Колко струва подписването на хартия и колко с електронен подпис?

Вечният носител на промяната – технологиите, е "виновен" и за еволюцията в начина, по който подписваме документи. Наблюдаваме как от норма, подписването на хартия започва да се превръща в отживелица и символ на ретроградно мислене.

Една по една, организациите се насочват към далеч по-смисленото и удобно електронно подписване. Защото колкото и двата метода за подписване да изпълняват една и съща функция, разликите по отношение на цена, скорост, сигурност и въздействие на околната среда са огромни.

В тази статия разглеждаме преките и косвени фактори, които определят цените за подписването на хартия и с електронен подпис, като не пропускаме да коментираме предимствата и недостатъците на всеки метод.

Да започнем с въпроса, който всъщност много организации пропускат да си зададат:

Един пакет хартия от 500 листа към момента на писането на статията струва между 8 и 12 лева, в зависимост от качеството и търговеца. Тази цена може на пръв поглед да не изглежда много съществена, но в организации, които работят с десетки и стотици хиляди документи (банки, доставчици на комунални услуги, телекоми), този разход може да се окаже на 3-то място след заплати и наеми на офис помещения.

При цена на пакет стандартна хартия от 500 листа от около 10 лева имаме средна цена от 0.02 лева на лист или 0.04 на документ.

Новите или рециклирани тонер касети не са евтини. Особено при цветни документи, за отпечатването на които ви трябват 4 касети. Цените варират много в зависимост от производителя, модела и най-вече капацитета.

Тонерите могат да струват от 50 лева (за 2000 страници) до 1000 лева (за 50000 страници). Колкото по-голяма е тонер касетата, толкова по-изгодно излиза цената на страница. Но като долна граница имаме 0.02 лева, а за горна можем да приемем 0.05 лева на страница. Или съответно между 0.04 и 0.10 на документ. Усреднено - 0.07 лева.

Цените могат да варират в много широки граници. Обикновено колкото повече документи печата една организация, толкова по-висок клас принтери си поръчва. А когато говорим за принтери, не може да не коментираме и поддръжката им. Ремонти, подмяна на части и почистване добавят не само разход, но и нещо много по-важно: време, в което не можете да печатате. Това води до прекъсване в процесите и забавяне на подписването на документите.

Дори във варианта, в който принтерите се ползват като услуга (без да придобивате самите устройства), просто себестойността им не се заплаща предварително, а се разпростира в множество месечни вноски.

При всички положения, за да не пропуснем да остойностим това перо, ще заложим минимална цена от 0.025 лева на страница или 0.05 на документ, макар че имаме силни подозрения, че като калкулираме стойността на принтера и разходите за ремонт и поддръжка, разходите са значително по-големи.

Съхранението на хартиени документи изисква физическо място. Обикновено в папки, секции, стаи, а понякога и цели етажи и сгради. Цената за наем и поддръжка на тези помещения е съществен и ежемесечен разход, особено на фона на непрекъснато растящите нива на наеми и цени на недвижими имоти.

Ако към това добавим и стойността на специализирани помещения за чувствителни и секретни документи, тогава цената за съхранение става още по-съществена.

Има компании, които предлагат услуги по съхранение на документи, но това също идва със своята цена и забавено време за достъп до документите при нужда.

За целите на настоящата съпоставка, правим следните калкулации: Цената на наем на офис площи варира между 15 и 30 лева на кв. метър. Една секция с 75 папки заема 0.3 кв. метра. В една папка има не повече от 200 страници или да кажем 100 документа. Ако един документ стои средно 3 години в една папка, това перо възлиза на около 0.04 лева на документ.

Когато имате повече документи, които се подписват на хартия от хора на различни локации, цената на куриерските услуги може много бързо да се акумулира. Особено при експресни заявки, към каквито се прибягва всеки път, когато имаме важен и спешен документ за подписване.

През 2024 средна цена на куриерската услуга за плик с документи е 5 лева.

Смятаме ги само веднъж, защото приемаме, че бизнес етикета изисква разходите за куриерските услуги да се споделят между страните.

Базираното на хартия подписване изисква много ръчни операции: отпечатване, физическо придвижване в и извън офиса, подреждане, архивиране. Дори това да отнема броени минути на документ, в организации с голямо количество хартиени документи калкулацията е следната:

При 1000 документа и 10 минути за обработка на документ (макар, че реално може да е доста повече), това са 10000 минути или 167 човеко-часа. 21 човеко дни! Това е точно 1 работен месеца на един служител, които отиват само в обработка на хартиени документи.

В това изчисление изобщо не включваме калкулации за времето, изразходвано в търсене на даден документ. При това без гаранция, че ще бъде намерен.

За да калкулираме цената на труда за един документ, взимаме средната цена на труд на час от 18,20 лева за България (по данни на Европейската комисия), и правим извода, че за обработката на един документ струва малко над 3 лева.

Вижте допълнително сравнение на необходимите операции при двата вида подписване: Най-лесният и удобен начин за подписване на документи.

Отвъд финансовите разходи, подписите на хартия имат значително въздействие върху околната среда. Обезлесяване заради производството на хартия, въглеродни емисии от печат и транспорт на документите, хартиени отпадъци – всичко това носи щети на света, в който живеем. И това е фактор, към който нито една организация не може да остава равнодушна.

