Мокрите подписи ли са последното препятствие по пътя към пълната дигитализация?

Както в личен, така и в професионален план, дигитализацията доведе до драматични промени в начина, по общуваме и по който вършим работата си. Мобилните комуникации, интернет и днешните постижения на изкуствения интелект трансформират абсолютно всяка индустрия. И въпреки това, насред целия технологичен напредък, една вековна практика демонстрира забележителна способност за самосъхранение: употребата на т. нар. "мокри подписи" или с други думи – подпис върху хартия.

Преходът към безхартиени операции набира все по-голяма скорост и обхват, променяйки всички процеси в работата ни и извън нея. Ала изискването за мокри подписи при някои видове документи остава значима преграда по пътя към пълната дигитализация.

Забележителната устойчивост на този античен метод за идентификация в иначе изцяло цифровата среда, в която живеем, повдига важни въпроси за баланса между традиция и иновации, правната рамка и начина, по който ще работим в бъдеще.

Мокрият подпис, характеризиращ се с действието на изписване на името ни с писалка върху хартия, е стандартна практика за идентификация на подписващия от векове. Въпреки нарастващата популярност на електронните подписи, в много области мокрият подпис все още се прилага. Най-вече при формални споразумения, протоколи и официални договори.

Един електронен подпис от много години е приравнен на мокър подпис по правна стойност, но традиционният подпис на хартия все още продължава да бъде важен елемент в много аспекти на съвременния живот, въпреки наличието на алтернативни методи за удостоверяване. Това се обуславя от следните фактори:

Още от древен Египет и Месопотамия, много преди изобретяването на хартията, хората са използвали специални символи и печати за удостоверяване на авторство върху предмети и документи. Изработвайки даден глинен съд, майсторът е оставял своя специфичен знак, като по този начин индикира произхода му.

В обществата на Древна Гърция и Рим започва използването на лични подписи с мастило върху папирус и пергамент. Подписите започват да има все по-голямо значение, превръщайки се в символ за лична отговорност и валидност на документите.

През средновековието в Европа подписите стават все по-разпространени, особено сред благородниците. Често до подписа се прилагал и печат за допълнително удостоверяване. Може би това е една от първите прояви на двуфакторната идентификация: нещо, което знаеш и нещо, което притежаваш. В случая, знаеш и можеш да положиш подписа си, и разполагаш с пръстен или печат, с който да маркираш восъчното клеймо.

По време на ренесанса се повишава грамотността на населението, и още по-голям брой хора започват да се подписват с имената си върху правни и лични документи.

Технологичният напредък през периода 17 до 19 век, включително изобретяването на писалка с перо и по-качествената хартия, прави мокрия подпис още по-лесен и достъпен за широките маси. Подписът става основен метод за удостоверяване на документи и така до наши дни.

Върху множество специфични документи се изисква мокър печат: завещания, нотариални актове и други. Не че нещо пречи върху самите документи да бъдат положен електронен подпис, но самото полагане на подписи обикновено се извършва в контекста на ситуация, в която официално лице следва да удостовери както идентичността на подписващите, така и състоянието на духа (ако може така да го наречем), в което се намират.

Въпреки технологичния напредък на електронните подписи, много хора са с вярването, че мокрия подпис дава по-високо ниво на сигурност и автентичност.

По отношение на сигурността, не може да има спор, че електронните подписи предоставят много по-голямо ниво на сигурност. Непознаването на технологията, която стои зад електронния подпис, не е аргумент против сигурността му. Използваните криптографски методи гарантират, че подписът не може да бъде фалшифициран. Дали може да бъде използван от някой друг? Разбира се. Ако титулярът предостави носителя на подписа и кода за достъп, тогава някой друг може да направи изявление от негово име.

По отношение на автентичността също не може да има база за сравнение. Един положен на хартия подпис винаги е уникален. Дори два подписа положени един до друг от един и същ човек веднага един след друг ще имат минимални разлики, доловими след много прецизен анализ. Какъвто правят графолозите. При техните експертизи заключенията никога не са 100%. Винаги има малък процент допускане, че подписът може да е положен и от друго лице. За разлика при електронните подписи, където всеки път, когато се ползва, остава един и същ дигитален отпечатък.

Физическото подписване може да има голям психологически ефект поради осъзнаването на значението на това, което се подписва и ангажимента със съдържанието на документа. В общественото съзнание самото подписване символизира разбиране, съгласие и най-същественото – умствено и физическо присъствие. Затова и до сега документи, които определят развитието ни като общности на местно и международно ниво, се подписват в много официална обстановка и на хартия.

