Какво ново с DigiSign (Лято 2024)

Намерението на тази кратка статия е да информира текущите и бъдещи ползватели на DigiSign за последните разработки в системата, чрез които се постарахме да затвърдим лекотата на работа, удобството и ползваемостта на платформата и да осигурим едно функционално ядро, служещо като площадка за нехартиени документи, готови да излетят и пристигнат в рамките на няколко секунди на точното място.

Преди известно време забелязахме, че при голям процент по време на определянето на подписващи в дадена заявка, администраторите на приложението добавят себе си като подписващ. Решихме да улесним този потребителски сценарии и да добавим бутон „Добави мен“, чрез който системата автоматично залага имената и имейла/ЕГН-то на администратора, който текущо генерира заявката, след което той/тя може ефективно да положи своя електронен подпис.

Всички системи от GURU портфолиото (TIMEOFF.GURU, PROFILE.GURU, TIMEON.GURU) предлагат персонализирана справка на база всякакъв тип информация, предварително въведена в системите. Считаме, че за вас е важно данните да бъдат достъпни по всяко време и във вида, в който бихте пожелали да ги прегледате и впоследствие анализирате. Следвайки тази мисловна пътека, разработихме къстъмизирана опция за преглед след филтриране в детайлната справка. С няколко клика можете да премествате налични към избрани колони.

В натовареното ежедневие, с което всички се сблъскваме на дневна база, лесно можем да пропуснем документ за подписване с електронен подпис. За целта в системата вече е наличен бутон Напомни, чрез който известяваме подписващия за документ, чакащ да му бъде обърнато внимание и съответно да бъде подписан или отказан.

В най-новата версия на системата добавихме предупреждение за намаляващ пакет подписи и известие при пълно изчерпване на електронните подписи, с чието съдействие ще бъде избегната потенциалната регулярна проверка на текущия брой подписи към закупения пакет. Информативният текст ще бъде изпращан, когато подписите достигнат под 10%, 5 % и когато и последният електронен подпис бъде положен върху дигитален документ. В бъдещи разработки на системата сме планирали функционалност, посредством която сами ще имате възможността да закупите пакет дигитални подписи, но на този етап все още се налага да се свържете с представител на GURU екипа или да пишете до sales@digisign.space.

Всекидневно се стараем да подобряваме прозрачността на всякакъв тип информация в системите ни, докато все пак поддържаме йерархичната им видимост и опция за редакция. Един от основните плюсове при дигитализираното съхранение на данни и детайли за една организация е проследимостта, намаляването на пространствата за грешки и отдалечаването от потенциална манипулация на данните. Накратко добавихме поле за сума на закупения пакет от електронни подписи. След като този вариант за управление на документооборота бъде успешно внедрен във фирмената политика за по-дълъг период, с лекота ще можете да измерите ефективността на инвестицията си и да анализирате разликите при разходите между дигиталния и хартиения вариант на този процес.

При най-новия начин за подписване на документи в DigiSign, а именно с нашия платформен усъвършенстван DigiSign подпис също вече имаме значително подобрение и ускоряване на бързодействието и ефективността на цялостния процес. При изпращане на няколко документа (повече от 1) с молба за електронен подпис, всички подписващи вече имат опцията да прегледат документите един по един, да се запознаят с тях и съответно да преценят дали текстовете в тях са приемливи. Бутоните Следващ и Предишен служат за бърз преход без усилие през документите преди подписващия да вземе решението дали да удостовери посланията в тях чрез своето дигитално потвърждение.

Последно, но не на последно място, след кратък анализ на текущите ползватели на платформата забелязахме очевидна последователност при определянето на подписващите при даден тип документи, без значение дали става въпрос за договори, анекси, споразумения или други. В стандартния случай, когато договор бива подписан с току що назначен служител, страните са две: работодател и служител. В този ред на мисли, в настройките на софтуерното решение е налична опция за дефиниране на имена и идентификатор, като по този начин ще ви спестим избирането им при генерирането на заявка за подпис всеки път. Обратната връзка, която редовно споделяте с нас е от неизмерима важност и се стараем да задоволяваме всяка организационна, оперативна или функционална нужда, която потребителите на системата споделят с нас.

Силно се надяваме, че статията постигна своята цел и в момента нямате търпение да оптимизирате начина си на работа със системата или пък да се свържете с нас, за да заявите първия си пакет дигитални подписи. От наша страна сме се застраховали, тъй като използваме продуктивно DigiSign в Ай Би Ес България и сме на разположение да започнем партньорските си отношения, въпреки че управителят ни в момента се подвизава на Гръцкото Средиземноморие, от където подписва договори с няколко докосвания върху неговото „умно“ устройство и по този начин полага своя неоспорим Облачен Квалифициран Електронен подпис върху всякакъв тип документи.