За да можете да работите с документния портал на DigiSign е необходимо администратор да регистрира потребителски профил за вас. След като това се случи, ще получите покана във вашата електронна поща с линк към платформата. След като потвърдите потребителското си име и зададете парола, с която в бъдеще ще достъпвате DigiSign, ще можете да влезнете в средата.
Основният екран на платформата е разделен на 3 секции:
В заглавната лента (която подлежи на брандиране от Настройки) са разположени:
За да качите и изпратите документ за подпис, трябва предварително да сте подготвени с:
В следващия диалог, въведете хората, които искате да подпишат документа
След като въведете всички лица, които желаете да подпишат документа, и зададете начина, по който бихте желали да положат подписа си, кликнете върху бутон "Изпрати сега" в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец.
Документът вече е приет в платформата и се вижда на първа позиция в списъка "Моите документи".
Всички успешно качени в платформата документи се визуализират в списъците в частта "Съдържание". По подразбиране, документите са сортирани по дата на качване, но можете да сортирате списъците и по:
Ако желаете да филтрирате списъка по специални критерии, изберете бутона в ляво в частта "Съдържание". Ще се отвори панел с възможност за избор на филтър по:
В полето "Търсене" (#4) можете по всяко време да търсите документи по въведеното описание.
Можете да оттеглите заявката за подпис, след като даден документ е вече изпратен да подпис. Необходимо е да изберете документа в списъците и в диалоговия прозорец да изберете бутон "Спри подписването"
Тази функция може да бъде извиквана преди документът да бъде подписан от всички страни. Ако вече някой от участниците в процеса е положил подписа си, документът може да бъде свален с неговия или нейния подпис.
Можете да задавате настройки на заявки за подпис както за нови документи, така и за вече изпратени за подпис.
В диалоговия прозорец за избор на подписващи изберете линка "Детайли и настройки":
При вече изпратен документ изберете бутон "Настройки":
В прозореца за настройки на заявката за подписване можете да конфигурирате следните параметри:
Всички документи, които вие качвате в платформата, се виждат в "Моите документи".
Всички документи, до които имате достъп и са качени от вас или от друг потребител, се виждат във "Всички документи".
Всички документи, до които имате достъп и не са качени в специфична папка, се виждат в "Основна папка".
Освен изброените в "Общи положения" три основни списъка (папки), можете да слагате документите и в допълнителни папки по ваш избор.
За да добавите нова папка, изберете бутон "Действия" > "Нова папка".
В диалоговия прозорец следва да се въведат:
За да преместите един документ от основната или друга папка, трябва да кликнете върху чекбокса вляво на списъка и от "Действия" да изберете "Премести в папка"
След като една папка е създадена, от стрелката вдясно от името на папката, можете да извършите следните операции:
В платформата се поддържат допълнително следните специални папки:
Документите, които качвате в платформата и за които не сте задали специфичен достъп, са видими и за останалите потребители. Ако документ е качен в папка с ограничен достъп, то той наследява правата за достъп на папката.
За всеки документ и за папките, които се създават от потребителите, могат да бъдат зададени специфични настройки за достъп.
За документи, в диалоговия прозорец за преглед на информацията за документ, изберете "Достъп":
За папки, в контекста на дадена папка, от стрелката вдясно от името, изберете "Промяна на достъп":
В прозореца за настройки изберете "Изричен достъп"
Екран "Справки" е достъпен само за потребители с роля "Администратор".
В обобщените справки може да се направи бърз преглед на всички документи в платформата по статус, както и преглед на заявките за подписване по статус и по канал.
В секция "Детайлна справка" може да се търси по:
След като бъдат зададени параметрите на справката, се кликва на бутон "Изпълни".
Когато платформата визуализира резултатите, записите могат да се свалят в .CSV формат, който може да се ползва директно в Microsoft Excel.
За потребители с роля "Администратор" е достъпен екран "Потребители", от където могат да бъдат добавяни нови потребители, както и да бъдат редактирани или премахвани вече съществуващи профили.
За да добавите нов потребител в платформата, трябва от екран "Потребители" да кликнете на бутон "Нов потребител", и в следващия екран да въведете стойности в полетата:
След като запазите данните за потребителя, чрез натискане на бутона "Запази", в списъка с потребителите ще се появи новият запис. За да получи достъп до системата, трябва:
Потребителят ще получи на електронната си поща линк към платформата, където ще може да въведе паролата си за достъп до средата.
Екран "Настройки" е достъпен само за потребители с роля "Администратор". Потребителите, които могат да имат роля "Администратор" се задават в секция "Достъп и Роли".
В "Общи" се задават каналите, по които платформата да дава възможност на потребителите да изпращат заявки за подпис, както и приоритета им.
В тази секция се конфигурират и параметрите за:
В тази секция се задават потребителите, които да имат достъп с роля "Администратор" до платформата.
Въвеждат се юридическите лица, които могат да работят с платформата.
В тази секция могат да се редактират всички съобщения, които се изпращат от името на платформата.
Тази секция служи за управление на типовете документи, които могат да бъдат обработвани в платформата. От тук могат да се въвеждат нови типове, да се редактират или премахват вече съществуващи.
Ако в "Общи" е зададен канал "Signatus", в секция "Устройства" може да се конфигурират таблетите, към които могат да бъдат изпращани документи за подпис. Всички активни таблети се виждат и в секция "Устройства" в основната навигация.
В секция "Брандинг" може да се задава лого на платформата, както и цветове на фона и текста на заглавната лента.
Ако платформата е конфигурирана за работа с пакети подписи, в тази секция администраторите могат да следят за текущо активните пакети, броя положени и броя оставащи подписи. Тези пакети се въвеждат в системата от доставчика на платформата.
В тази секция може да се види актуалната софтуерна версия на DigiSign. Версията на платформата може да се види и от текста за запазени права в навигацията: