DigiSign и Българско школо: Ролята на електронните подписи в образователния сектор
Темите в тази статия:
За ЧСУ Българско школо
ЧСУ Българско школо е образователна институция, в която се обучават деца от 1. до 12. клас. Училището е със статут на иновативно и е част от International Baccalaureate общността. Екипът обединява усилия да възпитава и изгражда уверени и свободомислещи млади лидери, с ясна визия за техните силни качества и интереси. Чрез прилагане на съвременни образователни практики и подходи, училището цели да вдъхновява децата да бъдат полезни за обществото и за света около тях чрез своите идеи, открития и произведения.
Основен фокус се поставя на баланса между силен ум и здраво тяло, развитие на функционална грамотност, критично мислене, творческо изразяване, културно и информационно обогатяване.
bgshkolo.comВъведение
Дигитализацията на образованието в България отдавна не се изчерпва само с електронни дневници и онлайн обучение.
Все по-често училища, детски градини и образователни институции търсят сигурни и законово признати начини да оптимизират административните си процеси.
Именно затова електронният подпис се утвърждава като ключов инструмент и за ЧСУ "Българско школо".
С помощта на решения като DigiSign, електронното подписване намира широко приложение в образователния сектор – от подписване на договори и заповеди, през декларации от родители и съгласия за дейности, до служебна кореспонденция, вътрешни правилници и документи за ученици и преподаватели.
Всички тези процеси, които традиционно изискват печат, сканиране, физическо присъствие и време, могат да бъдат извършвани дистанционно, бързо и сигурно.
ЧСУ "Българско школо" преди въвеждането на DigiSign
Често не си даваме сметка колко много документи генерира всяко учебно заведение. Голяма част от тях е необходимо да бъдат подновявани и подписвани на годишна база, което също утежнява административните процеси в образователните центрове.
В ЧСУ "Българско школо" ежегодно подписват документи със своите клиенти - родителите на учениците. Хартиеният метод изисква и двете страни да присъстват физическо в училището, което понякога е трудно за постигане поради натоварения график на родителите.
Не на последно място това означава купища хартиени екземпляри за съхранение и от двете страни. В училищната администрация се съхраняват десетки видове документи, а при необходима справка, откриването на конкретен документ отнема много време, което може да бъде използвано за други ангажименти.
Несъмнено внедряването на електронни подписи спестява не само значителен административен ресурс и разходи за хартия, но и подобрява прозрачността, проследимостта и сигурността на документооборота.
За училището това означава по-малко бюрокрация, за учителите - повече време за образователния процес, а за родителите - удобство и лесен достъп до важни документи, независимо от мястото и времето.
Ето какво сподели по този въпрос Веселин Зашев, Ръководител ИКТ в учебното заведение:
"Когато заех позицията Ръководител ИКТ в училището един от първите проблеми, с които се сблъсках беше голямата административна тежест, която създаваше подписването на договорите с нашите клиенти всяка година. За късмет този момент съвпадна с публикуването на статия за Вашата платформа, която прочетох в електронното издание на Капитал. Двете обстоятелства съвпаднаха и така излязох пред нашето ръководство с идеята да започнем да подписваме договорите, както и всички документи в училище с електронни подписи, използвайки канал за електронен обмен на документи. Накратко имахме нужда да спрем да разнасяме хартия и да подредим всичко на едно място."
Как учебният комплекс дигитализира подписването на документи
През ноември 2024 г. Веселин се свърза с нас, за да обсъдим как да оптимизираме процеса по подписване на документи с клиентите на училището. Това беше първата стъпка към дигитализирането на документооборота в учебното заведение.
След няколко проведени срещи и имейл комуникация, преминахме към внедряване на DigiSign в учебния комплекс, като желанието им беше да изпращат предварително генерирани документи от тяхна вътрешна система за подпис към DigiSign чрез нашия програмен интерфейс (API). По този начин се спестява време и се елиминира нуждата от ръчно качване на документи в платформата.
"Техническото внедряване и настройки, както и свързването с API беше изключително гладко благодарение на интуитивния интерфейс и Вашата подкрепа. Основното предизвикателство беше по-скоро организационно – да променим нагласите и навиците на хората, свикнали с хартиените документи. Все още имаме клиенти, които предпочитат да подписват документите си на хартия, но се надяваме, че удобството ще ги изкуши.", каза още Веселин
Към момента в училището подписват електронно договорите за обучение, декларациите и анексите към тях, но се надяват скоро да започнат да подписват и всички текущи документи, използвайки системата.
Финалната стъпка от дигитализирането на документооборота при ЧСУ "Българско школо" беше конфигурирането на услугата за автоматично сървърно подписване, реализирана от Борика АД, с което отпада и нуждата от полагане на електронен подпис от страна на училището.
След подписвано съгласие, това се случва автоматично в системата, като единствените, които следва да положат ръчно електронният си подпис са родителите на учениците.
Обратната връзка
Обратна връзка от Веселин Зашев - Ръководител ИКТ в ЧСУ "Българско школо":
Системата премахна физическите бариери. Вече не се налага родителите да идват на място в работно време или децата да бъдат „пощальони“ на документи, които често се губят. Администрацията ни вече не е затрупана с папки за архивиране, а търсенето на стар договор става за секунди в дигиталния архив, вместо за часове в физическия.За организация с мащаба на училище, най-ценната функционалност безспорно е възможността за автоматизиране на процеса по изпращане на документи, проследяването на подписването им и свалянето им директно в нашето облачно пространство, използвайки API, който платформата ни позволява.
В допълнение към това огромно улеснение ни създаде и възможността за автоматично подписване на документите от наша страна.
Спестихме огромно количество хартия и тонер, което съвпада и с екологичните ни ценности.
Но по-важното е спестеното време - процесът по събиране на подписи за новата учебна година, който преди отнемаше седмици и ангажираше целия административен екип, сега се случва в рамките на дни и изисква минимална намеса.
Като ИКТ ръководител, сигурността на личните данни е мой приоритет. Ние използваме платформата за подписване на документи с Квалифициран електронен подпис (КЕП) на B-Trust, което гарантира изключително високо ниво на защита. Този метод, в комбинация с одитната следа на DigiSign, ни дава необходимата сигурност и спокойствие.
Препоръчвам DigiSign на всяка образователна институция, която иска да модернизира процесите си. Това не е просто удобство, а стандарт за съвременна комуникация между училище и родители.
Заключение
Опитът на ЧСУ "Българско школо" ясно показва, че електронното подписване вече не е просто възможност, а реално и работещо решение за образователния сектор.
Внедряването на DigiSign трансформира един от най-тежките административни процеси - управлението и подписването на документи, като го превърна в бърз, сигурен и напълно проследим дигитален поток.
Дигитализацията на документооборота чрез електронни подписи поставя нов стандарт за комуникация между училище и родители - стандарт, който пести време, ресурси и усилия, без компромис със законовите изисквания.
Примерът на ЧСУ "Българско школо" доказва, че с правилния партньор и ясна визия, преходът към изцяло дигитални процеси е не само възможен, но и изключително ефективен.
Благодарим за доверието, като сме изключително щастливи, че можем да допринесем за подобряването на комуникацията в образователния сектор.
Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронен подпис и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.