Лого на Top Rent A Car - компанията, която внедрява електронен подпис с помощта на DigiSign

За Top Rent A Car

Top Rent A Car e най-голямата фирма за автомобили под наем в България. Компанията оперира активно с автопарк от приблизително 3000 автомобила, в 17 офиса в цялата страна. От началото на 2024 г. развива дейност и на румънския пазар със собствен офис в непосредствена близост до Летище Отопени в Букурещ.

Стартирайки работа през 2003 г., Top Rent A Car има повече от две десетилетия доказан опит в сферата на мобилността, като ежедневно работи по разширяването на портфолиото си от услуги, за да осигури по-широк спектър от решения за нуждите на клиентите си.

toprentacar.bg

Въведение

Всяка компания има документооборот от вътрешнофирмени документи, касаещи правоотношението на служителите. При фирмите с активна работа с клиенти обаче този документооборот не се свежда само до вътрешна дейност, а напротив – по-голямата част касае договорни отношения, споразумения, декларации и други типове документи именно с клиентите.

Такъв е случаят и при Top Rent A Car, които ежедневно подписват стотици документи със своите клиенти. Подобен процес изисква изключително добра организираност и внимание към всеки детайл. В тази статия ще ви разкажем как компанията въведе изцяло безхартиен метод на работа с клиенти, като същевременно управлява електронно и вътрешните си документи.

Управлението на документи в най-голямата фирма за автомобили под наем у нас

С големия брой клиенти идва и голямата отговорност. Документацията по сключването на договорите за наем на автомобили следва да е безупречна, за да отговаря и на висококачествената предоставена услуга. Сред най-често възползващите се от нея у нас са чужденци, което също оказва фактор, тъй като това е част от цялостното им преживяване в страната ни.

Всеки клиент би искал надеждна фирма, която да осигури именно това – цялостно преживяване, започвайки от избора на автомобил, през обслужването, до самото сключване на договора и времето, което отнема всичко това. Но какво се случва, когато толкова голям брой документи се подписват на хартия?

Организация на процеса по подписване преди DigiSign

Като всеки традиционен хартиен метод на управление на документи, и в този случай се налага подготвяне на необходимия комплект документи и разпечатването на екземплярите за двете страни. След полагането на подписите върху обозначените места, следва съхранение и архивиране на хартиените носители.

Ето какво сподели по темата Пламен Пеев, Оперативен мениджър в Top Rent A Car.

"Процесът по подписването на документи преди DigiSign беше организиран изцяло на хартия. В ежедневната ни работа обработваме над 400 операции с клиенти на ден в цялата страна, които следва да подписват документи във връзка с предоставената от нас услуга. Това създаваше, буквално хиляди листи документооборот на ежедневна база, които следваше да бъдат физически обработвани на различни нива в организацията, както и да бъдат надлежно съхранявани, което беше един изключително тежък административен процес, изразходващ време, място, енергия, човешки ресурс и финансови средства."

Внедряването на платформата за електронно подписване DigiSign

Въвеждането на електронен подпис при Top Rent A Car включваше добре планирани действия и от двете страни. Поетапно компанията започна да подписва договорите и приемо-предавателните протоколи със своите клиенти електронно чрез таблети във физическите си офиси. След успешното дигитализиране на този процес, компанията започна да подписва електронно и вътрешните си документи.

"Процесът по внедряването на системата протече по-леко от очакваното. Екипът на DigiSign беше на разположение по време на целия процес като решенията бяха бързи, ефективни и максимално гъвкави, така че да бъдат съобразени с нашите нужди. Ефективния съпорт от тяхна страна, продължава и към настоящия момент. DigiSign отговори на нашите нужди и очаквания. Доволни сме от постигнатото за тези няколко месеца и намираме проекта за успешен", добави Пеев.

Основните предимства на електронния подпис

Традиционната обработка на документи, свързани с над 400 операции, с клиенти е меко казано неудобна, дори тромава. При дигиталният ѝ еквивалент обаче оптимизацията е безспорна - създаването, изпращането и подписването отнемат секунди. Същото се отнася и до съхранението - намирането на електронен документи сред хиляди такива е в пъти по-лесно спрямо търсенето в папки, класьори и купища хартия.

По този начин и двете страни спестяват време и ресурси. Клиентът е доволен и впечатлен колко бързо успява да си наеме кола, а в резултат на това служителите в Top Rent A Car могат да отделят време и енергия на повече клиенти за деня.

Но спестяването за компанията не се свежда само до време, а и до ресурси, които до преди това са отделяни за хартия - при това много хартия, както вече стана ясно. Тук не бива да подминаваме и факта, че съхранението на хартиени документи крие рискове, сред които повреда и загуба на екземпляри. При електронната обработка разполагаме с много по-високо ниво на сигурност не само от повреди, но и спрямо достъпа до документите.

"Основните предимства на електронното подписване, които използваме за целите на нашия бизнес, се изразяват в оптимизиране на работата ни с крайни клиенти, оптимизиране на вътрешно фирмени процеси, отпадане на необходимостта от покупка, създаване и съхранение на хиляди страници хартия, отпадане на необходимостта от професионални принтери. По-голяма гъвкавост при въвеждане на промени в документите ни с оглед на това, че са изцяло дигитални и не сме зависими от хартиени носители. Въвеждане на изцяло paperless процес при работата с клиенти, което беше сред една от основните ни цели за устойчиво развитие", разказа Пеев.

Заключение

Имплементирането на DigiSign в Top Rent A Car показва, че електронното подписване и управление на документи е необходима стъпка напред за компании с голям документооборот.

Дигитализацията на процесите е ключова за развитието на организацията. От своя страна, те се стремят да я приложат и в други процеси, които едновременно да улесняват работата на служителите и да подобряват услугата, която предоставят на клиентите си. Спокойно можем да кажем, че Top Rent A Car е съвременна компания, която успешно въвежда технологиите в ежедневната си работа и черпи най-доброто от тях.

Именно това е и мисията на DigiSign - да оптимизира бизнес процесите по траен и сигурен начин, доказвайки предимството на дигиталните продукти.

Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронен подпис и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.

Започнете да подписвате електронно Обратно към блог списъка