Какво представлява квалифицираният електронен подпис (КЕП)?

В днешно време все повече услуги и документи се случват изцяло онлайн – от подаване на декларации до подписване на договори. Но за да бъдат тези действия наистина сигурни и законово признати, е нужен начин, по който да докажем, че именно ние стоим зад тях. Тук идва ролята на квалифицирания електронен подпис (КЕП).

Можете да го приемете като ваш личен подпис и печат в едно, но в дигитална форма – средство, което ви дава сигурност, че документите ви са защитени, а отсрещната страна може да е спокойна, че подписът е оригинален и не подлежи на фалшифициране. Благодарение на КЕП можем да спестим време, да избегнем купища хартия и в същото време да имаме увереност, че данните ни са в безопасност.

Квалифицираният електронен подпис (КЕП) е вид електронен подпис, който има същата правна стойност като мокрия подпис, положен на хартия. Той се издава от официално лицензиран доставчик на удостоверителни услуги (ДУУ), което осигурява възможно най-високо ниво на сигурност. Именно затова КЕП се използва, за да докаже, че един документ е подписан точно от вас и че съдържанието му не е било променяно след това.

Квалифицираният електронен подпис се издава от ДУУ, единствено след като е премината проверка на лични документи, удостоверяващи самоличността на лицето. Всяко удостоверение за КЕП се издава поименно и е обвързано със специфичен идентификатор – имейл адрес, ЕГН.

Като допълнителна стъпка при процеса по защита на удостоверението, всеки притежател на КЕП въвежда свой уникален ПИН код, който е длъжен да въведе всеки път при подписване на документ. По този начин подписващото лице удостоверява самоличността си при всяко подписване.

Най-общо казано, можем да приемем, че квалифицираният електронен подпис е личен дигитален подпис, който е аналог на стандартния саморъчен подпис. Това е законово уредено от Регламент 910/2014 на ЕС (eIDAS).

Както вече стана ясно, този вид подпис служи не просто за подписване на документи, но и за доказване на самоличността на подписващото лице. С негова помощ можем да извършваме редица важни действия онлайн – подаване на данъчни декларации и справки към държавни институции, сключване на договори с фирми и организации, участие в обществени поръчки или дори подписване на вътрешнофирмени документи.

КЕП гарантира, че документът, който изпращаме, има същата тежест, както ако бяхме отишли лично и го бяхме подписали на хартия. Така той се превръща в удобен инструмент за хора и бизнеси, които искат да спестят време, да намалят бумащината и да бъдат сигурни, че техните електронни документи са защитени и признати от закона.

Този вид подпис се поставя чрез мобилно приложение на издателя му (доставчикът на удостоверителни услуги). Така за полагането на ОКЕП са необходими единствено смартфон и връзка с интернет.

Както споменахме в по-горните редове, за да се издаде такъв подпис, подписващото лице преминава през процес по идентификация и справка на лични документи, който се случва в няколко лесни стъпки директно през мобилното приложение.

Не е нужно да се посещава физически офис, което също улеснява процедурата. Самият КЕП не се съхранява на физическо устройство, а в инфраструктурата на издателя му – облачно пространство, откъдето идва и наименованието на подписа.

Документите се получават директно чрез мобилното приложение на доставчика и могат да бъдат след въвеждането на предваерително зададен ПИН код, който всеки притежател на ОКЕП следва да зададе.

Квалифицираният електронен подпис (КЕП) на смарт карта представлява вид електронен подпис, който се съхранява върху физически носител - най-често специална смарт карта или USB токен (флаш памет).

За да бъде издаден, е необходимо лицето да посети физически офис на избрания доставчик, където се извършва идентификация на място – проверка на личните документи и потвърждение на самоличността. Едва след това се издава КЕП и се предоставя физическият носител, съдържащ сертификата за електронен подпис.

Преди полагането на този вид подпис върху документа, подписващата страна отново следва да въведе предварително зададен ПИН код. Самото подписване се случва, след като флаш паметта бива свързана с компютър.

Приложенията на квалифицираният електронен подпис могат да се разграничат най-лесно като служебни и лични, в зависимост от типа документ и ролята на подписващото лице.

Квалифицираният подпис може да бъде издаден както на физическо лице, така и на юридическо. И двата типа КЕП имат равна юридическа сила на саморъчния подпис, но се различават по цена, цел и обхват на употреба. Тук е важно да отбележим, че подписът на физическо лице може да бъде използван и в контекса на професионални дейности. Повече по темата можете да прочете в материала ни за смисъла от професионалния електронен подпис.

Например ако служител, изпълняващ ролята на счетоводител, управител, юрист или друга служебна позиция, разполага със свой личен подпис, издаден на физическо лице, той може да подписва и работни документи като договори, анекси, декларации и други.

Разбира се, всеки гражданин, притежаващ КЕП, може да го използва за лични нужди - подаване на данъчни декларации, заявления до държавни органи, проверка на осигурителни права, подписване на договори с доставчици на услуги или банки и др. Той предоставя възможност за сигурна електронна идентификация и за подписване на документи с пълна правна стойност, без необходимост от физическо присъствие.

Дигитализацията отдавна не принадлежи само на бизнеса, но и на всеки един от нас - тя е в наши ръце и ни дава свобода да оптимизираме редица процеси, както в професионален, така и в личен план.

Квалифицираните електронни подписи безспорно спестяват време на организациите, позволявайки им да подписват служебни документи за отрицателно време - както вътрешнофирмени така и външнофирмени. Не по-малък е и приносът им в улесняването на живота на всеки гражданин, сблъскващ се с административни процедури, подновяване на договори за комунални услуги и други.

Макар че някои все още имат съмнения около технологиите, най-сериозната пречка пред масовото приемане на КЕП остава липсата на информираност и навика да се използват дигитални инструменти. Но с напредъка на технологиите и дигиталната грамотност на населението, потенциалът на квалифицираните подписи е огромен.