Електронно подписване навсякъде: Как всяко място се превръща в офис

Дигиталната трансформация промени начина, по който работим, общуваме и управляваме ежедневните си задачи. Но една малка част от "офис ритуала" дълго време оставаше непроменена - подписването на документи. Принтер, химикал, скенер, куриер...процесът беше всичко друго, но не и удобен.

Но нима оптимизирането на цялостния процес не включва повече гъвкавост и свобода да избираме как и къде да положим своя подпис?

Днес редица платформи като DigiSign правят електронното подписване не просто по-бързо, а и възможно от абсолютно всяко място - без значение дали сте в движение, на почивка, в парка или дори на необичайни локации, за които преди не бихме си помислили.

В тази статия ще разгледаме как DigiSign превръща подписването в гъвкав, удобен и напълно мобилен процес.

Не на последно място ще ви покажем едни от най-забавните и необичайни места, от които можете да подпишете документ напълно законосъобразно.

Коментирали сме тази тема десетки пъти и твърдо стоим зад убеждението, че електронните подписи дават много повече свобода, без това да пречи на легитимността им.

В много случаи първоначалната реакция на нещо толкова бързо и лесно за опериране е, че нещо не е наред. Казваме си, че няма как обичайните тромави и времеемки процеси, свързани с подписването на документи, да преминават толкова плавно и приятно.

Свикнали сме да бъдем задължени чисто физически да бъдем на конкретно място с химикал в ръка. Но новата реалност е съвсем различна (и слава богу).

Трябваше не просто да сложим край на хартията, куриерите и административния хаос, но и да реализираме решение, което да дава свобода на всяко подписващо лице да избира с какъв тип подпис и как точно да подписва, за да не се чувства нито един потребител ограничен в начина си на опериране на процеса.

Същото се отнася и за типа документи - не можехме да ограничим организациите да подписват единствено вътрешнофирмени документи, тъй като ни е добре известно колко много договори и протоколи се подписват с външни контрагенти като доставчици, партньори и клиенти.

Така сведохме основните приоритети, които впоследствие се превърнаха и в предимства на DigiSign:

• Гъвкавост - не само при избора на тип документ, канал на подписване, но и при цялостното конфигуриране на платформата и достъпа до нея;
• Избор на типа подпис - квалифициран електронен подпис (облачен или на флашка), платформен усъвършенстван подпис или усъвършенстван подпис на таблет, поддържащ биометрични данни;
• Подписване от всеки тип устройство - телефон, таблет и компютър;
• Прозрачност и проследяване на процеса - кой кога е получил и подписал документа;
• Сигурност - установяване на изричен достъп към документ или папка, обособяване на различни типове роли.

Всяка от гореизброените точки направи възможно да се премахне хартията и нуждата да се посещава офис - без значение дали ще е служебния офис на всяко подписващо лице, офис на доставчик, офис на мобилен оператор, институция и други.

С други думи всичко това премахна една от най-големите бариери на традиционния подпис - мястото. Вече не е нужно да сте на бюро, за да свършите важна работа. Не е необходимо да я отлагате, докато имате възможност да посетите физически офис. Така всяко място се превръща в офис, от който да подпишете документ електронно.

Най-интересното в цялата ситуация е, че необичайните места за подписване на документи всъщност са най-обичайните места от нашето ежедневие - на дивана в хола, на опашка в магазина, в парка и къде ли още не. Но нека разгледаме по-подробно различните места, които са съвсем реални. Предварително уточняване, че за електронното подписване е необходима интернет връзка и всъщност от нея зависи всичко.

Кафене или co-working пространство

Всъщност в това място няма нищо необичайно и е абсолютно логично да можеш да подпишеш документ там, където вече вършиш голяма част от професионалните си задължения. Всички сме влизали в кафене и сме виждали как немалка част от масите са заети от концентрирани посетители, втренчени в лаптопи. Но да речем, че е революционно как можеш да пиеш сутрешното си кафе на място без принтери и скенери, и въпреки това да подпишеш важен документ.

Влак, автобус или самолет

Известна част от професионалните длъжности са свързани с бизнес пътувания - без значение дали ще са в рамките на един и същи град за среща с клиент, междуградско пътуване или пътуване извън страната. Нека не забравяме и пътуването до работното място. През годините сме чували неведнъж думите "Нашият управител в момента се намира извън страната и ще може да подпише, след като се върне". А защо не подпише електронно, където и да се намира?