След като подложихме на значителна критика подписването на хартия, нека сега да погледнем неговата съвременна алтернатива в лицето на електронното подписване, при което също има не малко фактори, който определят себестойността му.

Независимо по какъв начин ще подписвате – с подпис на флашка или чрез платформа като DigiSign, имате първоначален фиксиран разход за внедряване и настройка на средата.

За цените за издаване на електронен подпис сме писали детайлно в статията относно ценовите нива в България през 2024?. Вижте повече и за удобството да се подписваш по всяко време с мобилния си телефон.

Има множество алтернативи на подписването с флашка, като сред основните са облачните платформи за подписване като Docusign, Adobe Sign, SignNow и множество други. Всички те предлагат лиценз, който се базира на месечна такса на потребител в диапазона между $10 до $40. От една страна, това не поставя ограничение върху броя подписани документи, но от друга води до следните негативни последици:

Компаниите закупуват ограничен брой лицензи само за ключови потребители, които да управляват процеса по подписване. Така тези потребители се превръщат в тясно място в процеса, тъй като от тях зависи да се придвижи един документ. Ако трябва да направим сравнение с хартиеното подписване, това е все едно да имаш ограничение кой да може да печата документи. Например на 20 търговеца да има само 1, който да има достъп до принтера.

И връщайки се на темата за лицензите, ако трябва да се закупят лицензи за всички, които трябва да изпращат документ за подписване, става икономически неизгодно. Затова DigiSign подхожда по далеч по справедлив начин, базиран на брой положени подписи.

Цените на пакетите подписи, които предлага DigiSign, варират от 0.05 до 1.25 лева, което прави средната цена 0.65 лева на подпис или 1.30 на документ. Свържете се с нас за повече информация.

Интеграциите с различни бизнес системи също може да струват не малко пари, особено ако има да се реализира комплексна бизнес логика с множество начини на подписване и няколко доставчика на електронни подписи. Като решение на този въпрос, DigiSign предоставя програмен интерфейс (API), чрез който бизнес приложенията могат да се интегрират с платформата и да изпращат автоматично заявки за подписване.

В повечето случаи, за електронното подписване не се изисква закупуване на нов хардуер. Подписване с подпис на флашка се поддържа от всеки компютър, а мобилното подписване може да се направи от почти всеки smart телефон.

За организации, където се подписват множество чувствителни документи, е добра практика платформата за електронно подписване да бъде разположена върху инфраструктура на компанията с оглед на необходимостта от пълен контрол на достъпа до документите. DigiSign предлага такъв вариант на ползване, като по този начин се гарантира пълната неприкосновеност на документите от външни за организацията лица. Този модел обаче изисква наличието на сървъри, системи за управление на бази данни, сървъри за приложения, сертификати и други инструменти, които имат принос към първоначалната инвестиция.

Основното предимство на електронно подписаните документи, които се съхраняват на файлова структура, онлайн или в дадена информационна система, е изключително бързият достъп до тях. В случая даже не може да се направи сравнение с времето, необходимо за да достъпите даден физически даден документ. Говорим за действия, които се извършват за секунди, в сравнение с такива, които отнемат минути.

Цифровите документи могат да се съхраняват върху локални или облачни платформи и системи, като това струва частица от цената, необходима за физическото им съхранение. Облачни среди за съхранение на файлове като Google Drive или Microsoft OneDrive таксуват между $5 и $20 на терабайт на месец. При среден размер на документа от около 100kb, този терабайт се равнява на 10 милиона документа.

Това означава, че дори ако плащаме по $20 на терабайт месечно, то цената за съхранение на документ възлиза на 0,000072 лева.

Електронното подписване ускорява процесите. Писали сме обширно за предимствата му, но нека и тук съвсем накратко да направим съпоставката: вместо часове за печатане, изпращане и чакане за подписване, електронните подписи позволяват подписване в рамките на минути.

Това позволява на служителите да се фокусират върху задачи с по-висока стойност. Нещо повече – платформи като DigiSign могат автоматично да изпращат напомняния за подписване на документи, като по този начин допълнително се автоматизира и облекчава работата.

За да калкулираме цената на труда за подписване с електронен подпис приемаме, че обработката отнема 2 минути и прилагаме същата ставка, която ползвахме и при изчислението за процеса на хартия - 18,20 лева. Това прави 0,62 лева на документ.

Вижте допълнително сравнение на необходимите операции при двата вида подписване.

Електронните подписи са устойчива алтернатива на хартиеното подписване, намалявайки нуждата от физически ресурси. Елиминирайки хартията, тонери и въглеродните емисии, свързани с транспортирането на документите, организациите могат да допринасят за подобряването на състоянието на околната среда с всяко едно подписване на документ.

Директното сравнение на разходите за двата вида подписване е безспорно в полза на електронното подписване, но погледнато в по-дългосрочен план, разликите в себестойността стават още по-драматични. Дори първоначалната инвестиция в електронно подписване бледнее през постоянните разходи за печат на хартия.

В зависимост от конкретния начин на електронно подписване, може да има нужда от първоначално обучение на служителите за работата с нова система. Но да не забравяме, че същото обучение е необходимо и когато се инсталира нов принтер.