Подобряване на ефективността при отдалечена работа с електронни подписи

В контекста на световната ситуация, последвала пандемията от COVID-19, концепцията за отдалечена работа претърпя съществена трансформация. От временна мярка се превърна в утвърден и широко приет стандарт в множество организации по целия свят и в България. Този изместен акцент от старата практика, при която служителите прекарват работното си време в офис, към модел, позволяващ гъвкавост и възможност за работа от различни места, наложи сериозно преосмисляне и адаптация към нови технологии и методики на работа.

Тази адаптация не само доведе до подобрение в общата работна ефикасност, но също така значително подобри възможностите за сътрудничество и оптимизация на различни бизнес процеси.

По този начин се даде възможност на служителите да имат принос към успеха на организацията независимо от тяхното физическо местоположение. В рамките на тези промени, електронните подписи се оказаха особено важни.

Те се наложиха като незаменим инструмент за ускоряване и ефикасно управление на всички процеси, включващи необходимостта от подписване на документи. Нещо, което преди това беше времеемко и бюрократично препятствие.

Електронните подписи предоставят ефективно решение на многобройните логистични предизвикателства, които традиционно се асоциират с необходимостта от физическо разпечатване на документи, тяхното изпращане по поща или куриер и изискването за лично присъствие на всички страни при процеса на подписване.

Във времена, когато концепцията за отдалечена работа става все по-популярна и призната за своите предимства, възможността за работа от дома или други различни местоположения допринася за появата на нови предизвикателства в управлението на екипите и бизнес процесите.

В този контекст, електронният подпис се явяват критичен инструмент, който позволява на членовете на екипите, независимо от тяхната географска разпределеност, да извършват подписването на документи в реално време, без да е необходимо физическо присъствие.

Тази технология на подписване дава възможност на организациите да преодолеят разстоянията и значително да оптимизират и ускорят процесите на съгласуване, одобрение, подписване на договори, протоколи, и други важни и критични за бизнес операциите документи. Така, въвеждането на електронен подпис в бизнес практиката не само улеснява административната работа, но и помага за по-бързото придвижване на документите между различните звена в организацията, както и между организацията и нейните външни партньори и контрагенти. Така се постига значително повишаване на оперативната ефективност и редуциране на времето за изпълнение на множество бизнес процеси.

Постигането на допълнително повишаване на ефективността и оптимизацията на бизнес процесите е възможно чрез успешната интеграция на системите за електронно подписване с другите ключови информационни системи и платформи, използвани в рамките на компанията. В този контекст, една платформа като DigiSign, която предоставя обширен набор от функционалности за електронно подписване, може да бъде интегрирана като минимум с:

• системи за управление на човешки ресурси (HR);
• управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM);
• деловодни системи
• ... и мноожество други, чрез използването на програмния интерфейс (API).

Такава интеграция улеснява и автоматизира процеса на циркулация на документите през различните етапи на техния жизнен цикъл в организацията, осигурявайки ефективно и гладко преминаване между различните стъпки и департаменти.

Освен че значително улеснява работния процес, тази интеграция намалява вероятността от човешки грешки, които могат да възникнат при ръчната обработка и трансфер на документи. Ръчната обработка на документи не само е времеемка и податлива на пропуски и недоглеждания, но и увеличава вероятността за забавяне на работните процеси.

Внедряването на автоматизирани системи за електронно подписване, интегрирани с останалата част от информационната инфраструктура на компанията, представлява стратегическо решение, което може значително да оптимизира работните процеси, да подобри бързината на реакция и гъвкавостта на компанията, както и да допринесе за повишаването на общата производителност и конкурентоспособност на организацията на пазара.

Решенията за електронно подписване на документи често разполагат и с възможности за подобряване на взаимодействието между сътрудниците. Подобни ключови функции са именно:

• Следене на статуса на подписване на даден документ в реално време;
• Автоматични напомняния за изтичащи срокове за подписване;
• Пълна проследимост на действията по подписване.

Тези възможности осигуряват прозрачност и информираност за всички участници в процесите, елиминирайки забавяния и пропуски в комуникацията.

В днешната динамична бизнес среда, множество организации - от малки и средни предприятия до големи международни корпорации - откриват значителни ползи от интегрирането на електронен подпис в своите оперативни процеси. Тази технология е променя драстично начина, по който компаниите управляват и обработват документацията си, като предлага значителни подобрения в скоростта, ефективността и сигурността на документооборота.

Един конкретен пример за тези подобрения е случаят с клиент на платформата за електронни подписи DigiSign, който успя да автоматизира изцяло процеса на полагане на електронен подпис върху анекси към трудовите договори за хилядите си служители. В традиционна среда, зависеща от хартиени документи, подобен процес би могъл да отнеме месеци на компанията, поради необходимостта от физическо разпространение, подписване и събиране на документите. На фона на това, с DigiSign, тази задача беше изпълнена в рамките на няколко дни, демонстрирайки впечатляваща ефективност и спестявайки значителни ресурси.

Друг пример илюстрира трансформацията в едно производствено предприятие, където процесът на назначаване на нови служители е напълно преработен чрез внедряването на електронен подпис. Вместо да разчита на традиционни методи с хартиени документи, този процес сега се управлява електронно, като всички необходими документи за новоназначените служители се подписват цифрово на таблет. Това не само опростява и ускорява процедурата на наемане, но и намалява риска от грешки при обработката на документите, осигурява по-високо ниво на сигурност и подобрява общата организационна ефективност.

Тези примери показват, че електронният подпис е мощно средство за модернизиране на бизнес процесите, което е от съществено значение за поддържането на конкурентоспособност в съвременния бизнес свят. Инвестицията в такива технологии не само спестява време и ресурси, но също така спомага за постигането на по-голяма гъвкавост и адаптивност в отговор на бързо променящите се бизнес условия и изисквания.