Електронните подписи в микро, малки и средни предприятия

Много собственици на малки и средни фирми смятат, че електронното подписване е нещо, което могат да си позволят само големите корпорации. Информационни системи, софтуерни лицензи, ИТ екипи, промени в процесите и много обучения. Всичко това се асоциира със дигиталното подписване, и звучи сложно и скъпо.

Истината обаче е съвсем различна: електронното подписване вече не е само за големите.

Дори и най-малките компании не само могат, но и трябва да го използват, защото всичко става много по-бързо, няма никакви технически бариери и най-вече – изобщо не струва толкова много, колкото предполагате.

Докато големите организации често имат цели отдели, които обслужват документооборота, при малките бизнеси това обикновено е… собственикът.

Въпросното лице подготвя и изпраща договора, чака куриер, звъни да пита дали клиентът е подписал, после сканира, архивира, праща копия. И ако нещо се загуби по пътя – всичко започва отначало.

С DigiSign постоянно виждаме как компаниите оптимизират процеси само с една малка промяна: документите се изпращат за подпис онлайн и се връщат готови за минути.

За какви документи става дума? За всички документи, които в момента подписвате на хартия. Това включва:

• Търговски договори;
• Приемо-предавателни протоколи;
• Декларации;
• Анекси;
• Вътрешни документи.

Тук не говорим с гръмки думи като "Нека да започнем проект за дигитална трансформация". Просто заменяме едно единствено нещо - начина на подписване. Вече не е на хартия, а електронно.

Резултатите са видими още от първите дни след като е внедрено решение като DigiSign: по-малко грешки, по-малко разходи, всичко става много по-бързо и информацията е достъпна по всяко време и от всяко място.

Преките и непреки разходи за първия клиент, за който разказахме по-горе, паднаха от около 800 лв. месечно на под 100 лв.

В статията Колко струва подписването на хартия и колко с електронен подпис разглеждаме много подробно колко струва подписването "по стария начин".

Накратко, при 50 документа на месец това означава:

• 500–600 лв. в куриерски услуги;
• Хартия, мастило, сканиране и принтиване – още 100–150 лв.;
• Поне 10+ часа загубено време.

Това са около 600-750 лв. месечно, или над 7000 лв. годишно, изразходени само заради липсата на дигитален процес.

От другата страна, с DigiSign:

• Документът се изпраща за секунди;
• Подписва се дистанционно;
• Архивира се автоматично;
• Няма куриери;
• Няма загубени, увредени или унищожени документи.

Най-важното: сделките приключват много по-бързо. Договори, които обикновено отнемат 3 дни на хартия, се подписват онлайн за 3 минути.

И като бонус: клиентите не само са по-доволни, защото комуникацията става много по-бързо, но и започват да гледат на фирмата ви със съвсем други очи. Като на фирма, която търси начин не само да оптимизира собствените си процеси, но и да направи и живота на клиентите си по лесен.

Една от най-големите заблуди е, че електронното подписване винаги означава подписване с квалифициран електронен подпис (КЕП). Да, това е най-сигурната форма, но не е единствената.

Много организации използват и т.нар. усъвършенстван електронен подпис. Това е напълно законна форма, стига страните да са се съгласили предварително да подписват по този начин. Това може да бъде описано в рамков договор, в общите условия или дори в първия подписан документ.

Предимството? С усъвършенстван подпис няма нужда от смарткарти (флашки) или сертификати, които да носите със себе си. Подписването става онлайн или на таблет, с няколко клика, а системата пази пълен дигитален отпечатък за подписващите, времето и съдържанието на подписа.

Нещо повече - всяка организация може да комбинира двата подхода:

• КЕП за документи, изисквани от държавни институции или банки;
• Усъвършенстван подпис за ежедневни договори, заявки, протоколи, и вътрешни документи.

Не е нужно да дигитализирате всичко наведнъж. Най-добрите резултати идват от малките, но постоянни усилия.

Ето един кратък чеклист за внедряване:

1. Определете кои документи най-често подписвате - Договори с клиенти? Протоколи? Заявки? Изберете един тип документ и започнете с него.
2. Изберете партньор за електронно подписване - Важно е решението да може да работи с максимален брой варианти за подписване. DigiSign работи с КЕП от всички доставчици в България – Евротръст, Б-Тръст, ИнфоНотари и Стампит, усъвършенстван подпис и с таблети - така имате максимална гъвкавост.
3. Определете вътрешно кой ще отговаря за процеса - Дори и в малък екип е добре да има човек, който следи дали всичко се изпраща и подписва правилно.
4. Добавете в договорите си текст за съгласие при усъвършенстван подпис - Така сте напълно правно защитени и няма нужда всеки път да се коментира как точно ще се подписват документите.
5. Обучете екипа - Отнема буквално 10 минути – просто покажете как се изпраща документ. Повечето потребители се ориентират още при първото ползване.
6. Разширете процеса - След 1–2 месеца можете да добавите и други типове документи – приемо-предавателни протоколи, вътрешни заповеди, анекси, споразумения и прочие.

Най-трудната част в дигитализацията не е технологията, а навикът.

Първият подпис електронно често предизвиква скептицизъм. Вторият вече е естествен. А след петия вече никой не иска да се връща към хартията.

Много от клиентите ни споделят, че още след първия месец забелязват колко по-спокойна става работата – няма "До сме с договора?", "Подписа ли го клиентът?" или "В коя папка е оригиналът". Всичко е в един портал, с история, защита и проследимост.

Много собственици на малък бизнес отлагат електронното подписване, защото мислят, че ще им струва скъпо или ще им отнеме време. Но реалността е точно обратната – колкото по-малка е организацията, толкова по-бързо усеща ефекта от дигитализацията.

Започнете с един тип документ, пробвайте един месец, измерете резултатите – и ще се убедите сами.