Три подсказки защо да подарите изживяването DigiSign на HR-ите
Въведение
Независимо дали колегите от Отдел Човешки ресурси работят в офиса, дистанционно или хибридно, има инструменти като DigiSign, от които се нуждаят, за да бъдат по-продуктивни и да оптимизират процесите.
Не е тайна, че HR-ите управляват редица процеси и са отговорни за тонове документи. Постоянната вътрешна комуникация и всякакъв вид обмен на документация с колегите, работещи от разстояние, са ежедневно предизвикателство. Прецизното попълване на документи, принтиране, сканиране и прочее, може да бъде изключително времеемко и откровено монотонно.
Чрез комбинираното електронно подписване на документи в DigiSign, екипите в Човешки ресурси могат да автоматизират документните процеси, като по този начин спестят време намалят драстично разходите. Вижте сравнение на между себестойността при подписване на хартия и електронно.
Интеграцията на DigiSign с въртешни документо-оборотни системи или системи за управление на човешките ресурси като PROFILE.GURU дава възможност на управляващите човешкия капитал да попълват шаблони на документи само с един клик, а с втори – да изпращат документите за подпис. Изпратената документация се връща в електронното трудово досие автоматично, след полагане и на последния подпис в електронния документ.
Предложението на DigiSign за оптимизация
В следващите редове предлагаме три начина, чрез които HR екипите ще спестят време и пари с DigiSign - решението за електронно и сигурно подписване.
Изпращане и подписване по всяко време и от всяка точка на света
Качете pdf файловете или използвайте шаблоните в PROFILE.GURU за допълнително спестяване на време. След това остава да попълните полетата с информация за получателите – имена и избраните идентификатор и метод на подписване. Освен последователността на подписващите страни, можете да управлявате и нивото на достъп до съответните документи, а също и да направите допълнителна застраховка чрез двуфакторна идентификация чрез SMS или парола.
Бързо управление на процесите по наемане на кадри и текущи служители
Можете да зарадвате текущи и бъдещи служители с възможността дистанционно и в реално време да подпишат своите документи. Без повече принтиране, ръчно подписване и подпечатване. Без куриери. В рамките на минути, благодарение на DigiSign ще изпращате предложения за работа, документи за наемане, споразумения за неразкриване на информация, договори, анекси, документи по ЗБУТ и други. Проверката за промяна на съдържание на документите ще служи за спокойствие на цялата организация, а получаването на известия при промяна в статусите на заявките ще следи вместо вас за спазване на посочените срокове.
Оптимизиране на работните процеси и съхранение на документите
Изпратете фирмени документи заедно или поотделно, използвайки функцията за разделяне на документа в отделни заявки. Какво значи това? Да вземем за пример промяна в компанията, която изисква запознаване на служителите и полагане на подпис от тяхна страна като гарант, че са прочели и са съгласни. Имате възможност да изпратите файла за последователно електронно подписване от всички служители във фирмата или с един клик да копирате този един документ на отделни заявки, отговарящи на броя служители в компанията. При втория метод бихте съхранявали тази информация в досието на всяка отделна персона. DigiSign e решението за електронно подписване на документи по всички налични методи, което ви дава възможност за оптимизация на работните процеси и гъвкавост за подписващите страни.
Методи за подписване
Споменавайки методите, бихме искали да ги споделим с вас отново, макар да сме сигурни, че вече ги знаете много добре:
Подписване чрез DigiSign 1-Click-Sign – усъвършенстван електронен подпис, даващ възможност електронният документ да бъде подписан чрез допълнителна верификация на подписващото лице под формата на парола или SMS код;
Подписване чрез Облачен (или мобилен) квалифициран електронен подпис – документът пристига директно на мобилното приложение, създадено и поддържано от доставчиците на удостоверителни услуги (ДУУ);
Подписване чрез КЕП (квалифициран електронен подпис) – сваляне на получения електронен документ и полагането на КЕП, използвайки удостоверение на външен носител (флашка). Този тип удостоверение се издава отново от ДУУ;
Подписване с писалка върху таблет - за неговата валидност са необходими специализиран софтуер, поддържащ данни за графологична експертиза, както и устройство, което събира необходимата биометрична информация (наклон, скорост, натиск).
Не на последно място - в DigiSign можете да откриете лесно всеки необходим документ чрез наличните филтри и справки. За максимално улеснение можете да синхронизирате платформата с вашата ERP система или облачно пространство за съхранение на документи.
Заключение
В забързаната дигитална бизнес среда, специалистите по човешки ресурси трябва непрекъснато търсят начини за рационализиране на операциите и подобряване на сигурността и ефективността.
DigiSign предлага цялостно и удобно за потребителите решение, което отговаря на тези нужди чрез опростяване на процеса на подписване на документи, осигуряване на пълно законово съответствие и повишаване на производителността.
Със своите практични функции, сигурно криптиране и безпроблемна интеграция в съществуващите работни процеси, DigiSign е мощен инструмент, който не само спестява време, но и намалява риска от човешка грешка.
Внедрявайки DigiSign, отделите по човешки ресурси могат да се фокусират повече върху стратегическите цели и ангажираността на служителите, като същевременно гарантират, че административните задачи се обработват бързо и с най-високо ниво на сигурност.