Лого на Ник - компанията, която внедрява електронен подпис с помощта на DigiSign

За Ник

Ник Агро е водеща компания в сферата на земеделието у нас, като специализира в сферата на селскостопанско оборудване и машини, софтуерни решения в помощ на фермерите, както и агрономство и услуги като картиране и анализ на почвата. Работата ѝ стартира през 2002 г. като оттогава фирмата оперира в няколко европейски държави, сред които България, Румъния, Италия, Швейцария. Извън териториите на стария континент, дейността ѝ се простира и в Южна Африка.

nik.bg

Въведение

Документооборотът е неизменна част от всяка компания. А колкото по-многобройна е тя, толкова повече документи се налага да бъдат подписани. Героите, за които ще ви разкажем в тази статия са Ник – компания с нас 250+ служители.

Управлението на процеси, включващи толкова голям брой служители, несъмнено не е лесна задача. Ето как и защо те решиха да се доверят на DigiSign, с който улесниха работата си и подобриха ефективността си по отношение на вътрешните документи благодарение на интегрирането на система за електронно подписване.

Как се случваха процесите в Ник преди въвеждането на DigiSign?

Всички сме наясно, че по-голямата част от фирмите у нас все още не се осмеляват да заложат на цялостна дигитализация на документооборота. Дори и управителят да притежава електронен подпис, значителен брой от служителите се притесняват от подобен начин на подписване.

Същото се отнася и за Ник, където първоначално се прилага традиционния метод на подписване на хартия, но това е бавен и времеемък процес. Именно затова от компанията се впускат в проучване на пазара за решение, което да осигури комфорт на служителите и да гарантира сигурността на данните им.

"В стремежа ни да оптимизираме процесите, да осигурим удобство на служителите и да гарантираме качествена и надеждна услуга се спряхме на DigiSign. Системата дойде като естествено продължение на PROFILE.GURU, която използваме от няколко години и с която даваме възможност за достъп до актуална информация, свързана с трудовото правоотношение в широк обхват", каза Наталия Николова, експерт труд и работна заплата в Ник.

Електронен подпис - Кое е най-голямото му предимство?

Служителите на Ник са не само многобройни, но и работят от различни локации в цялата страна. Това е един от основните фактори, част от бизнес нуждите на организацията.

Подписването на документите на хартия в такава ситуация води до логистични усложнения като използването на куриерски услуги, които по думите на клиента имат няколко негативни аспекта – времето, за което служителите получават необходимите документи и съответно ги връщат към HR отдела, ангажимент за посещение на офис на куриер, трудна проследимост на статуса на пратката, както и риск от загуба на важна информация.

"С DigiSign всички тези рискове се елиминираха, като времето за преглед и подписване на документите се сведе до няколко минути, само с няколко клика, дадохме възможност и на хората от най- отдалечените точки на страната да ги достъпват, независимо от локацията и в удобно за тях време", добави още Наталия.

Прочете повече за предимствата на електронното подписване на документи спрямо подписването на хартия.

Какви видове документи се подписват с DigiSign?

Компанията въведе софтуерния продукт за подписване на документи от всякакъв характер - както регулярни, като например анекси и договори, така и специфични вътрешнофирмени, които са немалко на брой.

Плавното и безпроблемно имплементиране на платформата и съдействието от страна на екипа спомогнаха за сътрудничеството между страните. Усилията на всички участници безспорно изградиха доверието в процеса по електронно подписване.

"С посредничеството на DigiSign, макар и с леки резерви в самото начало, вече около 80% от служителите на компанията откриха удобството да подписват с един клик. Платформата осигурява комфорт в работата с добре структурирано меню, приятен интерфейс, говорими наименования и бързина при изпълнение на операциите", сподели Наталия.

Заключение

Съвсем спокойно можем да заключим, че както при Ник, така и при много други компании, въвеждането на електронен подпис в управлението на човешките ресурси първоначално се приема скептично и с доза притеснение. Именно затова е от ключово значение избраната система да покрива всички изисквания по отношение на сигурността на данните и да успее да предразположи работещите с нея чрез достъпния си интерфейс.

Благодарение на DigiSign, служителите на Ник разшириха дигиталния си хоризонт и премахнаха менталната бариера, деляща ги от съвременните технологии. Фирмата повиши ефективността си, сведе до минимум хартията и елиминира логистичните усложнения, свързани с документооборота.


Искате да научите повече? Прочетете статията ни за интеграцията между PROFILE.GURU и DigiSign.



Ако считате, че във вашата организация могат да се оптимизират процесите по подписване на документи - вътрешно или с външни контрагенти, то тогава Ви приканваме да се запознаете с възможностите на DigiSign: платформата, която работи с всички видове електронни подписи и позволява да съчетавате няколко различни метода за подписване върху един и същ документ, според вида подпис, с който разполагат подписващите.


Обратно към блог списъка