Кой е най-лесният и удобен начин за подписване на документи
Кратко изследване със съпоставка и оценки на методите за подписване на документи
Когато имаме два метода да свършим една работа, човешката природа и здравият разум диктуват това да стане по най-лесния начин. Освен ако:
- не знаем, че има по-лесен начин;
- казали са ни да го правим по-трудния начин с учебно-възпитателна цел.
Когато трябва да подпишем един договор, има дори повече от два законосъобразни начина това да се случи:
- Подписване на хартия
- Подписване с ел. подпис на флашка / карта
- Подписване с мобилен / облачен електронен подпис
- Подписване на таблет
Тук ще изследваме (чисто емпирично) кой от изброените начини за подписване е най-ефективен. Изследването ще представи само резултатите от измерванията, като няма да правим предположения защо някой би предпочел да прави едно нещо по по-трудния начин.
Като начало, дефинираме няколко предварителни условия, които се прилагат към изследването за всички възможни сценарии:
- разполагаме с готов за подписване документ;
- приемаме, че и двете страни, които трябва да подпишат договора, се намират в рамките на едно населено място.
Участниците в процесите са:
- Изготвящ документа;
- Подписващ за едната страна;
- Подписващ за другата страна;
- Куриер.
Разделяме всеки вид подписване на съставни операции и измерваме ефективността - т.е. броят действия и времето за изпълнение им в секунди. И в трите сценария не включваме времената за изчакване. Приемаме също така, че всяко действие започва да се изпълнява веднага след като приключили преходното.
Подписване на хартия и син химикал
| # | Операция | Време |
|---|---|---|
| 1 | Разпечатване в 2 екземпляра | 10 |
| 2 | Логистика на хартия от принтер до 1-вата страна за подпис (приемаме, че се намира в същата сграда) | 60 |
| 3 | Полагане на подпис | 6 |
| 4 | Логистика на хартия до 2-рата страна за подпис. Приемаме, че и двете страни са в едно и също населено място и куриерът успява да се придвижи от едината локация до другата в рамките на 15 минути | 900 |
| 5 | Полагане на подпис, докато куриера чака да вземе подписания документ | 5 |
| 6 | Логистика на хартия до място за съхранение на документи | 900 |
| Общо време: 1880 секунди | ||
Електронно подписване с КЕП на външен носител
| # | Операция | Време |
|---|---|---|
| 1 | Изпращане на документ до 1-вата страна по електронна поща | 10 |
| 2 | Полагане на подпис от 1-вата страна | 20 |
| 3 | Изпращане на документ до 2-рата страна по електронна поща | 10 |
| 4 | Полагане на подпис | 20 |
| 5 | Изпращане на документ до 1-вата страна по електронна поща | 10 |
| Общо време: 70 секунди | ||
Електронно подписване с мобилен / облачен КЕП
| # | Операция | Време |
|---|---|---|
| 1 | Изпращане на документ до 2-те страни за подпис през портал за електронно подписване на документи | 15 |
| 2 | Полагане на подпис от 1-вата страна | 10 |
| 3 | Полагане на подпис от 2-рата страна | 10 |
| 4 | Изпращане на подписания документ до 2-те страни | 0 |
| Общо време: 35 секунди | ||
Оценка за ефективност
🥇 Подписване с мобилен / облачен КЕП
🥈 Подписване с КЕП на външен носител
🥉 Подписване на хартия
Най-ефективен начин за подписване на един документ е методът с мобилен електронен подпис. Втори, и много близо до първия, е метода за подписване с подпис на външен носител - флашка или карта. Трети, и най-неефективен начин, е подписването на хартия. Минимум 6 стъпки и 1880 секунди. Или поне половин час в най-добрия възможен случай.
Вече знаете, че има по-лесни и удобни начини за подписване от хартиения вариант. И освен ако някой не иска да прилага учебно-възпитателната метода, която най-често е маскирана зад думите "Винаги така сме го правили", не остават аргументи за подписването на хартия.
С платформа като DigiSign, произволен документ може да се бъде изпратен до една, двете или повече страни и да бъде подписан по най-удобния за тях електронен начин: чрез мобилно приложение, чрез квалифициран електронен подпис разположен върху смарткарта или с помощта на специализиран таблет. След като подпишат документа, всички страни ще разполагат с един и същ електронен документ. Няма логистика и асоциираните с куриери разходи на пари и време. А съхранението и достъпът до електронния документ са много по-бързи и лесни.