Подписване на документ с електронен подпис в Microsoft Word

Електронното подписване на документи е най-сигурният метод за удостоверяване на идентичността на автора и автентичността на съдържанието. Самите документи най-често се изготвят с помощта на Microsoft Word. Най-популярният текстов редактор предлага удобни функции за електронно подписване, които улесняват процеса и спестяват време.

За да подписвате документи в Word трябва да разполагате с квалифициран електронен подпис (КЕП) на смарт карта (флашка). Ако разполагате с облачен/мобилен КЕП от Б-тръст или Evrotrust, чрез съответното мобилно приложение можете да подписвате само документи в PDF формат. Вижте какви са вариантите за подписване с ОКЕП.

Тази инструкция ще ви води в процеса по полагане на вашия КЕП върху документ в Microsoft Word. Независимо дали подписвате договор, официално писмо или друг важен документ, следвайки тези стъпки, можете да сте сигурни, че веднъж подписан, документът повече не може да бъде изменен.

Преди да може да се подпише един документ в MS Word, на компютъра трябва да е инсталиран съответния софтуер за работа с електронен подпис. Няма да е достатъчно само да вкарате флаш картата в някой от USB портовете.

Доставчикът на подписа ви следва да е предоставил подробни инструкции за инсталация. Обикновено те се свеждат до инсталация на т. нар. драйвер за работа със смарт картата, на която са разположени цифровите ви сертификати. Запознайте се с инструкциите за инсталация на:

• Б-тръст на Борика
• Stampit на Информационно обслужване
• InfoNotary

Първото нещо, което трябва да се случи е да отворим документа, който искаме да подпишем и да отидем на меню "Insert", откъде да изберем опцията за подписване на документа чрез функционалността "Add a Signature Line". В изображението по-долу се вижда допълнителната информация за самото подписване, като в този примерен сценарии ще подпишем документа с електронен подпис, издаден от Борика.

При клик върху посочения бутон, ще се появи диалогов прозорец, където да бъде въведена информация за подписващия, неговата роля или позиция, неговия имейл и имена. Microsoft Word ви напомня, че е препоръчително да се запознаете със съдържанието на файла преди да го подпишете, за да сте на 100% убедени, че сте наясно с какво се съгласявате. Последните два чекбокса служат за определяне дали да могат да бъдат добавяни коментари и дали се появява датата на подписа. След като натиснете бутона "ОК" в документа се появява визуална индикация къде ще се визуализира електронния подпис.

След като сме въвели информация за кой и къде ще полага подписа си, при клик с десен бутон върху визуалната анотация се появява контекстно меню, от което можете да изберете опцията "Sign".

Следващата стъпка, след като се отвори нов прозорец, е да впишем името на подписващия и като имаме възможност да добавим картинка, чрез която да се визуализира подписа. Могат да се прибавят или променят детайли за подписващия, а в долната част на менюто виждаме и издателя на квалифицирания подпис, а именно – B-Trust. За финал натискаме върху бутон "Sign".

Единственото, което остава да направите е да въведете паролата си (PIN) за подписа и да натиснете бутон "ОК“.

Документът бива заключен, като в горната част на екрана се вижда опция за редакция, която индикира, че ако бъде избрана - подписът ще загуби своята валидност.

Процесът на подписване на документ в Microsoft Word е бърз и лесен, благодарение на интуитивния интерфейс на софтуера. С използването на електронен подпис оптимизирате процесите и гарантирате сигурността на документите си. Не забравяйте, че електронното подписване е не само удобство, но и стъпка към по-екологичен и ефективен начин на работа. Надяваме се, че тази инструкция ви е била полезна и ще ви помогне в бъдещите ви документи.