Top Rent A Car и DigiSign: Безхартиен процес при работата с клиенти

Всяка компания има документооборот от вътрешнофирмени документи, касаещи правоотношението на служителите. При фирмите с активна работа с клиенти обаче този документооборот не се свежда само до вътрешна дейност, а напротив – по-голямата част касае договорни отношения, споразумения, декларации и други типове документи именно с клиентите.

Такъв е случаят и при Top Rent A Car, които ежедневно подписват стотици документи със своите клиенти. Подобен процес изисква изключително добра организираност и внимание към всеки детайл. В тази статия ще ви разкажем как компанията въведе изцяло безхартиен метод на работа с клиенти, като същевременно управлява електронно и вътрешните си документи.

С големия брой клиенти идва и голямата отговорност. Документацията по сключването на договорите за наем на автомобили следва да е безупречна, за да отговаря и на висококачествената предоставена услуга. Сред най-често възползващите се от нея у нас са чужденци, което също оказва фактор, тъй като това е част от цялостното им преживяване в страната ни.

Всеки клиент би искал надеждна фирма, която да осигури именно това – цялостно преживяване, започвайки от избора на автомобил, през обслужването, до самото сключване на договора и времето, което отнема всичко това. Но какво се случва, когато толкова голям брой документи се подписват на хартия?

Традиционната обработка на документи, свързани с над 400 операции, с клиенти е меко казано неудобна, дори тромава. При дигиталният ѝ еквивалент обаче оптимизацията е безспорна - създаването, изпращането и подписването отнемат секунди. Същото се отнася и до съхранението - намирането на електронен документи сред хиляди такива е в пъти по-лесно спрямо търсенето в папки, класьори и купища хартия.

По този начин и двете страни спестяват време и ресурси. Клиентът е доволен и впечатлен колко бързо успява да си наеме кола, а в резултат на това служителите в Top Rent A Car могат да отделят време и енергия на повече клиенти за деня.

Но спестяването за компанията не се свежда само до време, а и до ресурси, които до преди това са отделяни за хартия - при това много хартия, както вече стана ясно. Тук не бива да подминаваме и факта, че съхранението на хартиени документи крие рискове, сред които повреда и загуба на екземпляри. При електронната обработка разполагаме с много по-високо ниво на сигурност не само от повреди, но и спрямо достъпа до документите.

"Основните предимства на електронното подписване, които използваме за целите на нашия бизнес, се изразяват в оптимизиране на работата ни с крайни клиенти, оптимизиране на вътрешно фирмени процеси, отпадане на необходимостта от покупка, създаване и съхранение на хиляди страници хартия, отпадане на необходимостта от професионални принтери. По-голяма гъвкавост при въвеждане на промени в документите ни с оглед на това, че са изцяло дигитални и не сме зависими от хартиени носители. Въвеждане на изцяло paperless процес при работата с клиенти, което беше сред една от основните ни цели за устойчиво развитие", разказа Пеев.

Имплементирането на DigiSign в Top Rent A Car показва, че електронното подписване и управление на документи е необходима стъпка напред за компании с голям документооборот.

Дигитализацията на процесите е ключова за развитието на организацията. От своя страна, те се стремят да я приложат и в други процеси, които едновременно да улесняват работата на служителите и да подобряват услугата, която предоставят на клиентите си. Спокойно можем да кажем, че Top Rent A Car е съвременна компания, която успешно въвежда технологиите в ежедневната си работа и черпи най-доброто от тях.

Именно това е и мисията на DigiSign - да оптимизира бизнес процесите по траен и сигурен начин, доказвайки предимството на дигиталните продукти.