на Европейския съюз, в това число и България, Регламент (ЕС) № 910/2014 (eIDAS) утвърждава 3 вида електронни подписи, които са законово признати и могат да бъдат използвани по различни професионални и лични въпроси. Това са:

• Обикновен електронен подпис;
• Усъвършенстван електронен подпис;
• Квалифициран електронен подпис.

Според Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕУУ) и трите вида подписи са правно обвързващи, а квалифицирания електронен подпис има и правната сила на саморъчен подпис. Законът също така казва, че “Правната сила на електронния подпис и на усъвършенствания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис, когато това е уговорено между страните” - чл.13, ал.4. В този смисъл квалифицираният електронен подпис е най-сигурният вид по отношение на сигурност и доказване самоличността на подписващото лице. Разбира се, това не означава, че другите видове не са надеждни и не могат да бъдат използвани в практиката.

Накратко казано това е базовият вид електронен подпис, който свързва данни от една електронна форма с други данни в електронна форма. Полагането му може да бъде в различни форми, като не се изисква специална технология – например подписване на документи чрез електронна поща. Този вид не гарантира високо ниво на сигурност и автентичност, съответно и не е признат за правна валидност в повечето правни спорове, освен ако страните не са се договорили предварително да го приемат.

Този тип е базиран на уникална връзка между подписващия и подписаните данни, което го прави по-сигурен от обикновения. При него се използват криптографски технологии за защита, които гарантират идентичността на подписващия и че даденият документ не е променян след подписването му. Именно затова този вид изисква използването на специализиран софтуер или хардуер за създаване и проверка. Пример за това е подписването върху таблет при получаване на пратка от куриерска фирма или пък при сключването на договор с мобилен оператор. Всички тези характеристики дават възможност на усъвършенствания електронен подпис да бъде правно издържан в определени ситуации, ако това е предвидено в договор или споразумение между страници участници в процеса.

Това е най-високият стандарт за електронен подпис, признат за равностоен на саморъчен подпис в правен аспект. При неговото използване няма нужда от предварително сключване на договори за признаването му. Тук отново се използват специални технологии за защита, но разликата е, че той е базиран на квалифициран сертификат, издаден от доверен доставчик на удостоверителни услуги. Този подпис е правно валиден във всички страни, членки на Европейския съюз. За да бъде положен, подписващият използва средство за създаване на квалифициран електронен подпис, което гарантира висока степен на сигурност. Това може да бъде мобилно приложение, ако става въпрос за облачен квалифициран електронен подпис (ОКЕП) или смарт карта/флашка, ако става въпрос за КЕП.

Отговорът на този въпрос зависи от типа документи, които ще бъдат подписвани, както и страните, участващи в процеса. Има значение дали става въпрос само за вътрешни документи, които се подписват в рамките на компанията, или външни документи, които се подписват с доставчици, клиенти, партньори или държавни органи.

Както вече уточнихме, всеки вид подпис осигурява различно ниво на сигурност и правна стойност в зависимост от конкретната му употреба.

Предвид, че обикновеният електронен подпис не гарантира автентичността на подписващия и не предлага високо ниво на сигурност, той би бил подходящ единствено при вътрешни комуникации в компанията, които няма да бъдат подлагани на проверка от държавна институция.

Усъвършенстваният електронен подпис предлага значително по-високо ниво на сигурност, гарантирайки в много по-голяма степен връзката между подписващия, положения подпис и документа. Той е подходящ при сключване на договори в различни сценарии.

Например ако подписвате документ с ваш партньор, който вече познавате и не е необходимо да преминавате през процес по идентифициране на лицето, УЕП би влязъл в употреба. Ако все пак искате да се защитите максимално, можете да заложите на подписване с УЕП и двустепенна идентификация под формата на КОД по имейл, мобилно приложение или SMS. Приемаме, че след като две страни са партньори, работят заедно и са в постоянна комуникация, всеки разполага с електронната поща или мобилния телефон на отсрещната страна и двуфакторната идентификация би се случила без проблем.

Подписването с таблет, без значение дали е директно с пръст или посредством специализиране писалка, също е форма на усъвършенствания подпис. Всеки от нас се е сблъсквал с това в офиса на куриер, банка, мобилен оператор или друга услуга. Този метод е подходящ при сключване на договори, когато клиентът/партньорът е физически на едно място с вас и можете да го идентифицирате чрез личен документ за самоличност.

Квалифицираният подпис е приложим при широк спектър от документи като например подаване на данъчни декларации, заявления за социално осигуряване, както и всякакви други административни и други документи към институции. В частния сектор КЕП-ът се използва при различни видове търговски и лизингови договори, както при договори за наем, кредит и други.

Естествено, той може да бъде използван и при вътрешнофирмени документи – трудови договори и анекси към тях, споразумения между работодател и служител, заповеди за отпуск и други документи във връзка с трудовоправни отношения. С него могат да се подписват нотариално заверени документи, както и пълномощни за различни дейности, съдебни искове и жалби, документи за обществени поръчки и много други.

За съвременните технологии няма пречка един документ да бъде подписан електронно по няколко различни начина. Тук отново зависи от типа документ, както и от вида подпис, с който разполага всяка от страните, участници в процеса. Например управителят на фирмата разполага с квалифицира електронен подпис и държи да подписва само и единствено с него, служителят обаче използва усъвършенстван такъв и не желае да си издава сертификат за квалифициран.

Така при договори за наем на техника, автомобили или друго движимо имущество, управителят или консултантът от страна на фирмата, която предоставя услугата, може да подпише със своя КЕП, а след това да предостави документа за подпис чрез таблет на клиента. Тук отново имаме случай на 2 вида подписа върху един и същи документ – КЕП и УЕП.

С това потвърждаваме, че технологично отговорът на първоначалния ни въпрос е „Да“. В правен аспект обаче е необходима допълнителна стъпка, за да бъде процесът по подписване напълно легитимен. Това се налага, тъй като при употребата на УЕП е нужно допълнително споразумение между подписващите страни. Същото важи и когато даден документ е подписан с УЕП и КЕП. За да бъде той правно признат, следва страните да са уредили този въпрос чрез документ, подпис на хартия или с КЕП.

Електронните подписи се утвърждават като неразделна част от модерните бизнес и административни процеси, предлагайки гъвкавост, сигурност и удобство. Затова и следва да сме изцяло запознати със спецификите им, преди да изберем конкретен вид.

Изборът на подходящ тип електронен подпис трябва да бъде базиран на спецификите на документите и изискванията. На какъвто и вид да се спрете, той несъмнено ще улесни подписването на документи и ще ви помогне да влезете в крак със съвременните технологии.