Дарт точно е десетката. Photo by Anne Nygård on Unsplash.

Въведение

Пощите полагат усилия да са в крак с времето, но базовите им услуги - стандартна, и експресна и препоръчана поща, са същите от десетки години. При тях не можете да избегнете ходенето на място, разхищението на време и рискът от недоразумения, закъснения и загуба на пратки.

Именно заради това все повече хора и бизнеси, не само у нас, но и по света, да се доверяват и предпочитат частните куриерски услуги. Защото са по-удобни, по-бързи и по-сигурни.

По същия начин стои въпросът с подписването на документи. Това е част от работата във всяка организация, без значение дали става въпрос за вътрешни процеси или външни с клиенти, доставчици, партньори и други.

Документооборотът включва договори, анекси, протоколи, декларации, молби и какво ли още не. Мнозина най-вероятно все още свързват този процес с традиционния метод на полагане на мокър подпис върху хартия, съхранение на всички гореспоменати документи в тежки папки, които най-често събират прах върху рафтовете в офисите.

Алтернативата? DigiSign и електронно подписване на документи. Не само защото спестява време, нерви и пространство. Ето още 10 причини да премахнете подписването на хартия и да започнете да работите с нашата платформа:

1. Винаги експресна услуга

Всеки потребител иска неговата пратка да пристигне бързо и сигурно. Същото се отнася и до документите за подпис. С DigiSign не е необходимо предварително да заявявате експресна услуга, защото това е единствената такава – всичко се случва в рамките на секунди.

Влизате в системата, прикачвате необходимия файл, избирате подписващите страни и начина, по който ще положат електронния си подпис, и изпращате. А за по-голямо удобство и проследимост, разполагате с история на всяка от заявките.

В системата е видимо кога е изпратен за подпис всеки документ, кога е подписан от всяка от страните и кога е изпратено копие на подписания документ на съответния имейл адрес (ако тази опция е избрана, след качването на файла).

2. Сигурност на данните

Когато става въпрос за служебни документи, съдържащи лични данни на служителите и информация, отнасяща се до правоотношението, както и търговски споразумения, нито една организация не може да си позволи да рискува.

DigiSign е изключително сигурна платформа за обмен, подпис и съхранение на документи, отговаряща на най-високите стандартни в индустрията. Всички данни, които постъпват в системата, са криптирани. Самите документи също се съхраняват в криптиран вид върху сървърите.

Данните на всеки клиент са разположени в отделни хранилища, а паролите на потребителите са криптирани еднопосочно (hash). Архивирането се управлява от специализиран софтуер за защита на данни, като можем да възстановим състоянието на базата данни към произволен момент от времето.

Всички потребителски действия в DigiSign се регистрират в отделна база данни (audit log) със строг контрол на достъпа.

Ето и стандартите, които покрива IBS – компанията, която стои зад DigiSign:

  • ISO 27001:2013 - За най-високото ниво на информационна сигурност
  • ISO 20000-1:2011 - За управление на услугите в областта на информационните технологии
  • ISO 9001:2015 - За управление на качеството

3. Напълно легитимен процес за полагане на електронен подпис

По отношение на легитимността, DigiSign работи с всички квалифицирани доставчици на електронни подписи в България, одобрени от Комисията по регулирането на съобщенията.

С това гарантира не само качеството на предлаганата услуга, но и правната ѝ издържаност. В случай, че не разполагате с подобен тип подпис, можете да се възползвате от функционалността ни за подписване с усъвършенстван електронен подпис след двуфакторна идентификация с парола, SMS или Viber съобщение.

Нека не забравяме и факта, че истинското електронно подписване разчита на криптографски методи и управление на цифрови сертификати. За да надградим допълнително легитимността на DigiSign, платформата съхранява всички важни детайли за подписването като:

  • час
  • дата
  • локация
  • и друга информация, която би могла да послужи като допълнително доказателство при потенциално оспорване на документа и положения върху него електронен подпис.

Всичко това прави услугата много по-добре защитена от измами и фалшификации спрямо обикновения мокър подпис.

4. Свобода да избирате от няколко вида електронни подписи

Ние не бихме сравнили свободата със салама, както направи преди време една телевизионна реклама. За нас свободата е висша ценност, към която трябва да се стремим във всеки един аспект от живота.

Постарахме се да дадем възможно най-голям избор на клиентите за вида електронен подпис, който ще използват. Добавянето на всички възможни канали за подписване в DigiSign е сред постиженията, с които няма как да не се гордеем.

  • КЕП - Тази функция включва стандартните квалифицирани електронни подписи върху преносими носители, издадени от доставчиците на съответната услуга. Стандартния КЕП се съхранява най-често върху смарт карта, до която имате достъп през картов четец. Тези четци могат да бъдат във вид на "флашка" или комплект карта и картов четец.

    При избор на този канал, получателят на документа (подписващото лице) получава имейл, съдържащ линк за сваляне на файла, който разбира се, може да бъде защитен с парола. След изтеглянето и подписването на документа, лицето отново го прикачва в системата, откъдето документът достига до останалите страни.

  • ОКЕП - Облачните квалифицирани електронни подписи премахват необходимостта да носите със себе си друг физически носител, освен собствения си смартфон. Вашето удостоверение за електронен подпис се съхранява върху защитена сървърна платформа на издателя му, а вие го достъпвате след като сте преминали необходимите стъпки за удостоверяване на самоличността.

