Как Intelliway Services оптимизира управлението на документи с DigiSign
Темите в тази статия:
За Intelliway Services
Интелиуей Сървисис е българо-немска компания с над 11 години опит в предоставянето на финансови, счетоводни и професионални услуги в областта на управлението на търговски, офис и жилищни сгради в Германия. Услугите им за управление на имоти са насочени към собственици и оператори на жилищни, търговски и офис имоти, както и търговски центрове и логистични имоти.
Компанията работи активно на немския, холандския и българския пазар. Успешно създават гъвкави, профилирани, немско-говорящи екипи в сектора на управление на имоти, като в основата на тяхната дейност е успешното използване на дигиталния бизнес модел в рамките на Европейския съюз.
intelliwayservices.deВъведение
Какво би било, ако можете да подписвате всички важни работни документи с един клик, по всяко време, без значение къде се намирате? Представете си работен процес без необходимост от куриери, без чакащи със седмици документи, без купища екземпляри и други логистични усложнения. Служителите на Интелиуей Сървисис няма нужда да си го представят, защото в компанията всичко това вече е реалност.
По пътя на дигитализацията
Пътят към дигитализацията на работните процеси в Интелиуей започва още в началото на 2023 г., когато компанията прави първата крачка, а именно да оптимизира управлението на отсъствия с помощта на TIMEOFF.GURU. Вижте повече за това какво сподели Весела Керекова, Административен директор, по отношение на работата с TIMEOFF.GURU в Интелиуей.
Естественото продължение на въпроса „Как мога да улесня процеса по управление на отсъствията?“ е „Как мога да улесня процеса по подписване, съхранение и управление на документи, свързани с трудовото досие?“. Тук на помощ идват платформата за управление на човешките ресурси PROFILE.GURU и системата за електронно подписване на документи DIGISIGN. Не се налага дълго проучване на пазара, тъй като системите отговарят на всички въпроси и критерии на компанията, а интеграцията между тях улеснява значително процесите, свързани с документооборота.
Интелиуей Сървисис и DigiSign
Няколко месеца след интегрирането на TIMEOFF.GURU в Интелиуей Сървисис, електронното подписване на документи от страна на служители и ръководство вече беше факт. Процесът по внедряване на DIGISIGN премина бързо и лесно, благодарение на сътрудничеството между страните и обучението на ключови лица, които ще администрират системата.
Разбира се, на Интелиуей бяха предоставени няколко възможни канала за електронно подписване, позволявайки им да изберат най-подходящия вариант, съобразен с нуждите на компанията. DigiSign предлага редица възможности за полагане на подпис - двуфакторно подписване с SMS, на таблет с биометрични данни и с КЕП на всички доставчици на удостоверителни услуги в България. От тях екипът на Интелиуей Сървисис се спря на подписване с облачен квалифициран електронен подпис, издаден от Борика. Изборът на компанията гарантира, че служителите ще получават и подписват документи в мобилното приложение удобно и в рамките на секунди.
5+1 въпроса на тема електронен подпис
За да разберем по-добре как се възприема дигитализацията на документооборота и как влияе върху работата на екипите, се обърнахме към Десислава Арбова, HR мениджър на Интелиуей Сървисис. В следващите редове споделяме нейните наблюдения и опит от използването на DigiSign в контекста на човешките ресурси.
1. Какви типове документи подписвате електронно най-често? Подписвали ли сте документи с електронен подпис с клиенти, партньори или контрагенти, или към момента се фокусирате изцяло върху вътрешно подписване в компанията?
Фокусът ни е основно върху вътрешнофирмените документи - всички документи в процеса по възникване, промяна и прекратяване на трудовото правоотношение се подписват в DIGISIGN. Тази услуга е подходяща за режима на работа в Интелиуей, понеже голяма част от колегите работят от разстояние, а и като компания, сертифицирана по ISO 14001, ценим всяка възможност да не използваме хартиени носители. Вече започнахме да подписваме и документи с наши партньори.
2. Как преминава процесът по подписване на документи при вас?
Голяма част от документите генерираме по предварително зададен образец от PROFILE.GURU, но качваме и допълнителни – пр. уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ, задаваме реда и местата за подписване, проследяваме процеса стъпка по стъпка и във всеки един момент знаем при кого е документът. Също така получаваме копия на подписаните документи по имейл и паралелно с това те автоматично се съхраняват в личното досие на служителя в PROFILE.GURU.
3. Какви са отзивите на служителите относно подписването с електронен подпис посредством мобилно приложение (B-trust)?
Удобно, лесно, бързо, достъпно навсякъде и по всяко време, иновативно - това са само част от споделените впечатления на колегите.
4. Сещате ли се за случаи или примери, които илюстрират как DIGISIGN е спомогнал за решаването на конкретни проблеми или предизвикателства по отношение на подписването на документи (прим. назначаване на служител, който се намира в чужбина или друг град в страната)?
Благодарение на DIGISIGN, тези казуси за нас не са проблемни или предизвикателни, а част от ежедневните ни рутинни в добрия смисъл на думата, задачи – имаме колеги от различни градове в страната, които с лекота използват опцията за електронно подписване.
5. Какви са основните предимства на електронното подписване, които сте забелязали в ежедневната си работа?
Пестим време и ненужно разпечатване на хартия, както и пътуване до офиса или изпращане по куриер – позволява ни да оптимизираме работните процеси и да сме доста по-ефективни.
6. Какво бихте препоръчали на други компании, които се страхуват да направят стъпка към електронното подписване на документи със система като DIGISIGN?
Да ви се доверят и да изберат услугата, защото сте отговорен и ангажиран партньор, на когото може да се разчита и с когото работим с удоволствие. Всяка промяна е съпроводена от несигурност и съмнения, но с DIGISIGN промяната е стъпка в правилната посока към дигитализирана и ефективна работна среда.
Заключение
Дигитализацията на документооборота чрез DigiSign донесе значителни ползи за Интелиуей Сървисис. Оптимизирането на процесите, намаляването на времето за обработка на документи и подобрената сигурност са само част от предимствата, които компанията усети.
Пътят към дигитализацията беше успешен, благодарение на съвместните усилия и ангажираността на целия екип на Интелиуей. Внедряването на DigiSign позволява на компанията не само да модернизира своите операции, но и да повиши удовлетвореността на служителите си.
Благодарим на Интелиуей Сървисис за доверието, което ни оказаха, избирайки ни за техен партньор в безхартиеното управление на работните процеси.
Искате да научите повече? Вижте още 5+1 причини да използвате електронен подпис при подписването на документи.