Как да дигитализирате подписването на документи в 3 стъпки?

Съществува една паралелна реалност, в която съгласуването, одобрението и подписването на документи отнема секунди, а не дни. Реалност, където договорите и всички останали документи се подписват от всяко място и по всяко време. Реалност, в която "гоненето" на хора за подписи не съществува като дейност. Тази реалност съществува благодарение на електронните подписи и платформи като DigiSign.

В играта на бизнес има една постоянна тема – оптимизация на процесите. Това не е мода или ситуация от типа "Шефа се събуди и има нова идея", а една от най-важните предпоставки за оцеляването и развитието, на който и да е бизнес. Адаптирайки се към свят, в който решенията се взимат в движение и отдалечената работа е вече норма, способността да обработваш споразуменията бързо и сигурно става от първостепенно значение.

И тук идва ролята на платформи като DigiSign за управление на процесите по подписване с електронни подписи. В тази статия ще видите как тези решения могат да направят работните ви процеси по-бързи и удобни за всички участници.

Писали сме вече няколко материала по темата, като тук само ще маркираме някои от подобренията, които се постигат чрез дигитализацията на документите:

1. Оптимизация на разходите - оставете хартията и принтерите. Най-голямото перо при обработката на документи на хартия е времето, което хората изразходват, за да печатат, придвижат и най-вече, търсят даден документ;
2. Увеличаване на продуктивността - директно от предишната точка, времето, което хората губят при работата с документи на хартия, може да бъде време, прекарано в далеч по-важни и най-вече, генериращи приходи дейности;
3. По-добра сигурност - за разлика от секциите с папки, електронните документи могат да бъдат защитени чрез криптиране и съхранение в системи, които позволяват грануларно управление на достъпа. Нещо повече – цифровият формат позволява и детайлно проследяване на кой, кога и откъде и какво правил с даден документ;
4. По-добра достъпност - електронните документи могат да бъдат прегледани и подписани от всякакво устройство с интернет връзка. Това ви носи истинска свобода да дадете своя принос към организацията от всяко място;
5. Въздействие върху околната среда - наясно сме от какво се прави хартията, нали? Наясно сме и с факта, че за да се придвижи от едно място до друго се ползват превозни средства, които най-често се задвижват с изкопаеми горива. Не че електронните документи нямат абсолютно никакъв въглероден отпечатък, но в сравнение с хартиените, техният е нищожен.

Дефинирайте стъпките. Нарисувайте една процесна диаграма. Не се изискват никакви технически познания за целта. Само трябва да познавате процесите си. Засечете времето за изпълнение на всяка стъпка, като вземете предвид както оптималния вариант, така и колко най-много може да отнеме изпълнението.

Специално по отношение на хартията си задайте въпросите:

1. Колко време се изразходва за принтиране, сканиране и подреждане на документите?
2. Колко време отнема съгласуването, одобрението и придвижването за подпис на един документ?
3. Колко време отнема да се намери един документ, когато имате нужда от него?

След като сте си "нарисували" процеса и виждате къде може да се оптимизират нещата, набележете по какъв начин може да го направите. В някои случаи може да се окаже, че изобщо не ви трябва система, а просто да реорганизирате дадени стъпки. В други може оптимизацията да се постигне чрез автоматизация. В останалите случаи най-вероятно просто трябва да дигитализирате стъпката.

Дефинирайте ясни цели за дигитализацията. Например:

1. Подобряване на скоростта на изпълнение на процеса;
2. Намаляване на разходите;
3. Подобряване на работата между екипите в организацията.

Всъщност тези цели не трябва да са част от някаква временна инициатива, наречена с гръмкото име "Дигитална трансформация". Това трябва да са приоритетните теми на всеки един от ръководителите в компанията по всяко време.

1. Универсално решение за всички видове подписвания – ако една от системите ви работи по един начин с електронни подписи, а друга – по съвсем различен, това поставя определено изискване пред вашите служители да се съобразяват с всички специфики. Това е предпоставка за грешки и недоразумения. Най-добре е да разполагате с едно универсално решение, което да обслужи всичките ви нужди, свързани с електронното подписване.
   
2. Работа с повече от един доставчик на подписи – Подписването може да стане с най-различни подписи и по множество начини. Вижте повече информация за видовете подписи. Ако се ангажирате само с един доставчик на електронни подписи, поставяте ограничение освен на собствените си операции, така и на вашите клиенти. Например, ако вие работите само с електронен подпис на Евротръст, а вашите клиенти вече имат издаден подпис на Б-тръст, това определено ще бъде затруднение и може да бъде спънка в процеса. Решението е да ползвате платформа, която може да работи с всички доставчици на подписи у нас.
   
3. Възможност за интеграция с вашите налични системи – за да може да се ускори максимално даден процес, трябва да се потърси вариант да се автоматизират колкото се може повече стъпки от него. Ако например договорът се генерира във вашата CRM система, най-удобно за търговеца би било да го изпрати за подписване директно от самата система. А не да запазва някъде файла, за да го зареди в поредната програма, в която трябва да влезе, за да си свърши работата. Затова платформата ви за електронно подписване трябва да разполага с програмен интерфейс, към който да могат да се свържат всички ваши текущи системи.
   
4. Активна директория - наред с интеграциите по предходната точка, би било изключително удобно ако може потребителите ви за влизат в платформата за подписване с паролите, с които се логват и на компютрите си. В тази връзка, търсете решение, което да поддържа интеграция с активна директория (MS Active Directory) и като цяло протоколите за автентикация SAML и oAuth 2.0.

Електронният подпис има потенциала да промени значително начина, по който взаимодействате с клиентите си. Освен че ще направи процесите по-гладки, бързи и сигурни, ще спести и доста ресурси и време. И не на последно място - ще допринесе за имиджа ви на иновативен доставчик, партньор и работодател.