Как кантората ви да влезе в цифровата ера?

В много адвокатски кантори употребата на хартия е, меко казано, прекомерна. И въпреки че има много юристи, които са готови да направят прехода към електронни документи, голяма част от фирмите продължават да стоят твърдо зад подписаните на хартиен носител документи.

Разбира се, има и случаи, при които употребата на хартия е неизбежна – завещания, нотариални актове и други. Но на практика дори държавата вече приема почти всичко в електронен формат - стига да е надлежно подписано.

Чрез намаляването хартиените документи, компаниите в този сектор ще спечелят много повече, отколкото да загубят. И това не се свежда само до себестойността на хартията, консумативите и оборудването, необходими за отпечатването на документ.

Някои от по-авангардните кантори вече прилагат на практика така наречения "digital-first approach". За съжаление, няма добър превод на български, но идеята е ясна: да се извлече максимална полза от наличните технологии – за спестяване на разходи, за намаляване на отпадъците и най-вече за да улеснят работата както за клиентите си, така и вътрешно.

По-нататък в тази статия ще разгледаме:

Предимствата на преминаването към една истинска цифрова кантора
Как да се отървете от хартията?
Ползите от електронни подписи за адвокати и юристи

Защо кантората ви да стане "цифрова"?

Ето някои от най-значимите предимства, които една модерна кантора може да извлече като намали хартията и премине към електронен начин на работа:

Намаляване на разходите и пестене на хартия

Отпечатването, изпращането и получаването, и складирането на хартия е скъпо! Принтери, тонери, техническа поддръжка, топове хартия, куриери и съхранение в папки, класьори, кашони – всичко това струва пари. При това - не малко. Преминавайки към цифров начин на работа, със сигурност ще намалите значително всички тези разходи.

Ускорено създаване на документи

Създаването на документи, както и да го погледнем, е една от основните дейности във всяка кантора. Създаването на качествени документи обаче изисква солидна основа - както академична, така и практическа. Този процес може да се ускори, когато има бърз достъп до шаблони и заготовки на често ползвани документи.

Но когато голяма част от документите стоят в папки, или са на компютрите на служителите (в най-лошия случай на напуснали служители), създаването на документи може да се сравни с многократно преоткриване на колелото.

Вместо това, всички документи могат да се съхраняват най-малкото на файлови сървъри (макар че е по-добре да бъдат в по-добре защитена среда), където да са достъпни за всички, които имат нужда и съответния достъп, разбира се.

Бърз достъп до документите

Понякога търсенето на правилния документ сред купчини от хартия е сравнимо само с удоволствието от търсене на игла в купа сено. Същевременно всеки, изразходван в търсене, час е загубен човеко-час, който потенциално може да бъде фактуриран на клиента. С една добре организирана цифрова библиотека, която позволява търсене по ключови думи, можете да достъпите документите в рамките на секунди.

Намаляване на физическото място за съхранение

Съхранението на всички документи, папки, класьори и кашони може да заеме много място. Място, което в повечето случаи се заплаща на квадратен метър. Ежемесечно!

Но това е само една от страните на проблема. На практика всеки, който има достъп до помещението, има достъп и до документите в него.

Ако съхранявате документите в електронен вид, първо, ще ви струва по-малко, и второ – ще освободите място в офиса.

Освен това можете да регулирате много по-добре достъпа до документите. И не само – за разлика от хартиените документи, при електронните можете да видите кой и кога ги е преглеждал.

По-лесна съвместна работа

Хартиените документи могат да бъдат споделяни само физически, на място. Но файловете могат да бъдат споделяне навсякъде и по всяко време. Ако използвате подходяща документна система, можете да създавате специални права за достъп на принципа "необходимо да се знае".

Това прави съвместната работа в екипите много по-бърза и по-лесна. И освен това, с подходящите онлайн решения, може да се елиминира проблема с различните версии на един документ, като се осигури възможност за редакция от няколко човека в реално време.

