DigiSign и IBS: Предимството да подписваш електронно със собствен софтуер

Много рядко една нова компания разполага с неограничено финансиране. Повечето започват да оперират с лимитирани средства и възможности, далеч от големите облечени в стъкло офисни сгради. Често се стартира с оборудване, което трудно може да се нарече “последен писък на технологията”. И с процеси, при които има не една или две възможности за оптимизация. И IBS не е никакво изключение.

Разликата между успешните компании и всички останали е откриването и запазването на баланса между устойчивия растеж и постоянното търсене на технологични иновации.

Дигитализацията на процесите винаги е била сред приоритетите на компанията. Но дори и в компания като IBS част от нещата не се случваха дигитално, а ръчно и на хартия. Да, невинаги сме разчитали на електронен подпис.

В тази статия ще върнем лентата назад и леко ще повдигнем завесата, за да разкрием пътя на иновацията, наречена DigiSign.

Както се досещате през 2003 г., когато е създадена IBS, технологичното развитие в било на съвсем друг етап спрямо наши дни. Всички документи се подписваха на хартия и се съхраняваха в тежки папки и класьори, с които са отрупани десетки рафтове. Спокойно можем да кажем, че това е апогеят на търговците на канцеларски материали.

Въпреки това именно в този период се усеща осезаемо навлизането на компютрите във всички области на живота. Разбира се, едва ли някой би могъл да предвиди, че едва десетина години по-късно, технологиите ще са толкова неразривна част от ежедневието ни.

Споменахме, че IBS е иноватор не защото искаме да се потупаме по рамото, а защото смятаме, че това е причина да се гордеем. Има и още една причина да се гордеем: желанието и старанието ни винаги да бъдем по-добри от вчерашния ден, да се учим и усъвършенстваме, за да предоставим възможно най-доброто на нашите клиенти.

Не можехме да се примирим, че на фона на факта, че почти всичко може да направи от мобилен телефон, все още се налага да се съобразяваме с остарелите методи за подписване на хартия. Осъзнахме, че разполагаме с безценен опит в технологиите за електронно подписване, и бяхме водени от вярването, че в недалечно бъдеще хартиеното подписване ще остане само за формални цели като сключване на брак или международни спогодби.

И тогава решихме да вземем нещата в свои ръце. Наличието на нормативна база в лицето на ЗЕДЕУУ беше част от основата, на която стъпихме, но знаехме, че има да се извърви и немалък път.

За да се превърне една идея в реалност са необходими опит, ресурси и най-вече: екип. В случая зад DigiSign стои трудът на бизнес анализатори, софтуерни разработчици, специалисти по качеството, маркетинг специалисти и търговски, които с общи усилия направиха така, че полагането на електронен подпис да става по изключително лесен, удобен и достъпен начин. От самото начало знаехме кои са основните елементи, на които да заложим при изграждането на системата, а именно:

• Бърз и ефикасен процес по обработка на документи;
• Легитимно решение за полагане на електронен подпис;
• Гарантирана сигурност на данните;
• Проследимост на всяка операция;
• Предоставяне на максимално широк избор от различни начини за електронно подписване.

Стартирахме със създаването на софтуерна архитектура, чиято основна цел беше да може да поеме растежа на платформата и да може да гарантира, че няма да има забавяне в бързодействието, независимо колко заявки за подписване трябва да се обработят в даден момент. Използването на автоматично скалируема контейнерна среда дава силна заявка за перспективност на решението, а разделянето и децентрализацията на компонентите позволява от една страна бързо надграждане и развитие, и от друга - изключително висока отказоустойчивост.

В началото предоставяхме възможност за подпис с квалифициран електронен подпис - облачен или на флашка, както и подписване върху таблет чрез софтуера на Signatus. С течение на годините, които натрупахме като опит, и нарастването на броя клиенти, които използват системата, решихме да добавим нов канал за подписване чрез усъвършенстван платформен подпис.

Това дойде като естествено допълнение в услугата, тъй като би било полезно за работодателите не само у нас, но и в чужбина. Разбира се, всяка нова функционалност бива предварително щателна анализирана и тествана в различни сценарии, за да сме сигурни, че е напълно изправна и готова за употреба.