В спокойствието на дома

Представете си, че сте служител, който следва да подпише допълнителен анекс, изготвен от административния отдел на компанията. Можете спокойно да го подпишете от дивана вкъщи, вместо да пътувате с градския транспорт до офиса и да губите време в задръствания.

На бизнес събитие или среща с клиент

Срещата с важен клиент е минала успешно, като сте стигнали до решението да сключите сделката. До тук добре, дори чудесно. Но ако вие сте на посещение при клиента и не разполагате с хартиени екземпляри на необходимите документи, се принуждавате да отложите тази стъпка. При електронното подписване, можете с лекота да изпратите всичко на място, което ще впечатли още повече клиента.

На детската площадка, докато чакате малчуганът да слезе от люлката

За родителството няма работно време, няма почивка. Въпреки това можете да получите документ електронно на смартфона ви и да го подпишете за секунди, точно преди детето да слезе от люлката и да продължите с програмата за деня.

В парка по време на разходка

Не отричаме, че балансът между работата и свободното време е изключително важен. Въпреки това електронното подписване на документ в парка по време на почивката е за предпочитане от нуждата специално да посетите офиса, за да направите същото.

На опашка в супермаркета

Напазарували сте след работа, но в хаоса на работния ден сте забравили да финализирате договори, които не бива да бъдат отлагани. Изведнъж дългата опашка в супермаркета вече не ви се струва толкова зле, защото ви дава точното време за поставянето на електронен подпис.

На плажа под чадър

Работата от разстояние наистина превръща всяко място в офис - в това число и плажа, стига да не прекалявате със слънчевите бани. Решили сте да отделите една седмица, в която да работите от морски курорт и да съчетаете полезното с приятното. Налага се спешно да подпишете документ с доставчик, с който работи компанията ви. Защо да биете път до офиса ви, след като всичко може да се уреди за минути електронно.

На хижа в планината

Ако сте от любителите на спокойствието на планината, то това несъмнено би бил предпочитания ви офис от разстояние. Немалко хижи вече имат интернет, а разбира се, стига да има обхват, всеки разполага с мобилен такъв. Така някой договор спокойно може да ви "открие" и на над 2000 метра надморска височина.

В чакалнята при лекар/зъболекар

Дошло е време за годишния ви профилактичен преглед, но този път той съвпада с изключително натоварен период на работа. Както знаем в лекарския кабинет обикновено прекарване немалко време в чакане да дойде нашия ред. Какво по-удобно време и място за наваксване с документите и фнализиране на важни проекти.

Във фитнеса

Поддържането на добра физическа форма е ключово при справянето със стреса на работа. Една тренировка във фитнеса безспорно ще ви помогне да се отървете от напрежението и да си възвърнете вътрешния баланс. От друга страна, спокойно можете да подпишете електронно документи в почивката между сериите ви.

Истината е, че можем да изброим още десетки "необичайни" места за подписване, но както вече споменахме всичко се свежда до наличието на интернет връзка и до начина на живот на подписващият. Разбира се, само защото нещо е възможно, не означава, че е задължително. Но фактът, че имате тази свобода е изключително важен.

Електронният подпис и платформи като DigiSign не обвързват подписването с офис, хартиен носител или определен тип устройство. Това ги прави приложими в различни професионални сфери, без значение дали говорим за големи компании, малки или средни бизнеси, както и институции.

Интуитивният интерфейс на платформата не изисква специални технически познания, което улеснява още повече целия процес.

Процесът се свежда до:

Достъпваш платформата -> Качваш документ -> Избираш страна и канал -> Изпращаш.

Съответно подписващото лице има още малко стъпки за изпълнение:

Получава документ -> Отваря го -> Подписва.

Дори няма нужда да се притеснявате как лицето ще получи подписания документ. Не е необходимо отново да достъпвате платформата, за да го изтеглите, а след това да го изпращате по друг канал.

DigiSign предлага лесно решение с функцията за автоматично изпращане на подписания документ на посочен имейл адрес.

Електронното подписване отдавна не е "технология на бъдещето" - то е удобна, достъпна и изключително практична част от настоящето.

С DigiSign подписването се превръща в процес, който можете да завършите от всяко място, по всяко време, с пълен контрол, сигурност и законова признатост.

Без офис. Без хартия. Без ограничения. Само вие, документът и една минута свободно времe - независимо къде точно се намирате.