Електронно подписване на документи: За внедряването на DigiSign при Динафос

Знаем, че в днешно време компаниите непрекъснато търсят иновативни решения за оптимизация на своите бизнес процеси. Едно от тези решения е именно електронното подписване на документи.

В тази статия ще се запознаем с:

• Пътят на Динафос от документооборот на хартия до електронно подписване на документи с DigiSign;
• Как компанията подобри своята оперативна ефективност използвайки електронен подпис във взаимоотношенията със своите служители;
• Обратната връзка от екипа на Динафос за DigiSign.

"Всички документи в компанията минават през мен. Преди внедряването на системата, това ми отнемаше както много време, така и усилия - изготвяне, разпечатване, а след това и сканиране. Разположени сме на два различни етажа, което налагаше да обикалям етажи и бюра, за да събирам подписи", сподели Силвия Георгиева-Аспарухова, ръководител административен отдел.

Именно поради тези причини компанията започва да търси решение, което да улесни и дигитализира административните процеси при Динафос. Не се налага дълго проучване на пазара. В лицето на DigiSign организацията вижда отговор на всички въпроси, свързани с прилагането на електронен подпис в ежедневната работа. Нещо повече, компанията вече е клиент на разширеното ни портфолио за управление на човешките ресурси, включващо платформата за електронно трудово досие PROFILE.GURU и системата за управление на отсъствията TIMEOFF.GURU.

Работейки с всички доставчици на електронни подписи в България, одобрени от Комисията за регулиране на съобщенията, както и с възможностите си за двуфакторно подписване с SMS или на таблет с биометрични данни, DigiSign позволява на организациите да изберат най-подходящия начин за полагане на електронен подпис.

Още преди внедряването на системата, екипът на Динафос внимателно се запозна с възможните варианти за подписване в DigiSign, за да гарантира, че изборът на канал за подписване ще бъде максимално съобразен с нуждите на компанията.

В рамките на по-малко от месец от стартирането на процеса, служителите на Динафос вече подписваха електронно документите, част от трудовото им досие.

"Процесът по внедряване на DigiSign беше бърз и лесен, тъй като го направихме изцяло онлайн. Екипът на IBS ни съдейства за настройките и всичко свързано със системата. Препоръчвам и на останалите клиенти да процедират по този начин, защото спестява време и на двете страни", сподели Силвия.

Процесът започва с качване на документ за подпис в платформата. Преди това той може да бъде генериран от PROFILE.GURU по предварително зададен шаблон или да бъде качен директно в DigiSign.

Ако документът е създаден извън платформата за управление на човешки ресурси, се избира типът на документа, подписващи страни и канал за подписване.

Екипът на Динафос използва подписване с облачен квалифициран електронен подпис, като по този начин служителите получават документите директно в мобилното си приложение на съответния доставчик. Там те имат възможност да се запознаят подробно със съдържанието на документа и след това да го подпишат, въвеждайки ПИН-а на своя ОКЕП.

Научете повече за начина, по който работи облачният електронен подпис.

"Сега изготвям документа, прикачвам го в системата и го изпращам за подпис. Колегите имат възможност да подписват дори когато са в командировка извън София. Основният вид документи, които подписваме, са допълнителни споразумения към трудовите договори", каза още Силвия.

За да се гарантира, че процесите по подписване ще преминат максимално бързо, DigiSign предлага възможности за:

• проследяване на статуса на изпратените за подпис документи в реално време;
• изпращане на напомняне в случай, че има забавяне на някоя от страните;
• задаване на срок за подписване за всеки подписващ;
• автоматични уведомления за изпълнените до момента стъпки по подписване.

Внедряването на DigiSign в Динафос доказва как цифровите решения могат да трансформират административните процеси, като значително подобряват ефективността и удобството на работа. Преминаването от хартиени документи към електронно подписване не само спестява време и усилия, но също така предоставя на служителите по-голяма гъвкавост и удобство.

Електронният подпис с DigiSign позволява на Динафос да оптимизира документооборота, като същевременно се съобразява изцяло с регулаторната рамка и гарантира сигурността на документите във всяка стъпка от процеса. Системата предлага различни опции за подписване, включително облачен квалифициран електронен подпис, което улеснява служителите да подписват документи независимо от тяхното местоположение.

Опитът на Динафос показва, че дигитализацията на административните процеси с помощта на електронен подпис е не само тенденция, но и необходимост за съвременните компании, стремящи се към по-добра организация и оптимизация на работните процеси. DigiSign продължава да се утвърждава като надеждно решение, което може да послужи като пример за други компании, търсещи начини да подобрят своята ефективност.

Искате да научите повече? Запознайте се с още 10 причини да изберете DigiSign за електронно подписване на документи.