Да използваш софтуер, който е създаден само за вътрешно фирмено използване е едно, но когато го предлагаш и на други компании поемаш голяма отговорност. Разбира се, това е предимство, защото така си напълно наясно с качеството на продукта и функционалностите, които използват клиентите и партньорите ти. DigiSign не е замислен само за “лично” ползване, напротив - мисията ни е да премахнем хартията на всяко работно място.

Различните канали за електронно подписване дават максимална свобода на компаниите, позволявайки им да изберат и приложат най-подходящия метод за тях. Вътрешно в IBS също използваме различни видове електронни подписи - както квалифицирани, така и усъвършенствани. Така можем да гарантираме от първо лице, че те са легитимни и законово признати, за да разсеем притесненията на всички останали по веригата.

Ежедневната ни работа с DigiSign ни дава възможност да надграждаме и да реагираме своевременно при евентуално възникване на проблем. Самокритичността ни позволява да оптимизираме интерфейса, за да осигурим едно наистина удовлетворяващо потребителско преживяване.

Отговорът на този въпрос е кратък и ясен - всички и всичко. Вътрешните документи в компанията - договори, анекси, декларации и други, се обработват за отрицателно време с помощта на DigiSign. Всеки документ бива двустранно подписан - първо от управителя, а след това и от служителя. Това спестява не само време и хартия, но и логистични въпроси.

"DigiSign дава свобода и улеснява административните процеси. Пандемията от Covid-19 въведе качествена промяна в начина ни на работа - за няколко дни офисите опустяха, а служителите започнаха да работят отдалечено. Това ни изправи пред редица предизвикателства, за които не бяхме подготвени. В тези условия, DigiSign предостави елегантно и екологично решение за управление на вътрешнофирмената ни документация, свързана със сключването и изменението на трудови договори. Независимо от локацията, документите достигат своя получател за секунди, което дава свобода, спестява време и ограничава генерирането на ненужен хартиен отпадък",сподели Юлия Лазарова, Мениджър човешки ресурси.

Разбира се, софтуерът намира приложение не само вътрешно, но и в отношенията ни с партньори и клиенти. За нас е изключително важно да улесним процеса по подписване на документи за всички страни и участници в различните ни проекти, затова изпращаме всичко електронно.

"Работата с клиенти и партньори от различни части на страната, както и от чужбина, изисква гъвкавост и своевременна реакция. Куриерските услуги и документите на хартиен носител значително биха забавили работните ни процеси. За нас изпълнението на крайните срокове винаги е било и ще продължава да бъде висша ценност. Благодарение на DigiSign не се притесняваме за сроковете, тъй като договорите не само пристигат, но и биват подписани изключително бързо",добави Свилен Станчев, Търговски директор в IBS.

Както стана ясно, винаги сме държали не просто да сме в крак с времето, но и да усъвършенстваме и прилагаме технологиите, за да подобрим ефективността в компанията. Електронното подписване на документи ни позволява да ускорим както вътрешните, така и бизнес процесите с клиентите ни. По този начин даваме пример на всички останали, елиминирайки хартията и залагайки на устойчиво развитие.

От самото стартиране на компанията, работим в съответствие с различни регулаторни изисквания и стандарти за защита на данните. Чрез електронния подпис лесно може да проследим кой и кога е подписал всеки документ. Благодарение на DigiSign, можем да установим и изричен достъп до даден документ само за определени потребители.

Не на последно място с електронното подписване знаем идентичността на подписващия и гарантираме, че по документа не са правени промени след като са положени подписите.

Гордеем се с факта, че през своята повече от 20-годишна история, винаги търсим начини да бъдем една идея по-добри отколкото бяхме вчера и винаги искаме да правим деня на нашите клиенти и партньори по-приятен. Израз на това е и платформата DigiSign, която трансформира начина, по който IBS управлява документооборота си - с бързина, ефикасност и изключително високо ниво на сигурност. Електронният подпис е чудесен пример за ползите от дигитализацията на работните процеси и е малка, но съществена стъпка напред към едно по-добро бъдеще за всички нас.