DigiSign и pressrelations
Темите в тази статия:
За пресрилейшънс
От 2001 г. насам пресрилейшънс е една от водещите компании, предоставяща услуги в сферата на медийния мониторинг и анализ. С интернационален екип от 250 медийни експерти, разположени в 12 стратегически локации (Дюселдорф, Берлин, Хамбург, Лайпциг, Франкфурт, Виена, Шанхай, Сингапур, Цюрих, Остин, София, Велико Търново), компанията умело съчетава аналитично мислене с модерни технологии и изкуствен интелект.
пресрилейшънс предлага цялостен пакет от услуги, обхващащ всички видове медии, както и различните етапи, необходими за успешно планиране, управление, измерване и оценка на комуникационните стратегии на над 1000 клиенти.
pressrelations.comВъведение
Фирма пресрилейшънс ЕООД (да, така се изписва, с малка буква), част от немската компания pressrelations GmbH, направи огромна промяна, свързана с цялостна дигитализация на електронните трудови досиета и процесите, свързани с документооборота, избирайки да се довери на DigiSign и PROFILE.GURU.
DigiSign е изключително сигурна и удобна платформа за изпращане и получаване на електронно подписани документи. Системата предлага разнообразие от методи, чрез които един документ може да бъде подписан, включително КЕП и ОКЕП, Електронен подпис с двуфакторна идентификация (1-Click-Sign) и подпис на таблет с биометрични данни.
Различните методи позволяват на потребителите да изберат най-подходящия за техните нужди, като същевременно предоставят редица значителни предимства:
- ускоряване на процесите;
- намаляване на разходите;
- подобряване на сигурността.
Преди PROFILE.GURU и DigiSign
Основните предизвикателства преди внедряването на PROFILE.GURU и Digisign в компанията, включваха:
- Ръчна обработка на документи: Всеки документ трябваше да бъде подготвен, подписан, изпратен и съхранен ръчно, което увеличаваше вероятността за човешки грешки и загуби.
- Времеемък процес: Целият цикъл на подписване и разпращане на документи отнемаше допълнително време, което водеше до забавяне в оперативната работа.
- Високи разходи: Процесът изискваше допълнителни ресурси за управление и архивиране на хартиени документи.
- Риск от загуба и грешки: Хартиените документи са податливи на загуба и грешки поради неправилно съхранение или обработка.
След PROFILE.GURU и DigiSign
С внедряването на PROFILE.GURU и DigiSign, компанията постигна значителни подобрения:
- Автоматизация на процесите: Подписването и управлението на документи стана дигитално, което елиминира нуждата от ръчна обработка.
- Бърза обработка: Времето за подписване и разпращане на документи драстично намаля.
- Намаляване на разходите: Дигитализацията на процесите доведе до намаляване на разходите, свързани с управление и съхранение на документи.
- Намаляване на риска от грешки: Автоматизацията минимизира риска от човешки грешки и загуби на документи.
Тези промени не само подобриха оперативната ефективност на компанията, но и осигуриха по-добра сигурност и надеждност в управлението на документи.
Взаимодействието между платформите допринася за това компанията да подписва както регулярни, така и специфични вътрешнофирмени документи.
Процесът по имплементиране
Благодарение на ефективната координация и съвместната работа, процесът по имплементиране на системите премина гладко и без никакви затруднения.
Екипът, ангажиран с внедряването, прояви висок професионализъм и отдаденост, което беше от ключово значение за успешното преминаване през процеса.
Ето какво споделиха като обратна връзка Нина Гогова (Управител) и Валерия Димитрова (Офис мениджър) за цялостния процес на имплементация:
Преди внедряването на системите PROFILE.GURU, TIMEOFF.GURU и DigiSign, управлението на документацията в нашата организация беше значително по-сложен и времеемък процес. Разчитахме на хартиени документи за управление на човешките ресурси и администриране на отсъствията. Това не само забавяше работния процес, но и рискът от загуба или неправилно съхранение на документи беше голям.
С въвеждането на тези три системи постигнахме значителна оптимизация и ускоряване на административните и управленски процеси. PROFILE.GURU автоматизира и централизира трудовото досие, DIGISIGN осигури бързо и сигурно електронно подписване на документи, а TIMEOFF.GURU улесни администрирането на отсъствията. Това доведе до повишена оперативна ефективност и прозрачност в процесите ни.
Имплементирането на PROFILE.GURU, TIMEOFF.GURU и DIGISIGN беше изключително гладко и добре организирано. Екипът на IBS предостави подробни инструкции и обучение, което улесни нашата бърза адаптация. Имахме непрекъснат контакт с представител на IBS в лицето на Мария Петкова, чиято професионална помощ ни позволи да преминем към новите системи без значителни затруднения.
Внедряването на системите на IBS е една от най-успешните инвестиции, които направихме за усъвършенстване на нашите процеси. Тези системи предоставят значителни предимства и улесняват ежедневната ни работа. Те не само спестяват време и усилия, но и осигуряват високо ниво на сигурност и проследяемост, което е от първостепенна важност за съвременната бизнес среда.
Силно препоръчваме платформите PROFILE.GURU, TIMEOFF.GURU и DIGISIGN за всяка организация, която търси начин да оптимизира и усъвършенства своите процеси.
Благодарим на екипа на IBS за тяхната подкрепа и професионализъм!
Пълния документ, подписан с квалифициран електронен подпис чрез DigiSign, можете да откриете тук.
Заключение
Електронните подписи и дигитализацията на документооборота несъмнено са бъдещето в управлението на човешките ресурси. Първоначалните притеснения и скептицизъм, които често съпътстват внедряването на нови технологии, са напълно разбираеми. Използвайки платформи като DigiSign, която е надеждна, сигурна и лесна за използване, пресрилейшънс ЕООД доказа как подобни иновации могат да трансформират напълно процесите в една организация.
С DigiSign ефективността на целия процес по управление на трудовите досиета на служителите и на документите елиминира изцяло употребата на хартия. Този преход към дигитализация не само улеснява работните процеси, но и допринася за по-екологично и устойчиво управление на ресурсите.
Искате да научите повече? Запознайте се с предимствата на електронното подписване на документи спрямо подписването на хартия.
Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронен подпис и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.