Електроннa обработка на инструктажи за безопасност с DigiSign

През 2024 година темата за електронно подписване на инструктажи стана изключително актуална, тъй като измененията в Наредбата за условията и реда на провеждане на периодично обучение и инструктажи, въведоха редица допълнения в начините, по които да се провеждат инструктажите и начините за тяхното документиране.

Промените в Наредбата влязоха в сила на 27 септември 2024 г.

В тази статия ще направим кратко разяснение на промените в нормативната рамка, възможностите, които се разкриват, както и съвети за практическото приложение на DigiSign за електронно водене на документацията за инструктажите.

Работодателят е задължен да осигурява на всеки работещ подходящо обучение и инструктаж по безопасност и здраве при работа, в съответствие със спецификата на професията, извършваната дейност и на работното място, като се отчитат възможните опасности и резултатите от оценката на риска.

Инструктажите се провеждат на всеки работещ, независимо от срока на договора и продължителността на работното му време.

Досега обученията по безопасност и здраве при работа се документираха в специално обособени за целта книги за инструктажи, съдържащи информация като имената на инструктирания, работен номер, звено/отдел, длъжност/, вид на работа, дата на провеждане, служебна бележка и други.

В самата книга се поставяха по два мокри подписа - на провелия инструктажа и на инструктираното лице, като документацията се пази не по-малко от 5 години.

Нормативната рамка определя няколко вида инструктажи, приложими според вида дейност на фирмата:

1. Начален инструктаж - има за цел новоназначените работници да бъдат запознати с основните правила и изисквания в предприятието, вида работа, потенциалните рискове на работното място;
2. Инструктаж на работното място - провежда се преди да бъде възложена самостоятелна работа на работника или служителя;
3. Периодичен инструктаж - има за цел да поддържа и допълва знанията на работещите по безопасност и здраве при работа;
4. Ежедневен инструктаж - провежда се на работещи, пряко заети в дейности с висок производствен риск;
5. Извънреден инструктаж - провежда се след всяка трудова злополука, станала на работното място, констатирани груби нарушения на правилата и други.

Последните промени в наредбата имат за цел най-вече да се:

• Намали административната тежест за работодателите;
• Улесни организацията на дейността на предприятията;
• Да се осъвремени терминологията, с оглед по ясното прилагане на изискванията ѝ.

Измененията в Наредбата вече позволяват провеждането на инструктажите в компанията да се случва и дистанционно.

За тази цел работодателят следва да избере подходящ технологичен начин, по който да обработва инструктажите електронно.

След това той има задължение да утвърди правилата за провеждане на инструктаж в дистанционна форма. Правилата следва да се съобразяват както с конкретните технологии, избрани като начин за провеждането на процеса, така и със спецификите на дейността на предприятието. В чл. 11а, ал. 3 от Наредбата изрично е предвидено, че служителите трябва да бъдат предварително запознати с новия метод на провеждане на работните инструктажи.

Едно от най-важните изменения в Наредбата е записано в чл. 11б, който гласи, че инструктажите, проведени по реда на наредбата, могат да се документират във електронни документи.

В същия член е отбелязано, че документите могат да се подписват с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис, който се осигурява за сметка на работодателя, а след това се съхраняват в трудовото досие на работещия.

С промените в Наредбата нормативно се урежда възможността документирането на проведения инструктаж да става именно чрез отделен електронен документ за всеки работник. Той трябва да съдържа необходимите данни, определени в приложение № 1 за съответния вид инструктаж.

Казано на по-достъпен език - законодателството вече не задължава компаниите да съхраняват документацията за проведените инструктажи в добре познатите дебели книги, а им дава избор и възможност да спестят време и хартия.

Всяка организация има право да избере подходяща съвременна технология за електронно подписване, да я имплементира в различните си звена и да запознае персонала с новия метод на подписване.

С измененията в Наредбата специалните книги, които се използваха досега, спокойно могат да останат в миналото и документация да се приведе в добре организиран електронен вид.