    Ако решите да използвате този канал, след качване на документа в DigiSign и избиране на подписващ, той ще получи нотификация на мобилния си телефон посредством специализирано приложение, където директно да отвори, прочете и подпише електронно.

  • УЕП - За разлика от квалифицирания си вариант, усъвършенстваният електронен подпис не е задължително да се издава от официален доставчик на удостоверителни услуги (ДУУ), но това не означава, че чрез него не може да се валидира самоличността на подписващия.

    Всеки от нас най-често подписва с УЕП при използването на куриерски услуги, като в тази ситуация това се случва посредством таблет. Това е възможно и при работа с DigiSign, като предоставяме специализиран за целта софтуер Signatus.

    Ако нямате нужда от таблети, но искате да използвате УЕП, на ваше разположение е и подписването ни след двустепенна автентикация, за което споменахме в по-горе.

5. Подписване на един и същи документ с няколко вида електронни подписи

Държим да уточним, че не само предоставяме възможност за различни видове електронни подписи, но и че те могат да бъдат положени върху един и същи документ. Кой с какъв подпис ще подпише зависи от практическите сценарии и ролите на подписващите лица.

Управителят на компанията може да подпише със своя ОКЕП или КЕП, а служителят да получи документа чрез имейл с линк към платформата (1-Click-Sign за вътрешни документи). По този начин не само вие като работодател ще имате свобода на действие, но и не задължавате служителите си да притежават квалифициран електронен подпис.

Вижте повече за възможностите за подписване с различни видове подписи.

6. Честна цена

Удовлетворяването на всяка бизнес нужда има цена, която е от немалко значение при взимане на решение за покупка. За разлика от други софтуери, при DigiSign няма годишен или месечен абонамент. Няма дори ценообразуване на база потребители. Заплаща се единствено на брой положени подписи.

А за да разполагате с проследимост и да можете да планирате разходите си по-ефективно, предлагаме най-различни пакети подписи за всички видове подписвания. Можете да следите колко сте изразходвали и колко ви остават през цялото време. Така можете да предвидите кога ще имате нужда от презареждане на бройката.

По отношение на цените, те започват от 0.05 лева без ДДС на подпис.

7. Електронно подписване, където и да се намирате

Ако сте от компаниите, които разполагат с офиси в различни градове или имат служители, които работят от вкъщи, сте достатъчно запознати с логистичните премеждия при изпращането на документи. Освен това, вече живеем във време, в което отдалечената работа се е превърнала от единичен случай в нещо абсолютно нормално и широко разпространено.

Именно затова електронното подписване на документи е подход, която несъмнено ще ви спести много ресурси. Служителите ви ще бъдат доволни, че няма да изисквате физическото им присъствие в офиса, а вие ще сте щастливи, че няма да губите време и пари в куриерски услуги. Този съвременен метод на подписване ще ви позволи да изпратите всичко необходимо за секунди.

С DigiSign можете изцяло да автоматизирате анексирането на трудовите договорите на служителите си, без значение колко голям екип сте.

8. Интеграция с други системи

За максимална оптимизация на процеса по електронно подписване може да се извърши интеграция между DigiSign с друга система за управление на човешки ресурси, деловодна система, CRM и други.

По този начин може да се реализира автоматизация на постъпването на документи, без да се налага ръчното им прикачване. Това е възможно благодарение на програмния интерфейс (API) на DigiSign.

9. Качествена поддръжка

Зад всяко добро софтуерно решение стои екип, съставен от множество роли: бизнес анализатори, разработчици, тестери, търговци, специалисти по поддръжка и даже някой друг мениджър.

Но всички сме водени от желанието ни да предложим на пазара решение, което носи стойност, както и да осигурим възможно най-безпроблемната и приятна работа със самия софтуер.

Екипът ни е на разположение при всякакви възникнали въпроси, обратна връзка и предложения от страна на клиентите. Целта ни е да предоставим висококачествена услуга, която да улесни работата на всички участници в процеса на подписване на документи.

За да бъде това не просто цел, а реалност, полагаме непрекъснато усилия да надграждаме функционалностите на DigiSign и да реагираме възможно най-бързо при нужда от съдействие.

10. Просто защото е по-лесно

Понякога сме склонни да усложняваме излишно дори най-лесните задачи, само защото сме свикнали да ги изпълняваме по даден начин. Дали пък не можем да направим подписването много по лесно?

Платформата сама се грижи да достави документа до посочения от вас човек. Без значение къде се намира. Без да се налага вие да правите усилия. Нима не бихте се възползвали от елиминирането на хартията и логистиката?

DigiSign намира приложение в всички компании, независимо от индустрията, в която работят. Потребителският интерфейс е лесен за употреба и не се изисква задълбочено обучение за администраторите. Що се отнася до крайните потребители, от тях се очаква просто да подпишат документа. По най-удобния за тях начин.

Заключение

DigiSign спестява време, усилия, хартия и други разходи, без това да е за сметка на сигурност или законосъобразността. Изборът по какъв начин да подписвате е изцяло във ваши ръце. Нашата мисия е да предложим ефективен и надежден помощник в документооборота, който да улесни и ускори процесите по подписване във всички професионални сектори.



Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронни подписи и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.


Обратно към блог списъка