По-сигурни документи с повече мониторинг и контрол

Опасността от изтичане на данни е сериозно предизвикателство не само за канторите, но и за всяка друга организация. Хартиените документи обаче не оставят следа. Ако един документ изчезне, не може да се проследи кой, кога и по какъв начин го е ползвал.

Докато в една пълнофункционална документна система има цифрова следа за всяко извършено действие.

По-бързо подписване на договори

Събирането на подписи по старомодния начин ви поставя в силна зависимост от куриерските услуги. Докато с полагането на електронен подпис върху документи процесът може да се ускори значително.

Чрез платформа като DigiSign клиентите могат да подпишат договори и споразумения по всяко време и където и да се намират. И тъй като документите се изпращат за подписване на мига, в който се натисне бутонът "Изпрати", вече няма изчакване и липса на информация до къде е стигнал документът.

Вижте сравнение на скоростта на подписване при подписване с мокър подпис и електронно.

Как да управлявате процеса по трансформация към кантора 2.0?

Оценете вашите нужди и започнете да планирате

Преминаването към безхартиен офис е значително предизвикателство, затова по-добре да обмислите всичко и да започнете от планирането. Направете анализ на дейностите, при които можете да постигнете най-голямо намаляване на хартиения документооборот.

От семпли решения просто да не се разпечатва даден тип документ или по-мащабно начинание като дигитализиране на хартиения архив.

Ако офисът ви все още води записки от срещи, които след това се разпечатват и подписват от участниците, можете да планирате преминаване към електронно съгласуване и подписване със система като DigiSign.

Опитайте да избегнете разпечатването на документи на хартия и изпращането им чрез куриери, и вместо това започнете да ползвате електронен подпис.

Съвсем скоро ще започнете да виждате още много други процеси, които могат да се дигитализират.

Внедрете информационна система за управление на документи

Едно от най-важните решения по пътя към дигитализацията е върху каква платформа ще съхранявате данните си. Решенията варират от онлайн хранилища като Google Drive, през такива, които се инсталират на място, до специализирани системи за управление на взаимоотношенията с клиенти за кантори.

Направете проучване и намерете софтуера, който ще ви свърши най-добра работа. В DigiSign също можете да съхранявате всички подписани документи. Можете да разчитате на нашата система, докато намерите най-доброто за вас документооборотно решение.

Дигитализирайте документите и процесите

Сканирайте съществуващите документи и ги съхранявайте на такова място, от където ще имате достъп до тях когато ви е необходим.

Важно е да отбележим, че по време на сканирането може да се направи и разпознаване на текста (OCR – Optical Character Recognition) и заедно с изображението на документа, да се запази и текстовото съдържание. Това ще ви позволи в бъдеще при търсене много по-бързо да намерите даден документ.

Стига разбира се вашата документооборотна система за поддържа пълнотекстово търсене.

Така или иначе вече всеки нов документ първо се създава в електронна форма, най-вероятно чрез MS Word. Започнете и да го придвижвате електронно през целия му жизнен цикъл.

Ако има нещо за подписване – сложете вашия електронен подпис, като по този начин ще дадете добър пример на клиентите си. И след това го изпратете за електронно подписване. И спрете да разпечатвате договори - веднъж и завинаги.

Премахнете зависимостта си от хартията

Звучи почти като призив за борба със зависимостите, но употребата на хартия може да се сравни точно със зависимост. Това, че сте свикнали да гледате всичко на хартия не означава, че това е най-добрия начин на работа.

Само с намаляването на разпечатването на хартия, вече започвате да съкращавате разходи и да създавате по-ефективни работи процеси. И това е само началото.

Напомняме, че не е необходимо да се опитвате да се дигитализирате напълно за 2 седмици. Планирайте добре, започнете процес по процес, и преди да се усетите, вече ще имате една модерна кантора, в която хартията ще се ползва само за разпечатване на сертификатите и дипломите, който стоят на стената на славата във вашият офис!