DigiSign и Signatus вече и в сервиза на IBS България

Преди няколко месеца взехме за пореден път решението да последваме догмата „нека си пием собственото шампанско“ и внедрихме DigiSign в комбинация със Signatus в нашия сервиз. Още от самото си създаване платформата се използва от голяма част от колегите от счетоводство, продажби и маркетинг за подписване на всякакъв тип договори, анекси, споразумения, приемо-предавателни протоколи и други. Но от скоро намерихме още едно приложение на системата и всички текущи и бъдещи клиенти на нашия сервиз ще имат възможността да подпишат своя приемо-предавателен протокол дигитално.

След като накратко сравнихме двата начина за подписване и време да се гмурнем в детайлите и начина, по който сме комбинирали функционалности на DigiSign, Signatus и нашата CRM система. Първоизточника на един приемо-предавателен протокол е нашата CRM (Customer Relationship Management) система, към която по предварително дефиниран шаблон, опитните колеги и професионалисти от сервиза въвеждат променливата информация от типа на имена, дата, предмет на протокола и други. След като бъде генерират протоколът, той бива запазен в pdf формат, за да не могат да бъдат нанасяни допълнителни промени по документа. От падащо меню избираме към кой конкретен таблет искаме да изпратим протокола за подпис. CRM системата чрез допълнително осъществена интеграция от нашия софтуерен отдел се свързва с DigiSign през нейното API (Application programming interface). DigiSign ще служи за проверки и справки в бъдеще и ще може да отговори на въпроси като „кога е изпратен документа“, „кога е подписан документа“, „кой е подписал документа“ и други. DigiSign впоследствие се грижи документа да продължи пътя си и да се появи на посочения от колегите таблет. На таблетът с предварително инсталиран софтуер на Signatus, документът се отваря автоматично и клиентът може да го подпише с пръст или с писалка. След подписването и натискане върху бутон „Изпрати“ подписаният документ бива автоматично изпратен към клиента и добавен към архива от подписани файлове в нашата CRM система.Целият гореописан „път“ на протокола от изпращането през подписването до финалното съхранение отнема не повече от няколко секунди. Няма да влизаме в повече детайли относно техническите връзки, интеграции и синхронизации между системите, в случай, че имате нужда от допълнителна информация, моля не се колебайте да се свържете с нас.

"Двата начина за подписване, преди и след като внедрихме DigiSign и Signatus наистина нямат база за сравнение. Клиентите прегърнаха с усмивка идеята, че няма да се налага да чакат всеки път принтерът да си свърши работата, а всички колеги могат спокойно с няколко клика да открият всеки подписан протокол, вместо да се ровят в дебелите класьори. Казано честно не виждам нито един минус в новия ни процес на работа и с всеки положен електронен подпис се уверяваме, че това е правилната стъпка напред!"

Хартиеното подписване остава традиционен метод, но има по-високи разходи и организационни предизвикателства. Дигитализацията е логична стъпка за голяма част от предприятията, които искат да оптимизират процесите си и да подобрят клиентското преживяване. Екипът на DigiSign няма да спре до тук и ще продължим да търсим възможности за дигитализация, но на този етап смело можем да заявим, че по-голямата част от документооборота вече се управлява дигитално! ИБС България продължава да бъде горд ползвате не само с вътрешно внедрена система за управление на отсъствията, с платформа за електронно подписване на документи, но сме и на финалния етап от внедряването на нашата фирма към цялостно електронно трудово досие, което ще бъде възможно при комбинация между PROFILE.GURU и DigiSign. Продължаваме да се стремим към изкореняване на хартията от всички стари и закостенели кътчета и чрез гъвкави и лесни за менажиране системи да оптимизираме всячески работните ни процеси.