Решение № 171 от 19.03.2025 г. и бъдещето на електронния подпис в българската администрация

С Решение № 171 от 19 март 2025 г. Министерският съвет въведе може би едно от най-смелите и амбициозни изисквания за модернизация на държавната администрация в България.

Документът задължава централните и териториалните органи на изпълнителната власт да преминат към изцяло електронен вътрешен оборот на документи в рамките на всички административни процедури.

В рамките на само 2 страници на практика се прави нещо, което отдавна трябваше да бъде направено, без да се налагат някакви специфични технологични изисквания. Просто и ясно се казва на цялата администрация "до края на 2025 година всичко трябва да работи електронно".

Това решение има директни последици за начина, по който ще се използва електронен подпис в администрацията и за начина, по който обществото ще взаимодейства с институциите.

С решението се поставя срок до 31 декември 2025 г. всички администрации да въведат изцяло електронен вътрешен документооборот. Това означава, че вътрешните процеси – резолюции, становища, съгласувания, доклади и други документи, които в момента масово се обработват на хартия – трябва да преминат в цифров вид.

Хартиените документи ще се допускат само по изключение:

1. когато законово изискване налага това;
2. когато съществуват процеси, които по обективни причини не подлежат на електронизация – и то само след съгласуване с министъра на електронното управление.

С други думи, целта е хартиените документи да останат рядко срещано изключение, а не правило, както бе до момента.

Това (надяваме се) ще прекрати още една изключително вредна практика – антидатирането. Когато документът се подписва на хартия, никой не може да каже точно на коя дата е направено това. С електронния подпис и в рамките на една електронна документо-оборотна система, подписването със задна дата става практически невъзможно.

За да има юридическа стойност и доказуемост, един електронен документ трябва да бъде подписан. Тук ключова роля играе електронният подпис.

В европейския регламент eIDAS (Регламент 910/2014) и в закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) са дефинирани три основни нива:

• Обикновен електронен подпис – може да е дори сканирано изображение или отметка в система, но има слаба правна стойност.
• Усъвършенстван електронен подпис – свързан уникално с подписващия и позволява проверка за промяна на данните.
• Квалифициран електронен подпис (КЕП) – издава се от сертифицирани доставчици и има правна сила, равностойна на саморъчния подпис.

Вижте повече информация за видовете електронен подпис.

За българската администрация решението № 171 не казва изрично кой вид подпис трябва да се използва. Но като се има предвид юридическата сила на вътрешните актове и документи, практиката ще изисква квалифициран електронен подпис за финалния етап на подписването. Т.е. за вътрешните съгласувания може да се ползват и други видове подписи, но за да има правна сила финалния акт, който се издава официално от ръководителя на администрацията, следва същия да бъде подписан с КЕП.

• Край на хартиената бюрокрация - В момента вътрешните документи в институциите често преминават през десетки ръце – на хартия, с печати, с физически резолюции. Това е бавно, податливо на грешки и трудно за проследяване. С електронен оборот, базиран на електронни подписи, всеки документ ще може да бъде създаден, съгласуван и подписан изцяло онлайн.
• По-голяма прозрачност и контрол - Системите за електронен документооборот позволяват проследяване на всяко действие – кой е подписал, кога е направил промяна, дали документът е върнат за корекции. Това повишава отчетността на администрацията. И както писахме по-горе – не подлежи на антидатиране.
• Уеднаквяване на практиките - Всяка администрация досега имаше собствени правила за документооборот. Решение 171 изисква унифицирани стандарти – което ще улесни обмена на документи между институциите.
• По-малко разходи - Разходите за хартия, принтиране, физическо съхранение и куриерски услуги са огромни. Електронният подпис елиминира нуждата от физически носители и води до сериозни икономии. Вижте сравнение колко струва подписването на хартия и колко с електронен подпис.

• По-бързи услуги - Когато администрацията работи електронно вътрешно, и външните услуги към гражданите и бизнеса стават по-ефективни. Подписването и съгласуването, които днес отнемат дни, ще се извършват за минути. Поне така се надяваме.
• Повече доверие - Квалифицираният електронен подпис гарантира, че документът е автентичен и непроменен. За нас това означава по-голяма сигурност при взаимодействие с администрацията.
• Дигитално включване - Все повече услуги ще могат да се ползват дистанционно. Това е от особено значение за хора в малки населени места, които досега са били принудени да пътуват за всяка административна услуга.
• Екологични ползи - Ограничаването на хартиения документооборот ще намали използването на хартия и ресурси – малка, но важна стъпка към по-устойчива публична администрация.

• Технологична готовност - Не всички администрации разполагат с модерни системи за електронен документооборот, които поддържат електронно подписване. Някои институции ще трябва да инвестират в нов софтуер и обучение на служители.
• Електронни подписи – със сигурност ще се наложи закупуване на електронни подписи за (почти) всички служители в държавната администрация. За момента няма централизирана поръчка това да се случи наведнъж за всички служители, което означава, че всички администрации ще решават този проблем самостоятелно. Пропускайки всички възможни икономии от мащаба.
• Обучение на персонала - За много служители електронният подпис все още е новост. Преходът ще изисква обучения, за да може служителите да работят уверено и без грешки.
• Сигурност и защита на данните - Колкото повече процеси са дигитални, толкова по-важна става киберсигурността. Администрацията ще трябва да гарантира надеждна защита срещу пробиви и злоупотреби.

Въвеждането на изцяло електронен документооборот е част от по-голямата цел – пълна дигитализация на администрацията. Това включва:

• електронни регистри, свързани помежду си;
• автоматизирани проверки и справки;
• елиминиране на изискването гражданите да носят удостоверения от една институция в друга.

Електронният подпис е фундаментът на този процес - той е "цифровият печат", който замества хартията и мастилото.

Решение № 171 от 19.03.2025 г. е закъсняла, но изключително необходима стъпка за една по-модерна, по-ефективна и по-прозрачна администрация. Задължението за изцяло електронен вътрешен документооборот ще промени коренно начина, по който институциите работят.

Ключов елемент в този процес е електронният подпис - без него няма как да се гарантира правната стойност на документите. Очаква се квалифицираният електронен подпис да стане основен инструмент за служителите в администрацията.

Ползите за обществото ще бъдат значителни: по-бързи услуги, повече прозрачност, намалени разходи, по-голямо доверие и устойчиво развитие. Въпреки предизвикателствата, преходът към цифрова администрация е неизбежен и дълго чакан. Сега остава задачата да бъде реализиран ефективно, с внимание към технологичната инфраструктура, обучението на служителите и сигурността на данните.