Може ли един документ да е подписан едновременно с електронен подпис и на хартия с мокър подпис?
Може, но не удобно за никой. Вижте защо в следващите редове.
Ситуацията
Ситуация е тривиална: две страни искат да подпишат един документ. Било то договор, анекс, споразумение, протокол, разписка или друго.
За радост на околната среда, все по-често следва въпросът:
"Може ли да го подпишем с електронен подпис?"
Но нерядко коментираме и въпроса:
"Не може ли вие да го подпишете електронно, след това ние ще го разпечатаме и ще го подпишем на хартия?"
Разбира се, може да има и обратния вариант: едната страна го подписва на хартия, след което другата го сканира и подписва файла с електронен подпис.
Какво се прави в момента?
И в двата случая, нищо не може да спре тези два различни метода за подписване да бъдат приложени. Всеки може да разпечата или сканира един документ и да положи подписа си върху него, спрямо съответния носител.
Но и всеки трябва да разбира, че:
Резултатът от тези действия поражда поне 3 отделни екземпляра на документа: По едно хартиено копие за двете страни с подписа на лицето, което е избрало като начин за подписване мокрия подпис върху хартия, както и един електронен документ (който може да бъде размножен неограничен брой пъти), който съдържа електронния подпис на другата страна.
По този начин и двете страни са декларирали съгласието си с един и същ текст. Но за да може да се докаже при евентуален спор, че има валидни подписи, трябва да се представят съответно и двата носителя (хартиения и електронния), които по отделно съдържат реалните подписи на страните.
В действителност, такъв подход за подписване на документите усложнява не само логистиката, но и последващото съхранение: и двете страни трябва да разполагат както с подписаното на хартия, така и с електронно подписания документ.
Решението
Това може да бъде избегнато с платформа като DigiSign, чрез която документът да се изпрати до двете страни и да бъде подписан по най-удобния електронен начин: чрез мобилно приложение, чрез квалифициран електронен подпис разположен върху смарткарта, с двуфакторна идентификация чрез SMS или с помощта на специализиран таблет.
След като подпишат документа, всички страни ще разполагат с един и същ електронен документ. Няма логистика и асоциираните с куриери разходи на пари и време. А съхранението и достъпът до електронния документ са много по-бързи и лесни.
Вижте допълнителна информация за предимствата на електронното подписване и директен отговор на въпроса "Как да подпиша документ с електронен подпис?" в следните статии:
- Подписване на документ с електронен подпис в Microsoft Word - Постъпкова инструкция за полагане на КЕП върху файл в MS Word формат
- Подписване на PDF документ в Adobe Acrobat с квалифициран електронен подпис - Постъпкова инструкция за полагане на КЕП върху файл в PDF формат
- Предимства на електронното подписване на документи спрямо подписването на хартия - кратко представяне на основните ползи от този начин на работа
- Най-удобният начин за подписване на документи - статията съдържа директно сравнение между различните методи за подписване
Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронен подпис и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.