Подписване на PDF документ в Adobe Acrobat с квалифициран електронен подпис
Въведение
Електронният подпис се превръща в базов инструмент, без който става все по-трудно да си представим комуникацията между организациите. Той не само улеснява по-бързия обмен на документи, но и осигурява високо ниво на сигурност и защита на информацията.
Този вид подпис представлява правно обвързващ начин за подписване на документи както според Българските, така и според Европейските регулации.
Един от най-често използваните формати за електронни документи е PDF, а подписването на PDF документ с електронен подпис е все по-често срещаната практика в бизнеса и държавната администрация.
Видове електронни подписи
Съществуват 3 типа електронни подписи:
Това е най-простата форма на електронно подписване, която не изисква специални технологии и не спазва никакви стандарти за сигурност. Обикновеният подпис може да бъде името ви в края на и-мейла или картинка със сканирано изображение на реалния ви саморъчно изписан подпис. Вижте защо да не подписваме документите си с картинка.
Tова е подпис, който предлага много по-високо ниво на сигурност и гаранции за идентичността на подписващия в сравнение с обикновения подпис.
В статията Начини за подписване с усъвършенстван подпис (УЕП), можете да научите повече.
Това е най-сигурната форма за подписване, която отговаря на строгите изисквания на регулаторните органи и е равностойна на ръчен подпис по правна сила.
В тази статия ще се спрем имено на подписване на PDF документ с такъв подпис.
В Европейския съюз, включително България, КЕП е правно признат и прилаган за нуждите на множество официални документи, като данъчни декларации, заявления пред държавни институции и други.
Вижте допълнителна информация за предимствата на електронното подписване.
Как да подпишем PDF документ с КЕП?
Подписването на PDF документи с квалифициран електронен подпис е изключително лесно. За да използвате КЕП за подписване на PDF документи, ще ви е необходим специализиран софтуер и устройство за четене на електронни подписи (флашка) от квалифициран доставчик на удостоверителни услуги (ДУУ).
Вижте инсталационните инструкции на доставчиците в България:
Стъпките са следните:
1 Инсталирайте софтуера за управление на КЕП, предоставен от доставчика на електронния подпис. Доставчикът на подписа ви следва да е предоставил подробни инструкции за инсталация. Обикновено те се свеждат до инсталация на т. нар. драйвер за работа със смарт картата, на която са разположени цифровите ви сертификати.
2 Свържете смарт картата, USB токен (флашката) или друг носител, на който е съхранен сертификата ви към компютъра.
3 Инсталирайте Adobe Acrobat Reader, ако все още не сте го направили. Изберете версията, съвместима с вашата операционна система, и следвайте стъпките за инсталация. След инсталирането се уверете, че програмата разпознава вашето КЕП устройство. Може да се наложи да рестартирате Adobe след свързването на устройството с КЕП.
4 Отворете PDF документа, който искате да подпишете. Това става чрез File > Open, като навигирате до местоположението на вашия документ през файловата структура.
5 Отидете на "All tools" и изберете "Use a certificate".
6 Изберете опцията "Digitally sign" и чрез кликване и задържане маркирайте мястото в документа, където искате да се визуализира анотацията на подписа ви.
7 Изберете своя цифров сертификат от системата и следвайте инструкциите, за да подпишете документа.
8 Преди да се положите подписа върху документа, ще се изиска от вас да въведете парола, която сте задали при инсталирането на КЕП. След като го въведете кода, подписът ще бъде положен на посоченото място.
Документът се запазва, като след това единствената промяна, която може да се направи по него, е да бъдат добавени още подписи. Всяка друга манипулация или изменение ще направят положените подписи невалидни. Adobe Acrobat автоматично ще отбележи дали подписът е валиден със зелена отметка. Това означава, че сертификатът е проверен и е активен.
За допълнителна проверка може да използвате и външни онлайн услуги като B-Trust Validator.
Допълнителни съвети
- Уверете се, че вашият КЕП е активен и валиден. Ако срока на валидност на сертификата ви е изтекъл, няма да можете да подпишете документа.
- Подгответе и съгласувайте документа предварително и се уверете, че няма нужда от редакции след подписването. Както вече казахме, веднъж подписан, документът повече не може да бъде променян.
Заключение
С помощта на квалифицирания електронен подпис, подписването на договори, споразумения и други документи в PDF формат вече не е свързано с физическо присъствие или разпечатване на хартия. Този метод на подписване позволява лесно и сигурно обработване на документи, като в същото време намалява разходите и спестява много време.
Ако имате да подписвате документ в MS Word формат, вижте тази статия.
Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронен подпис и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.