Как DigiSign подобри процеса по подписването на документи при НИК

Документооборотът е неизменна част от всяка компания. А колкото по-многобройна е тя, толкова повече документи се налага да бъдат подписани. Героите, за които ще ви разкажем в тази статия са Ник – компания с над 250+ служители.

Управлението на процеси, включващи толкова голям брой служители, несъмнено не е лесна задача. Ето как и защо те решиха да се доверят на DigiSign, с който улесниха работата си и подобриха ефективността си по отношение на вътрешните документи благодарение на интегрирането на система за електронно подписване.

Всички сме наясно, че по-голямата част от фирмите у нас все още не се осмеляват да заложат на цялостна дигитализация на документооборота. Дори и управителят да притежава електронен подпис, значителен брой от служителите се притесняват от подобен начин на подписване.

Същото се отнася и за Ник, където първоначално се прилага традиционния метод на подписване на хартия, но това е бавен и времеемък процес. Именно затова от компанията се впускат в проучване на пазара за решение, което да осигури комфорт на служителите и да гарантира сигурността на данните им.

"В стремежа ни да оптимизираме процесите, да осигурим удобство на служителите и да гарантираме качествена и надеждна услуга се спряхме на DigiSign. Системата дойде като естествено продължение на PROFILE.GURU, която използваме от няколко години и с която даваме възможност за достъп до актуална информация, свързана с трудовото правоотношение в широк обхват", каза Наталия Николова, експерт труд и работна заплата в Ник.

Служителите на Ник са не само многобройни, но и работят от различни локации в цялата страна. Това е един от основните фактори, част от бизнес нуждите на организацията.

Подписването на документите на хартия в такава ситуация води до логистични усложнения като използването на куриерски услуги, които по думите на клиента имат няколко негативни аспекта – времето, за което служителите получават необходимите документи и съответно ги връщат към HR отдела, ангажимент за посещение на офис на куриер, трудна проследимост на статуса на пратката, както и риск от загуба на важна информация.

"С DigiSign всички тези рискове се елиминираха, като времето за преглед и подписване на документите се сведе до няколко минути, само с няколко клика, дадохме възможност и на хората от най- отдалечените точки на страната да ги достъпват, независимо от локацията и в удобно за тях време", добави още Наталия.

Прочете повече за предимствата на електронното подписване на документи спрямо подписването на хартия.

Компанията въведе софтуерния продукт за подписване на документи от всякакъв характер - както регулярни, като например анекси и договори, така и специфични вътрешнофирмени, които са немалко на брой.

Плавното и безпроблемно имплементиране на платформата и съдействието от страна на екипа спомогнаха за сътрудничеството между страните. Усилията на всички участници безспорно изградиха доверието в процеса по електронно подписване.

"С посредничеството на DigiSign, макар и с леки резерви в самото начало, вече около 80% от служителите на компанията откриха удобството да подписват с един клик. Платформата осигурява комфорт в работата с добре структурирано меню, приятен интерфейс, говорими наименования и бързина при изпълнение на операциите", сподели Наталия.

Съвсем спокойно можем да заключим, че както при Ник, така и при много други компании, въвеждането на електронен подпис в управлението на човешките ресурси първоначално се приема скептично и с доза притеснение. Именно затова е от ключово значение избраната система да покрива всички изисквания по отношение на сигурността на данните и да успее да предразположи работещите с нея чрез достъпния си интерфейс.

Благодарение на DigiSign, служителите на Ник разшириха дигиталния си хоризонт и премахнаха менталната бариера, деляща ги от съвременните технологии. Фирмата повиши ефективността си, сведе до минимум хартията и елиминира логистичните усложнения, свързани с документооборота.

Искате да научите повече? Прочетете статията ни за интеграцията между PROFILE.GURU и DigiSign.