Лого на пресрилейшънс - компанията, която внедрява електронен подпис с помощта на DigiSign

За пресрилейшънс

От 2001 г. насам пресрилейшънс е една от водещите компании, предоставяща услуги в сферата на медийния мониторинг и анализ. С интернационален екип от 250 медийни експерти, разположени в 12 стратегически локации (Дюселдорф, Берлин, Хамбург, Лайпциг, Франкфурт, Виена, Шанхай, Сингапур, Цюрих, Остин, София, Велико Търново), компанията умело съчетава аналитично мислене с модерни технологии и изкуствен интелект.

пресрилейшънс предлага цялостен пакет от услуги, обхващащ всички видове медии, както и различните етапи, необходими за успешно планиране, управление, измерване и оценка на комуникационните стратегии на над 1000 клиенти.

pressrelations.com

Въведение

Фирма пресрилейшънс ЕООД (да, така се изписва, с малка буква), част от немската компания pressrelations GmbH, направи огромна промяна, свързана с цялостна дигитализация на електронните трудови досиета и процесите, свързани с документооборота, избирайки да се довери на DigiSign и PROFILE.GURU.

DigiSign е изключително сигурна и удобна платформа за изпращане и получаване на електронно подписани документи. Системата предлага разнообразие от методи, чрез които един документ може да бъде подписан, включително КЕП и ОКЕП, Електронен подпис с двуфакторна идентификация (1-Click-Sign) и подпис на таблет с биометрични данни.

Различните методи позволяват на потребителите да изберат най-подходящия за техните нужди, като същевременно предоставят редица значителни предимства:

  • ускоряване на процесите;
  • намаляване на разходите;
  • подобряване на сигурността.

Преди PROFILE.GURU и DigiSign

Основните предизвикателства преди внедряването на PROFILE.GURU и Digisign в компанията, включваха:

  1. Ръчна обработка на документи: Всеки документ трябваше да бъде подготвен, подписан, изпратен и съхранен ръчно, което увеличаваше вероятността за човешки грешки и загуби.
  2. Времеемък процес: Целият цикъл на подписване и разпращане на документи отнемаше допълнително време, което водеше до забавяне в оперативната работа.
  3. Високи разходи: Процесът изискваше допълнителни ресурси за управление и архивиране на хартиени документи.
  4. Риск от загуба и грешки: Хартиените документи са податливи на загуба и грешки поради неправилно съхранение или обработка.

След PROFILE.GURU и DigiSign

С внедряването на PROFILE.GURU и DigiSign, компанията постигна значителни подобрения:

  • Автоматизация на процесите: Подписването и управлението на документи стана дигитално, което елиминира нуждата от ръчна обработка.
  • Бърза обработка: Времето за подписване и разпращане на документи драстично намаля.
  • Намаляване на разходите: Дигитализацията на процесите доведе до намаляване на разходите, свързани с управление и съхранение на документи.
  • Намаляване на риска от грешки: Автоматизацията минимизира риска от човешки грешки и загуби на документи.

Тези промени не само подобриха оперативната ефективност на компанията, но и осигуриха по-добра сигурност и надеждност в управлението на документи.

Взаимодействието между платформите допринася за това компанията да подписва както регулярни, така и специфични вътрешнофирмени документи.

Процесът по имплементиране

Благодарение на ефективната координация и съвместната работа, процесът по имплементиране на системите премина гладко и без никакви затруднения.

Екипът, ангажиран с внедряването, прояви висок професионализъм и отдаденост, което беше от ключово значение за успешното преминаване през процеса.

Ето какво споделиха като обратна връзка Нина Гогова (Управител) и Валерия Димитрова (Офис мениджър) за цялостния процес на имплементация:

Преди внедряването на системите PROFILE.GURU, TIMEOFF.GURU и DigiSign, управлението на документацията в нашата организация беше значително по-сложен и времеемък процес. Разчитахме на хартиени документи за управление на човешките ресурси и администриране на отсъствията. Това не само забавяше работния процес, но и рискът от загуба или неправилно съхранение на документи беше голям.

С въвеждането на тези три системи постигнахме значителна оптимизация и ускоряване на административните и управленски процеси. PROFILE.GURU автоматизира и централизира трудовото досие, DIGISIGN осигури бързо и сигурно електронно подписване на документи, а TIMEOFF.GURU улесни администрирането на отсъствията. Това доведе до повишена оперативна ефективност и прозрачност в процесите ни.

Имплементирането на PROFILE.GURU, TIMEOFF.GURU и DIGISIGN беше изключително гладко и добре организирано. Екипът на IBS предостави подробни инструкции и обучение, което улесни нашата бърза адаптация. Имахме непрекъснат контакт с представител на IBS в лицето на Мария Петкова, чиято професионална помощ ни позволи да преминем към новите системи без значителни затруднения.

Внедряването на системите на IBS е една от най-успешните инвестиции, които направихме за усъвършенстване на нашите процеси. Тези системи предоставят значителни предимства и улесняват ежедневната ни работа. Те не само спестяват време и усилия, но и осигуряват високо ниво на сигурност и проследяемост, което е от първостепенна важност за съвременната бизнес среда.

Силно препоръчваме платформите PROFILE.GURU, TIMEOFF.GURU и DIGISIGN за всяка организация, която търси начин да оптимизира и усъвършенства своите процеси.

Благодарим на екипа на IBS за тяхната подкрепа и професионализъм!

Пълния документ, подписан с квалифициран електронен подпис чрез DigiSign, можете да откриете тук.

Заключение

Електронните подписи и дигитализацията на документооборота несъмнено са бъдещето в управлението на човешките ресурси. Първоначалните притеснения и скептицизъм, които често съпътстват внедряването на нови технологии, са напълно разбираеми. Използвайки платформи като DigiSign, която е надеждна, сигурна и лесна за използване, пресрилейшънс ЕООД доказа как подобни иновации могат да трансформират напълно процесите в една организация.

С DigiSign ефективността на целия процес по управление на трудовите досиета на служителите и на документите елиминира изцяло употребата на хартия. Този преход към дигитализация не само улеснява работните процеси, но и допринася за по-екологично и устойчиво управление на ресурсите.

Искате да научите повече? Запознайте се с предимствата на електронното подписване на документи спрямо подписването на хартия.

Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронен подпис и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.

Започнете да подписвате електронно Обратно към блог списъка