DigiSign и Pierre Fabre
Темите в тази статия:
За Пиер Фабр
Пиер Фабр е френска фармацевтична и дермокозметична компания, основана през 1962 година от Пиер Фабр. Компанията има седалище в Лабеж, близо до Тулуза, Франция. Тя е една от водещите фирми в Европа в областта на здравето и красотата, специализирана в разработването, производството и дистрибуцията на лекарствени средства, дермокозметични продукти и продукти за лична хигиена.
Пиер Фабр е известна със своите иновации в медицината и козметиката, като особено внимание се отделя на природните съставки и устойчивото развитие. Компанията инвестира значителни средства в научно-изследователска дейност и сътрудничи с множество медицински и научни институции.
pierre-fabre.comВъведение
Пиер Фабр - една от водещите фармацевтични компании в България, направи значима стъпка към дигитализацията на процесите при подписване на документите, внедрявайки DigiSign. Това решение е част от по-широката стратегия на компанията да модернизира своите административни и оперативни дейности.
Преди компанията да премине към платформата за електронно подписване, процесите протичаха по традиционния метод – на хартия. А това, както е добре известно, отнема доста време и ресурси. Освен че изискваше физическо пренасяне на документи и подписи от един отдел към друг, традиционният метод също така увеличаваше риска от загуба на важни документи и забавяния в обработката им.
В търсене на решение за оптимизация, Пиер Фабр се насочи към дигитализиране на документите с цел улесняване на вътрешния и външен документооборот. Изборът им естествено се спря на DigiSign, тъй като в организацията вече се ползват системите за електронно трудово досие PROFILE.GURU, както и TIMEOFF.GURU – платформата за управление на отсъствията. Тези системи вече бяха доказали своята ефективност и надеждност, което направи DigiSign логичен следващ избор.
Процесът по имплементиране на новия процес за електронно подписване
Преди да стартират процесите по внедряване на решението, клиентите на DigiSign се запознават в детайли с различните варианти за полагане на електронен подпис: КЕП, ОКЕП, на таблет или с платформен подпис. Обикновено се избира повече от един вариант за подписване, за да може да предложи избор и удобство на служителите и контрагентите. Точно такъв е случаят и при Пиер Фабр.
Следва инсталация и конфигурация на нарочна инстанция на DigiSign, включително настройка на избраните методи за подписване. Този процес изискваше добра координация между екипите на Пиер Фабр и DigiSign, за да се гарантира, че всички технически изисквания са изпълнени и системата работи безпроблемно.
Последната стъпка преди преминаването към продуктивен режим бе практическо обучение на екипът на Пиер Фабр. Колегите се запознаха с всички функционалности на системата, тестваха вариантите за полагане на електронен подпис и научиха как да ползват за възможностите съхранение и управление на достъпа до документи и папки. Обученията за работа с DigiSign са структурирани по начин, който да осигурява максимална ефективност и да подготви служителите за реалната работа с новата система.
За по-малко от месец бе стартирана работата с DigiSign и вече в Пиер Фабр се подписва електронно.
"Тъй като няколко души работихме – всеки с различен достъп, най-трудно в началото беше това, как да реорганизираме процесите и да усвоим функциите. Видеата в YouTube бяха полезни, но по-полезна беше навременната реакция и отговори на въпросите. Единственото, което се наложи да въвеждаме ръчно са данните на потребители, което отне малко повече време. Все още имаме известни леки затруднения, но се справяме – къде сами, къде с бързото включване на вашият екип." - споделя Дарина Златарска, ръководител Човешки ресурси.
Какво ви подтикна да се насочите към подобно софтуерно решение?
"Необходимостта от дигитализация, спестяване на време, хартия и пр. Възможността да се работи отдалечено, без нужда от физическа среща или куриери. В DigiSign могат да се изпращат за подпис всякакъв вид документи, като трудови договори и прилежащите документи, съпътстващи трудово-правните отношения. В момента сме в етап на тестване и с външни договори, както и с граждански."
След DigiSign
"Внедрихме процесите по отношение на трудово правната документация. Все още ни отнемат много време процесите и не сме постигнали нивото на оптималност, което искаме, но скоро очакваме да се случи. От скоро пускаме и други вътрешни и външни документи, но за сега по-скоро по изключение. Предимството към момента е 100% дигитален архив, спестена хартия и препращане на мейли и сканове. До 2-3 месеца очакваме да сме свикнали и да сме се възползвали от пълния потенциал." – сподели Дарина.
Заключение
Внедряването на DigiSign в Пиер Фабр бележи важна стъпка към модернизацията и оптимизацията на документалните процеси в компанията. Електронният подпис не само улеснява административната работа, но също така спестява време и ресурси, като значително намалява нуждата от хартиени документи.
Процесът по внедряване, макар и предизвикателен в началото, беше успешно завършен благодарение на сътрудничеството, обученията и помощта на екипа на DigiSign. Въпреки че все още се оптимизират някои процеси, Пиер Фабр вече се възползва от предимствата на дигитализацията. Очакванията са, че в рамките на няколко месеца системата ще бъде напълно интегрирана, като всички служители и външни партньори ще могат да се възползват от нейните пълни възможности.
DigiSign доказва, че дигитализацията е не само необходима, но и неизбежна стъпка към бъдещето на всяка модерна организация.
Благодарение на своевременното и адекватно съдействие от екипа на IBS всички стъпки преминаха леко. Препоръчваме! Благодаря!"