Дистанционната форма е особено важна за работодатели, при които има работещи от разстояние, където провеждането на инструктаж присъствено е освен неудобно, така и свързано с допълнителни разходи и организационни затруднения.

Това ще елиминира досегашните случаи на изпращане на книги с инструктажи по куриер, което крие риск от разпространение на лични данни, загуба на вътрешнофирмени документи и други.

Да не забравяме и факта, че мокрият подпис би могъл да бъде фалшифициран. При електронния му еквивалент съществуват допълнителни защити, които не биха го позволили.

Разбира се, електронното подписване не е приложимо единствено при дистанционна форма на работа. Отпадането на книгите е дългоочаквана промяна за всички специалисти в сферата на Човешките ресурси, тъй като повече няма да се налага да издирват лично всеки един служител.

С помощта на интегрирана в компанията електронна система за подписване на документи, експертът би могъл да изпрати документ за подпис за секунди.

По отношение на съхранението на вече подписаните електронни документи, измененията в наредбата задължават работодателя това да се случва по начин, който не позволява тяхното случайно или незаконно унищожаване, като не се допуска неправомерен достъп до данните на служители, както и тяхното изменение или разпространение.

Затова преди да се спре на конкретно технологично решение, компанията следва да проучи как стои въпросът с достъпите до избрания софтуер, лицензите на компанията-собственик, както и предлаганите нива на сигурност.

Не на последно място, новият метод за провеждане на инструктажи следва да бъде лесно достъпен за всички служители, без значение от позицията или компютърната им грамотност. Работодателят следва да се погрижи за максималното удобство при полагането на подписите от страна на работниците.

Представете си един HR мениджър в голямо предприятие, разделено на няколко цеха, във всеки от които работят над 100 души, при това на различни смени. Предизвикателството да съумееш да събереш подписите на всеки един служител безспорно е голямо.

Благодарение на дигиталия метод на работа, всеки служител може да подпише проведения инструктаж електронно за секунди, без дори да се налага да ходи до някъде.

За служители, които не разполагат със смарт телефони или компютри, DigiSign осигурява възможност да се положи електронен подпис на таблет, като отново се избягва хартията. Електронният документ, в случая инструктаж, може да бъде подписан чрез специален таблет, който пази информация за биометричните данни на всяко подписващо лице.

В случай, че искате да спестите разходи за закупуването на хардуерни устройства, подписът може да се полага и посредством DigiSign, като и в двете ситуации става въпрос за усъвършенстван електронен подпис.

По отношение на квалифицирания електронен подпис, този вид услуга се предоставя от доставчик на удостоверителни услуги, като може да бъде полаган чрез КЕП на флашка или ОКЕП на мобилно устройство.

И двата вида електронни подписи, посочени в Наредбата – са напълно законово признати от Регламент (ЕС) № 910/2014 (eIDAS). Това гарантира и легитимността на подписаните с тях документи. Във всеки един подпис се визуализират имената на подписващото лице, датата и часа на поставянето на подписа. Тези данни не подлежат на редакция или каквото и да е било изменение.

Удостоверяването на проведения инструктаж чрез подписване има важно значение например при разследване на трудови злополуки, поради което изискването за удостоверяване чрез посочените видове електронни подписи създава по-голяма правна сигурност.

Ако трябва да обобщим какви са предимствата на електронното подписване на инструктажи на работното място, то сред тях са:

• Достъпност за всички служители;
• Улеснение на целия процес и всички участващи страни;
• Легитимност на услугата;
• Съвременен модел на работа.

Електронната обработка на работните инструктажи с DigiSign може да се случва само с няколко клика.

Първото, което следва да направите, е да се уверите, че електронният документ съдържа необходимите данни и реквизити, определени в приложение №1 за съответния вид инструктаж. След това можете да пристъпите към качване на документа в платформата и изпращането му за подпис до необходимите страни – в случая до инструктирания и провелия инструктажа.