Въпреки тяхното културно-историческо значение, мокрите подписи създават все повече затруднения в съвременния цифров свят. Писали сме обширно защо да се премине към електронно подписване, а тук ще спрем само на някои основни положения.

Изискването за физическо полагане на подпис може да забави много даден процес. Особено за случаи, когато подписването може да се извърши и изцяло онлайн. Понякога подписването на хартия може да коства забавяне с дни. Вижте сравнение ни на методите за подписване.

Дори ситуации, когато се касае приемо-предаване на стоки, подписването отново може да се извършва електронно върху таблет или други специализирано устройство, така че да се спести от подготовката на хартиени документи.

Мокрите подписи изискват хартия, което има пряко отношение към околната среда. Нямаме статистически данни за България, но можем да направим някои изводи от данните за САЩ през 2023 година:

• Средно-статистическият работник използва впечатляващите 10000 листа хартия на година;
• От 10 разпечатани документа на ден, в същия ден се ползват само 4 от тях. Останалите се архивират или изхвърлят;
• Офисите в Америка консумират около 12.1 милиарда листа хартия;
• Приблизително 75% от организациите декларират амбиции в посока дигитална трансформация на дейностите, свързани с печат. В повечето случаи това се свежда до употребата на мултифункционални устройства, комбиниращи печат, сканиране, копиране и факс в едно устройство. Това рефлектира върху ръста продажбите от 4% за 2023 на мултифункционалните принтери;
• 90% от компаниите нямам идея колко принтера имат в офисите си;
• 50% от обажданията към ИТ екипите по поддръжка са свързани с проблеми при печата;
• Повечето компании подценяват значително разходите си за печат, като в някои случаи отклонението е 40%;
• В някои индустрии печатането на документи е 3-тия по големина разход след заплати и наеми;
• Служителите губят средно по 20 минути дневно в издирване на документи на хартия.

Източник: U.S. Environmental Protection Agency

Тези данни, без оглед на размера на организацията, показват колко разхитително и безразборно и безотговорно е станало печатането на документи в организациите. През последните 40 години използването на хартия се е увеличило с 400%. За да се задоволи това търсене, дневно се отсичат 2 милиона дървета!

Изискването за физическо присъствие на място по полагане на подпис и размяна на документи е истинско препятствие за:

• все по-широко приложимата отдалечена работа
• международни договори и транзакции
• хора с затруднения с придвижването, за които да дойдат до даден офис или организация може да е истинско предизвикателство.

И тук е мястото още веднъж да припомним, че веднъж подписан документът, след това трябва да бъде съхранен някъде. А след време, трябва да може да бъде и намерен. Напомняме за загубите от усреднените 20 минути дневно в търсене на документи.

За да се преодолеят предизвикателствата, породени от мокрите подписи, трябва да продължим процеса на промяна не само на технологично ниво, но също и на законодателно и най-вече, на културно ниво.

Дните на ползване на електронен подпис на флашка са преброени. Удобството, което предоставят мобилните приложения е несравнимо. Почти винаги и навсякъде носим със себе си телефоните си, докато флашките налагат да мислим за още едно нещо. Мобилните приложения ще стават все по-бързи и удобни, а самите електронни подписи – все по-достъпни.

Основните закони, свързани с електронното подписване са налични от много време. Ала има много специализирани наредби и правилници, в които се изисква подписване на хартия. И въпреки, че това е правен абсурд, много администрации си позволяват да продължават да изискват и да предоставят документи на хартия. Имено в тези нормативни документи е необходимо да се случи еволюцията, така че да можем да премахне изцяло хартията.

Промяната на многовековни практики и вярвания изисква време. Но повишаването на общата култура за електронните подписи във всички възрастови и социални групи може да промени нагласите. Ролята на образователната система, държавната администрация и защо не и на частните организации има критично значение. Предоставяне на широко достъпна информация относно сигурността и ефективността на електронните подписи от една страна, и от друга отражението на мокрите подписи върху околната среда, може да промени обществените нагласи.

Адресирайки предизвикателствата, които изброихме по-горе, можем да постигнем съществен напредък по пътя към напълно дигитализирани работни процеси. Имаме всички необходими технологични предпоставки да направим прехода към един по-ефективен, сигурен и отговорен към околната среда начин на живот, в който ролята на мокрите подписи да бъде сведена до минимум.