1-Click-Sign: Електронно подписване само с един клик
Как можем да направим процеса по подписване възможно най-бърз и лесен?
DigiSign е създаден с две цели - да опрости максимално процеса по подписване и да елиминира напълно хартията. Платформата поддържа множество методи за електронно подписване на документи. Първо реализирахме подписването с облачни квалифицирани електронни подписи на Борика и Евротръст, както и подписване чрез подпис на т.нар. флашка. След това добавихме подписването чрез таблет, за да можем да улесним организациите, при които подписването се прави лице в лице или подписващите нямат възможност да използват електронни подписи.
Как работи 1-Click-Sign?
Качвате документ в платформата, въвеждате кой искате да го подпише и като метод за подписване избирате 1-Click-Sign. И натискате "Изпрати". Да – толкова е просто!
В зависимост от адресата, процесът може да протече по два начина:
1-Click-Sign за вътрешни документи
Ако го изпращате до вътрешен потребител, трябва само да въведете името му, и ако вече сте изпращали документ към него, системата автоматично ще попълни и-мейл адреса му. Колегата ще получи и-мейл с линк към платформата. И ако вече има създаден профил и е логнат, DigiSign ще визуализира директно в браузъра документа, върху който искаме да се положи подпис. За колегата, след като се запознае със съдържанието, са налични 2 бутона: Подпиши и Отказ. Избирайки "Подпис", само с 1 клик, документът ще бъде електронно подписан!
Логването в DigiSign може да става чрез потребителско име и парола, известни само на получателя, защото тя или той си ги задава самостоятелно при създаването на профил в системата. Логването може да се осъществи също така чрез интеграция със система за управление на потребителите в организацията като MS Active Directory, Google Identity Services или друга платформа, поддържаща oAuth, LDAP или SAML протокол за идентификация.
Отказът за подпис може да бъде аргументиран в специално поле, където потребителят да въведе причините, поради които не желае да подпише документа.1-Click-Sign за клиенти, доставчици и външни контрагенти
Ако изпращате документ до външен за организацията човек, трябва освен името му, да въведете адреса на електронната му поща, както и телефонен номер. Разбира се, и тук ако вече сте изпращали документ към този човек, системата автоматично ще попълни наличните данни.
Адресатът ще получи и-мейл с линк към платформата. При опит за отваряне на линка, DigiSign ще изпрати код по SMS или Viber на човека, за да може да получи достъп до съдържанието на документа. След въвеждане на кода, DigiSign визуализира в браузъра документа, със същите 2 бутона: Подпиши и Отказ. След подписването на документа, системата може автоматично да изпрати копие до изпращача и до подписващия.
С този начин на подписване извършваме двуфакторна идентификация на подписващия. За разлика от други платформи, например DocuSign, които използват само и-мейл адрес, ние въвеждаме и втори метод за гарантиране на самоличността на подписващия чрез код или парола. Вижте повече за проблемите при работа с DocuSign.
Паролата е алтернативен метод на SMS или Viber кода, с който можем да защитим достъпа до документа. Ако използвате парола, след като изпратите документа до подписващия, трябва да се свържете с него по произволен комуникационен канал и да му кажете или напишете каква е паролата.
За всяка заявка за подписване пазим детайлен списък (лог) за действията на изпращача и получателите, включително имената, електронна поща, евентуално телефонен номер, IP адрес, от който е достъпен документът, както ден и час, когато е извършено съответното действие.
Как изглежда един така подписан документ?
Подписаните чрез 1-Click-Sign метода документи изглеждат по следния начин:
DigiSign предлага възможност подписите да бъдат разположени на конкретни места в документа или просто да се разположат в началната част на документа. Местоположението на анотацията (щампата) на подписа няма значение при електронното подписване на документи, защото в метаданните на самия документ е записано от кого е подписан. Но за удобство и прегледност, осигуряваме възможност изпращача да посочи точно къде иска да бъдат разположени подписите на подписващите.
Как мога да се възползвам от 1-Click-Sign метода за подписване?
Ако вече сте клиент на DigiSign, само трябва да се свържете с нас и да си поръчате пакет за този метод на подписване. Работим по възможността да правите поръчка на пакет и директно от платформата. Допълнително можете да си заявите и пакет SMS/Viber съобщения, ако планирате да използвате двуфакторната идентификация. Можете, разбира се, да използвате и пароли, като по този начин да си спестите разхода за SMS/Viber пакет.
Ако все още не сте наш клиент, можете да се свържете с нас, за да ни разкажете кои процеси по подписване бихте искали да оптимизирате и за да ви демонстрираме как работи DigiSign.