Електронно подписване на един документ с няколко различни вида подписа
Може ли да се направи и има ли някакви ограничения?
Накратко, отговорът е "Да". Преди да продължим обаче, нека да направим една уговорка: говорим само за електронно подписване на документа. За ситуацията, в която едната страна иска да го подпише на хартия, а другата електронно, сме писали вече.
Кратко въведение
Електронният подпис е вид механизъм за удостоверяване на идентичността на подписващия и неговото съгласие със съдържанието на даден електронен документ. Подписът има няколко различни форми, за които сме писал в блога "Какво е електронен подпис". Тук ще разгледаме сценария с PDF файл и няколко различни видове подписвания.
Възможностите за подписване с няколко различни вида подписа
Технологията позволява един документ да бъде подписан електронно по няколко начина едновременно. Всяка от страните, която трябва да положи подпис, може да разполага с различно средство за електронно подписване.
Например, един документ може да бъде подписан с обикновен електронен подпис от един участник, с усъвършенстван от друг, и с квалифициран електронен подпис от трети, в зависимост от възможностите и инструментите, с които разполагат.
Практически сценарии
Много чест сценарии от практиката ни в DigiSign е следната ситуация: Един документ трябва да бъде подписан от управителя на организацията и от служител. Но докато управителя разполага с електронен подпис на флашка и с мобилен електронен подпис, служителят може изобщо да не може да борави с т. нар. "умни устройства".
В този случай не можем да говорим даже за издаване на подпис, камо ли да инсталиране на софтуер за управлението му върху компютър или телефон. В такива случаи за служителя използваме електронен подпис върху таблет. Документът, който подлежи на подпис, се визуализира в цялост на екрана на таблета. Човекът се запознава спокойно със съдържанието му и когато е готов, полага подписа си чрез писалка.
Междувременно, управителят може да подпише с КЕП или ОКЕП. Така върху документа има 2 вида подписи, като в случая с таблета, това се явява усъвършенстван електронен подпис.
Предимства и ограничения
Прилагането на няколко начина на подписване дава гъвкавост и ефективност на процеса по подписване. С DigiSign, един документ може да бъде изпратен за подпис до даден адресат, и тя или той сам да избере начина, по който иска да го подпише. Следва да се има предвид, че някой видове подписи имат и частични ограничения.
Например, ако имате да съберете подписи от 100 души върху една инструкция за безопасност, полагането на тези подписи с КЕП и визуализирането на съответните анотации, няма да е възможно. За всяка анотация е необходимо съответното пространство, и тогава физическото пространство върху документа няма да е достатъчно. Добавянето на нови страници в документа не е вариант, защото това означава вида и съдържанието на документа да бъдат изменени. А ако един документ е изменен, без значение дали само добавяме празна страница, валидността на положените подписи отпада.
Като решение в този случай може да се ползва таблица и полагане на подпис с таблет. Това е приложимо, когато всички служители работят в помещенията на организацията.
Какво правим обаче с отдалечено работещите служители? В този случай единственият вариант е документът да бъде размножен в отделния копия за всеки служител, и след това всеки да положи подписа си по най-удобния за нея или него начин.
Примери
С DigiSign един документ може да бъде изпратен за електронно подписване по всички възможни начини. Включително с КЕП на смарт карта, мобилен или облачен КЕП, с еднократен КЕП, с таблет или с двуфакторна идентификация с SMS. Ето как изглежда един документ, подписан с 4 различни вида подписа:
- ОКЕП от Борика Б-Тръст
- МКЕП от Евротръст
- DigiSign подпис, положен след двуфакторна идентификация
- Подпис на таблет с Signatus
Правни аспекти
В България, според закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ), обикновеният електронен подпис и усъвършенстваният електронен подпис имат същата правна сила като ръкописния подпис, когато страните са се споразумели за това (член 13, алинея 4).
За да може да се докаже, че страните вече са се споразумели, е необходимо да бъде налично такова споразумение, подписано или на хартия или с квалифициран електронен подпис. След това вече страните могат да подписват всякакви документи по начина, по който са се споразумели.
Тук е добре е да се отбележи, че подписването само с SMS или ПИН код не е добра практика.
Заключение
В заключение, електронното подписване по няколко начина едновременно е възможно и може да предложи значителни предимства в много контексти. За успешното му прилагане е необходимо малко планиране, подсигуряване с необходимите технологии и знания, и разбиране на актуалните правни изисквания.
Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронен подпис и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.