5+1 причини да подписвате електронно документи

"Дигитална трансформация". "Безхартиен офис". "Нула принтера" - все имена на инициативи от последните години, които са с висок приоритет при всяка организация. Натискът да преминем към работа без хартия постоянно се увеличава.

Но ако все още използвате добрия стар лист хартия и химикалка, за да подписвате документи, няма нужда да се бие аларма и да се влиза в паник режим. Има много случаи, когато хартията е незаменима. Има случаи, когато обемът на подписваните документи е много малък. Или пък работите с контрагенти, които не признават никакъв друг вариант за подписване, освен на хартия. И въпреки това, нищо не пречи да помислите и за възможните алтернативи.

Вече сме във времето, когато електронните подписи най-после са добили достатъчно популярност. Когато кажете "Хайде да подпишем електронно", вече не се виждат толкова често повдигнати вежди и интересни въпроси от типа "Това законно ли е?".

За да ви помогнем да вземете това решение сега, ще ви споделим някои от по-важните причини да започнете да подписвате документите по електронен път.

В сравнение с подписите, които се полагат на хартия, електронните подписи могат да спестят много време, защото времето за придвижване на електронния документ най-често се измерва в секунди, докато придвижването на хартиен документ, в най-добрия случай, може да се случи и в рамките на минути, но много често времето за подписване е производно на разстоянието между хората, които трябва да се подпишат върху документа. Нещо повече - всеки може да подпише електронно документа по всяко време и от всяко място, докато ако хартиеният документ е в офиса, то най-вероятно и достъпът до него е ограничен в рамките на работното време.

Освен времето, допълнителните разходите при подписване на хартия включват логистика (независимо дали ще се ползва куриерска услуга или собствен ресурс), хартия и съхранение. Последното е може би най-недооцененият разход, защото обикновено мястото, където се съхраняват документите, е част от пространството на един офис, за което се плаща наем. Така, освен еднократната цена на мебелта, където се съхраняват документите, имаме и допълнителен постоянен разход всеки месец за пространство, което със сигурност може да се използва много по-добре.

С електронните подписи и системите, които могат да управляват процеса по подписване, можем по всяко време да бъдем информирани за текущото състояние на процеса. Нещо повече - тези системи могат да изпращат автоматично напомняне на страните, които още не са положили подписа си. Освен това разполагате с пълна история кой и кога е подписал даден документ.

Според регламент 910/2014, сигурността на електронните подписи се разделя на 3 нива: Обикновен - това е всяка информация, която може да свърже съдържанието с подписващия; Усъвършенстван - идентичността на подписващия е свързана с електронния подпис; Квалифициран - идентичността на подписващия е гарантирана от регистриран доставчик на удостоверителни услуги. Докато стандартните "мокри" подписи на хартия могат много лесно да бъдат фалшифицирани, а много често и оспорени, то при усъвършенстваните електронни подписи това е изключително трудно, а при квалифицираните е направо невъзможно. Именно затова усъвършенстваните и квалифицирани електронни подписи имат много по-висока юридическа стойност и употребата им намира все по-голяма популярност.

Клиентите винаги оценяват скоростта и ефикасността. Изпращането на електронни документи дава много повече време за запознаване със съдържанието и удобството да се подпише документът по начина и времето, които са най-удобни за клиента. Осигурявайки възможност за електронно подписване, вие не само показвате уважение към времето на клиентите си, но и демонстрирате нивото на технологична адаптивност на вашата организация. Удобният процес на подписване не само пести време и пари, но най-вече може да повиши доверието във вашата организация. И не забравяйте, че вашите колеги и служители също могат да бъдат възприемани като клиенти на отдела ви.

Когато документите са на хартия, оригиналът може да бъде само на едно място. Електронно подписаният документ може да бъде размножен и съхраняван на много различни места - в система за управление на документи, на личния ви файлов сървър, на мобилния телефон или на флашка. И по този начин да е на удобно място за всеки, на който е необходим. Нещо повече - така подписаният документ не може да бъде променян. Никой не може да подмени страница, да коригира или заличи част от текста. Веднъж подписан, към документа могат да бъдат добавяни само подписи на още страни.

Разбира се, може би можете да си позволите да изчакате още време и да продължите да подписване всичко на хартия. Но защо да отлагате, когато вече е толкова лесно да направите прехода към електронното подписване? Защо да не бъдете една крачка пред конкурентите ви?

Свържете се с нас, за да ви покажем как DigiSign може да промени и улесни процесите по подписване във вашата организация.